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Le dossier de vente, outil indispensable pour une transaction

Fonds de commerce - vendredi 23 décembre 2016 09:54
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Les documents réunis vous permettront de présenter physiquement votre affaire, mais aussi ses caractéristiques, ses atouts et son environnement. Un dossier bien constitué favorise la négociation et renvoie une impression favorable à l'acheteur potentiel.



Lors de la négociation, le dossier de vente permet de gagner du temps et favorise la prise de décision.
© Thinkstock
Lors de la négociation, le dossier de vente permet de gagner du temps et favorise la prise de décision.

Le dossier de vente permet :

- de gagner du temps dans la négociation et la prise de décision. Le client à qui l'on remet un document précis et complet a plus de chance de se décider favorablement et rapidement ;

- de remettre des documents complets, non périmés, qu'on a eu le temps de vérifier ;

- d'affirmer son sérieux, sa volonté de vendre et sa rigueur dans la transaction ;

- de donner une impression favorable à l'acheteur par son organisation et sa méthode ;

- de faciliter le montage du dossier de demande de prêt du repreneur par lui-même ou par l'agence, lui permettant de réaliser un dossier de qualité (fourni, précis, complet). S'il ne connaît pas bien l'environnement, il appréciera d'autant plus.

 

► Présentation commerciale de l'affaire

En plus de présenter physiquement votre affaire, vous allez vendre ses caractéristiques, ses atouts et son environnement. Vous obtiendrez une documentation utile et complète auprès de l'office du tourisme de la commune ou du comité départemental du tourisme (CDT). Sélectionnez les photos les plus valorisantes, soyez attentif à la qualité des documents (photocopie, scan, etc.). Il faut utiliser des supports à la hauteur du prix demandé.

Le dépliant de l'affaire qui, en principe, doit être le premier support de vente et de séduction, peut parfois être un repoussoir définitif, lorsqu'il date de quelques dizaines d'années... Il vaut mieux ne rien donner et dire qu'après épuisement des stocks, le prochain est en cours d'impression.

N'hésitez pas à mettre en avant les notations et commentaires des sites d'avis. Rien ne sert de les occulter car votre acquéreur ira les consulter. Si les avis sont favorables vous consoliderez votre position, s'ils sont défavorables ils permettront d'argumenter sur les efforts que vous avez déployés pour les corriger.

► Principaux documents

• Le plan de situation de l'affaire

Le plan de situation de l'affaire par rapport au département, aux sites touristiques, aux centres d'affaires, aux voies et aux moyens de communication (autoroute, gare, aéroports...).

• L'environnement de l'affaire

Le futur acheteur doit se rendre compte rapidement de la qualité de la zone de chalandise : géographique, touristique, économique, démographique... Il comprendra mieux ainsi les explications que vous allez lui fournir.

• Les photos

Les photos des principaux lieux de l'hôtel : réception, hall, restaurant, chambre, équipements de loisirs, de détente et/ou de travail. Une photo de chaque suffit pour un premier contact. Elles doivent refléter le positionnement de votre affaire et les différentes prestations proposées.

• Les supports commerciaux

Les tarifs, le dépliant, inscriptions dans des guides, articles de presse récents...

• La fiche technique équipement/confort de votre affaire

Un descriptif quantitatif du nombre de couverts, de celui des chambres avec indication des prix, de leur aménagement, de leurs équipements, du nombre de salles et de leur affectation, des différents équipements de loisirs et de détente (piscine, tennis, spa…), du logement direction s'il existe.

• La fiche technique exploitation

Jours et période d'ouverture et de fermeture, taux d'occupation et chiffres d'affaires mensuels, quelques indications sur le type la nature et l'origine de la clientèle, sur des critères relatifs à la marche et au développement de l'affaire : RevPAR, ticket moyen...

 
• Bilans et comptes de résultats détaillés des trois dernières années
Remettez des documents à jour, propres et surtout lisibles. Soignez les photocopies. Vous pouvez demander à votre comptable de vous faire parvenir un exemplaire des bilans par e-mail et les imprimer vous-même.

Suivant la phase de la négociation, vous pourrez remettre des documents de plus en plus détaillés. Au départ, un compte de résultat et un solde intermédiaire de gestion sont suffisants au futur acheteur pour se faire une idée de l'aspect financier et économique de l'affaire. Plus son intérêt grandit et plus il entrera dans le détail, notamment en cherchant à réaliser un compte d'exploitation prévisionnel avec ses propres données.

 

Le personnel et le social

Le personnel est attaché au fonds de commerce et il est transmis dans sa globalité dans le cas d'une cession. Il faudra joindre également : la déclaration annuelle de données sociales, la liste du personnel à reprendre, les contrats, l'ancienneté, les salaires... Le livre d'entrées et de sorties du personnel. Le futur acquéreur a besoin de connaître le montant des salaires et primes versés aux employés ainsi que leur date d'embauche et de déduire leur ancienneté dans le cas où il prévoirait des licenciements. Faites un point précis avec votre personnel sur le nombre de jours de congés payés restant à prendre ainsi que, suivant les cas, le nombre de jours de RTT ou d'heures à récupérer. Cette mise à jour permettra de produire un document signé par votre personnel et précisant la situation de chacun.

Pour bien préparer sa vente, reprenez chaque poste du compte de résultat et du bilan et vérifiez que vous possédez tous les documents administratifs et justifications qui attestent de la réalité des montants inscrits. Les situations qui n'ont pas été traitées en temps voulu vont ressurgir au moment de la cession. Tout délai excessif (au-delà d'une semaine) dans la transmission d'un document demandé par la partie adverse est considéré par celle-ci comme la manifestation d'un problème.

► Bail des locaux

Le bail fixe le loyer, son montant, les conditions de son renouvellement, la nature des activités professionnelles qui peuvent être exercées dans les locaux et les conditions d'occupation. Il est aussi le document de référence pour déterminer à qui incombe la charge financière, entre bailleur et preneur, des mises aux normes exigées par l'administration. Selon la loi Pinel, tous les travaux d'entretien, de rénovation, de mise en conformité, etc. qui ne sont pas prévus à la charge du propriétaire sont à la charge du locataire !

Votre futur acquéreur pourra en tirer les conséquences financières : une déduction sur le prix de vente pour pouvoir se mettre en conformité avec le bail... C'est son droit, s'il ne veut pas à son tour voir la valeur de son fonds contestée lors de la prochaine vente. Tout vendeur est confronté, à des degrés divers, au problème de la mise en conformité de son établissement et/ou de son fonds de commerce. Le reconnaître et le traiter objectivement est la bonne démarche. Tout refus de négocier sur ces points fera fuir les acheteurs. Mais il faut aussi se méfier de ceux qui acceptent tout et plaident ensuite la nullité de la vente et les dommages et intérêts…

Un locataire qui doit faire face, de par les charges et conditions son bail, et selon les termes de la loi "à des charges excessives" voit la valeur de son fonds de commerce sous-évaluée par rapport à celui qui n'a pas à subir les mêmes charges.

Si vous reprenez une affaire, soyez très vigilant sur le bail. Faites-vous expliquer tous les termes par un spécialiste, même si vous pensez en connaître le sens et les obligations attachées.

1. Connaître précisément la date d'exigibilité de la conformité

Le délai d'exigibilité joue en votre faveur. Plus il reste de temps à votre acquéreur pour se mettre aux normes, et plus la part qu'il peut prendre à sa charge sera importante.

2. Être incollable sur la réglementation

Connaître l'ensemble des obligations énoncées par le décret et savoir à quoi elles correspondent exactement. Si vous voulez pouvoir argumenter et vendre, il faut que vous connaissiez parfaitement votre sujet.

3. Se munir des textes

Ne pas hésiter au cours de la discussion à les citer, à y faire référence…

4. Disposer d'un devis ou d'une estimation des sommes en jeu

Il faut connaître le plus exactement possible le montant et le détail par poste des travaux à réaliser ainsi que le délai et le niveau de perturbation probable dans l'exploitation. L'hôtel peut-il continuer à fonctionner durant les travaux ? Là encore, il faut discuter point par point. Plus vous vous serez informé sur vos obligations, plus vous aurez préparé la négociation et mieux vous vous en sortirez.

5. Discuter sur la somme ou sur un pourcentage ?

L'importance des sommes en jeu, au regard du prix global de vente, peut être traité plutôt en pourcentage qu'en unité monétaire. Dire que l'on prend en charge 50 % des travaux peut paraître à votre acheteur plus équitable que si vous lui annoncez l'équivalent en euros. À l'opposé, si vous souhaitez en prendre moins de 50 %, annoncez plutôt la somme que vous êtes disposé à prendre à votre charge. Faites en sorte que la discussion sur ce point soit une vraie négociation et si possible qu'un accord soit trouvé.

 
► Bail et règlement de copropriété
Dans une copropriété, il existe un règlement qui a été signé lors de la construction de la résidence. Celui-ci peut autoriser ou interdire certaines activités dites bruyantes ou malodorantes, de même que l'exercice de certaines activités sont mentionnées dans cet acte (restauration, poissonnerie, boîte de nuit, etc.). Si votre bail a été conclu dans des conditions normales, avec un professionnel du droit, le propriétaire a dû vous faire remettre, avant la signature, une copie du règlement de copropriété.

Dans le bail lui-même, le propriétaire doit mentionner l'interdiction d'exercer certaines activités commerciales en respect de ce règlement. Ce document s'impose donc à vous au même titre que le bail et vous devez en avoir une copie. Il s'imposera également à l'acheteur éventuel de votre fonds de commerce en cas de cession.

► Procès-verbal de la dernière commission de sécurité

La commission de sécurité doit visiter votre établissement tous les cinq ans. Le procès-verbal délivré par cette commission n'est pas opposable aux tiers : la délivrance d'un avis favorable à la poursuite de l'exploitation ne peut être considérée comme une preuve que l'hôtel est aux normes.

Lorsque le procès-verbal mentionne des travaux à effectuer, ils seront accompagnés d'un délai pour leur réalisation. Il existe une procédure légale et il est impératif de la respecter.

1. Faire établir des devis par des entreprises agrées

Le chiffrage et l'exécution des travaux doivent être validés par cette commission avant réalisation : pas question de bricoler les travaux exigés.

2. Validation des travaux

Lorsque les travaux sont réalisés, il faut les faire valider par cette même commission en demandant un nouveau passage. Si ces procédures ne sont pas respectées, la commission peut :

- rejeter les travaux et exiger qu'ils soient refaits ;

- plus grave : ordonner une fermeture administrative en attendant qu'ils soient refaits.

3. Produisez l'Ad'Ap ainsi que le calendrier retenu et les factures des travaux déjà réalisés.

► Dossier concernant les murs

Les informations concernant le terrain

Plan et relevé cadastral

Cela permet de localiser le terrain et de connaître l'affectation de la zone décidée lors de la mise à jour du plan local d'urbanisme (PLU). L'obtention du règlement de la zone permettra de connaître les possibilités de constructibilité de la parcelle et les conditions dans lesquelles les constructions doivent être réalisées. Vous pourrez montrer à votre interlocuteur que vous lui vendez également du potentiel. Connaître exactement la réglementation du PLU et les possibilités de construction vous donnera un avantage lors de la négociation et confortera votre prix. Faites faire une attestation par la mairie ou un géomètre précisant la surface hors d'oeuvre nette (SHON) restant à construire.

Les informations concernant la bâtisse

L'absence de plans des locaux est pénalisante dans une négociation. Il vaut mieux les rechercher activement à l'avance.

- Les plans de l'établissement : c'est une demande constante des futurs acquéreurs. Cela leur permet de mieux connaître la structure et la répartition des locaux, de comprendre comment l'établissement a évolué au fil du temps et surtout d'envisager un projet de rénovation et/ou d'agrandissement.

- Qui peut disposer des plans ? La mairie dans un dossier de demande de permis de construire, les pompiers dans le dossier d'autorisation d'ouverture de l'établissement au public, l'ancien architecte ou son successeur. Reste à négocier avec eux pour les obtenir et en faire une copie.
Jean Castell

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