Vous devez justifier du temps de travail de vos salariés

En cas d'horaire collectif, c'est-à-dire lorsque tous les salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe travaillent selon le même horaire, il faut alors afficher les heures auxquelles commence et finit chaque période de travail. Cet affichage doit être effectué en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail auquel il s'applique. 

Horaire non collectif
Dans le cas d'horaire non collectif, la durée du travail de chaque employé concerné est décomptée selon les modalités suivantes :
- quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail effectuées ;
- chaque semaine, par récapitulation, selon tous moyens, du nombre d'heures effectuées par chaque salarié. Ce document doit être émargé par le salarié et l'employeur et tenu à la disposition de l'inspection du travail ;
- un document mensuel, dont le double est annexé à la fiche de paie, sera établi pour chaque salarié. 

Le document mensuel doit comporter les mentions suivantes :
- le cumul des heures effectuées depuis le début de l'année ;
- le nombre d'heures de repos compensateur acquises au cours du mois en distinguant, le cas échéant, le repos compensateur légal et celui de remplacement ;
- le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois. 
Vous pourrez trouver en annexe 3 de l’avenant n° 2 du 5 février 2007 un modèle de feuille de décompte journalier de la durée du travail avec récapitulatif hebdomadaire.

Pour éviter toute contestation ultérieure

L'employeur doit mettre en place des fiches individuelles d'horaires afin d'établir le temps de travail de ses salariés. En ne respectant pas cette obligation il prend le risque de se voir condamné à payer des heures supplémentaires aux salariés qui font un recours devant le conseil des prud'hommes.
L’article L. 3171-4 du code du travail précise que la preuve des heures de travail effectuées n'incombe à aucune des parties spécifiquement, l'employeur doit fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié, et ce même s'il appartient à ce dernier de fournir préalablement au juge des éléments de nature à étayer sa demande (Cour Cass 29.09/09 n° 08-40.592).
Dans un premier temps, le salarié doit fournir au juge des éléments sérieux à l'appui de sa demande de rémunération des heures supplémentaires, tels que des décomptes quotidiens et des attestations (Cass. soc. 24 mars 2004). Mais, l'employeur doit également être en mesure de fournir des éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié.
Les fiches de temps ne constituent pas des preuves absolues et peuvent être contestées mais elles demeurent le moyen le plus sûr pour déterminer les horaires de travail réellement effectués.
Ces fiches temps permettent également à l'employeur de se prémunir contre une condamnation au paiement d'une indemnité pour travail dissimulé.

En effet, l’article L.8221-5, 2° du Code du travail considère comme du travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié le fait pour un employeur de mentionner sur les bulletins de paie un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement accompli. Dès lors, si le salarié atteste avoir effectué des heures supplémentaires non rémunérées et que l'employeur n'est en mesure de produire aucun document établissant le décompte des heures travaillées, émargé par le salarié, le chef d'entreprise s'expose au paiement d'une indemnité pour travail dissimulé égale à six mois de salaire peu important l'ancienneté du salarié dans l'entreprise, ce qui représente une condamnation très lourde pour l'employeur.