Investir dans un logiciel de gestion des stocks

Les objectifs de la gestion des achats, des stocks et de la production consistent à suivre les flux de marchandises et les mouvements d’inventaire pour apporter une vision quasiment en temps réel des stocks et des indicateurs de gestion afin de comparer ce qui se passe avec ce que le professionnel avait prévu.

Le calcul des ratios matière peut être une priorité pour certains établissements, sans pour autant passer par un système intégré de gestion des ventes. Il existe donc plusieurs démarches pour le restaurateur ou l’hôtelier suivant son degré d’exigence, ses besoins et ses impératifs de gestion.

 

► La démarche comptable

La méthode comptable la plus simple consiste à déterminer son ratio matière ou coût matière sur la période choisie (mois, trimestre, année) :

Consommation de matières mensuelle hors taxes ÷ chiffre d’affaires mensuel hors taxes.

Elle peut s’appuyer également sur le ratio matière ou le coût matière par famille. Cette méthode comptable et analytique détermine un ratio matière par famille de produits comme la nourriture, les vins, les alcools, la caféterie, etc. :

Consommation de matières HT famille A ÷ CA HT famille A.

Consommation de matières HT famille B ÷ CA HT famille B, etc.

Cette méthode impose de valoriser son inventaire par famille de produits, de différencier ses achats de matières par type de produit et d’avoir une segmentation par famille des ventes qui correspond aux familles d’achat. Elle apporte plus d’informations qu’un ratio global.

• Inconvénients

- Ces deux méthodes permettent uniquement de calculer un ratio matière réel globalisé qui est un indicateur parmi tant d’autres pour le restaurateur.

- Produit a posteriori, il permet seulement de comparer un résultat réalisé global avec un résultat attendu global. Il ne permet pas l’analyse des différences ni la mise en place d’actions correctives adéquates et ciblées.

Le professionnel ne saura donc pas si ses ratios sont corrects, à quels éléments les comparer, avec quels produits augmenter sa marge, etc.

 

► La démarche de gestionnaire

Cette démarche consiste à mettre en place un outil logiciel ayant pour objectif la gestion des flux de matières depuis les achats de marchandises, leur lieu de stockage, leur transformation, jusqu’à la vente des produits finis. La production de nouveaux indicateurs de gestion permettra la comparaison, l’amélioration et l’optimisation de la gestion de ses achats, ses stocks et de sa production.

Il faut définir des processus, des standards et allouer un minimum de moyens humains pour faire fonctionner l’outil informatique. Outre le fait d’enregistrer ses ventes par produits sur un terminal de point de vente (TPV), il est nécessaire de paramétrer le logiciel. Suivant les différents modules de gestion choisis, il est possible d’opter pour un logiciel de gestion simple ou complet.

 

► Utiliser un logiciel de gestion des stocks

• Identifier les marchandises

La création et la gestion des produits de l’achat au lieu de stockage permet d’enregistrer les commandes, livraisons et sorties, de saisir un inventaire initial et un inventaire de fin de mois valorisé. Il permet de constater les premiers écarts entre les commandes et les livraisons (quantités, qualité, prix), puis entre les livraisons et les factures (quantités ou prix), de générer les avoirs à demander aux fournisseurs, de produire un inventaire théorique (par la consommation théorique) à comparer à l’inventaire physique.

• Identifier et gérer la production et la consommation des produits

Les fiches techniques permettent de respecter les recettes de la carte mais aussi de déstocker les quantités de matières premières, les pertes de produits, les offerts et les repas du personnel. Ces fiches permettent de calculer la consommation théorique de toutes les sorties de marchandises et de cibler les écarts en les comparants à la consommation réelle.

Si le ratio nourriture est de 31 % au lieu de 28 % par exemple, le logiciel de gestion des stocks doit être capable d’identifier une surconsommation de matière, la nature (en quantité ou/et prix) ou tout autre incident ainsi que chaque produit concerné par ces faits.

• Le logiciel permet :

- d’obtenir un ou plusieurs ratios théoriques qu’il est possible de comparer aux ratios réels afin de déterminer les écarts ;

- de produire des écarts de consommation globaux ou par produit, de les identifier en une démarque connue (offerts, remises, pertes, repas personnels) ou inconnue (les écarts que l’on n’a pas pu identifier). Il vous permet ainsi de prendre les mesures adaptées ;

- de lancer un calcul d’indicateurs en cours de période afin d’anticiper les actions correctives et ne pas attendre la fin du mois pour constater un mauvais ratio. Le logiciel doit permettre de connaître en temps réel le coût de revient des fiches techniques afin d’être certain de bien vendre, de proposer les bons produits aux bons prix et ainsi faire varier les cartes et les menus plus rapidement.

Suivant les différents logiciels, on peut trouver de nombreuses autres fonctionnalités comme la gestion des inventaires tournants, ponctuels, les volumes d’achats réalisés chez les fournisseurs, l’évolution des prix d’achat d’un produit, la contribution à la marge de chaque produit pour remodeler et optimiser sa carte, une aide à la prévision de commande, des stocks d’alerte, des journaux d’achats et de ventes, une interface vers votre logiciel de comptabilité...

 

► Les éventuelles difficultés

Généralement, la première phase de mise en place du logiciel (création produits, enregistrement des réceptions et saisie des inventaires) se passe bien si on dispose de tous les éléments pour paramétrer les données et les exploiter. En revanche, la deuxième phase (création des fournisseurs, fiches techniques et déstockage par les ventes, écarts de consommation) est souvent plus délicate. Elle représente un investissement de temps pour l’exploitant et les résultats ne sont fiables qu’après une période de rodage des données du logiciel. La vérification des fiches techniques (unités et grammages), l’analyse des écarts dus à un mauvais paramétrage et d’autres facteurs sont normaux au début et ne doivent pas décourager. C’est lors de cette phase qu’il faut persévérer.

• Les principales difficultés sont liées aux raisons suivantes :

- la direction de l’établissement n’est pas suffisamment impliquée dans le projet ;

- le manque de ressources et de temps affectés aux paramétrages et à la mise en œuvre du projet ;

- le manque de ressources et de temps affectés aux opérations d’enregistrement des mouvements ;

- le manque de temps consacré à l’analyse des résultats du logiciel, à la recherche des incohérences et aux corrections des erreurs ;

- les opérations d’enregistrement ne sont pas faites au jour le jour ;

- les inventaires ne sont pas effectués en fin de mois ;

- les saisies des inventaires ne sont pas effectuées ;

- les fiches techniques ne sont pas créées ;

- les pertes et les offerts ne sont pas enregistrés ;

- les ventes ne sont pas saisies automatiquement ni même manuellement, etc.

 

► Coût d’un logiciel de gestion des stocks

Le coût d’un logiciel de gestion des stocks varie selon les fonctions et les modules qui le composent ainsi que le nombre d’utilisateurs souhaités. On trouve des logiciels de gestion des stocks à quelques centaines d’euros pour les plus simples (gestion des entrées, sorties et inventaires) et jusqu’à 2 500 € pour les plus complets, auxquels il faudra ajouter en option le prix de support utilisateur et/ou de mise à jour du logiciel.

L’autre modèle économique est l’abonnement mensuel, qui comprend la fourniture d’accès à un logiciel hébergé par l’éditeur (mode SAAS, Cloud) le support utilisateur et les mises à jour du logiciel. Ces abonnements varient suivant les différents modules choisis.

Il est primordial de décrypter les offres des fournisseurs pour évaluer correctement ses besoins en termes de gestion et de fonctionnalités recherchées.

Exemple d’investissement pour un restaurant - Matériel : ordinateur + écran + imprimante : de 500 à 1 200 €. - Logiciel : de 400 à 2 500 € ou 50 à 200 € par mois. - Formation : d’une journée de formation pour les logiciels simples (de 500 à 850 €) à sept jours pour les plus complets (de 500 à 6 000 €).

 

• Ressources humaines à mobiliser dans votre établissement

- Formation : voir ci-dessus.

- Paramétrage des données : (fournisseurs, produits, unités, stock, fiches techniques, produits de vente, etc.) : d’un à trois mois (suivant le temps consacré).

- Exploitation du logiciel : une à huit heures par jour, cinq jours par semaine suivant les volumes et type d’établissements.

- Premier résultats : quatre à huit mois.

 

► Bénéfices de l’investissement

Suivant les différents types d’établissements et offres, on peut constater des gains objectifs et subjectifs.

• Gains objectifs

- Gain sur les achats : 2 à 7 points

Pourquoi ? Une meilleure gestion entraîne un meilleur contrôle des flux de marchandises et une diminution du volume des achats. La mise en place du contrôle à la réception des marchandises permet de constater immédiatement les écarts sur la quantité ou sur les prix et de générer les avoir à demander aux fournisseurs. C’est un excellent levier pour le contrôle des fournisseurs.

- Gains sur les ratios : 1 à 4 points

Pourquoi ? La mise en place de fiches techniques et le respect de celles-ci entraînent le respect des coûts de fabrication et donc des ratios prévisionnels. C’est un excellent levier de sensibilisation pour le chef de cuisine et son équipe.

- Gains sur les ventes : de 1 à 3 points

Pourquoi ? L’analyse des ventes et de la contribution à la marge de chaque produit pondérée par le nombre de produits vendus permet d’optimiser son offre en termes de prix de vente et de marge pour le restaurateur. C’est un excellent levier pour sensibiliser l’équipe de vente à pousser les produits à forte marge.

• Gains subjectifs

- La démarche de mise en place d’outils, de procédures et de contrôles influe directement sur la gestion de l’entreprise.

- La démarche de mise en place d’une gestion des stocks peut devenir un outil de motivation et de management et elle sensibilise chaque acteur aux résultats de l’établissement.

Elle permet également de prendre du recul sur les tâches quotidiennes et de concentrer ses efforts sur ses clients et la commercialisation de son établissement.

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