Fin de contrat : quels sont les documents obligatoires à remettre au salarié ?

La fiche de paie

Sa dernière fiche de paie avec toutes les sommes qui lui sont dues.

 

Le certificat de travail

Le certificat de travail doit notamment mentionner : 

- La date d'entrée et de sortie, c'est-à-dire la date de rupture. En cas de préavis non effectué, la date de sortie est le dernier jour du préavis. Vous devez alors mentionner 2 dates : la date où vous remettez le certificat de travail, et la date de fin de préavis.

- La nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés. Si un salarié a occupé plusieurs postes au sein de l'entreprise, vous devez préciser les fonctions occupées pour chaque période d'emploi. Ex : cuisinier du 1er janvier 2012 au 31 mars 2014, chef cuisinier du 1er avril 20014 au 1er mai 2017.

- Le maintien des garanties de prévoyance 'frais de santé' et 'décès, incapacité de travail et invalidité' pendant toute la période de chômage si le salarié en bénéficiait. 

À noter qu'il est interdit de préciser les raisons de la résiliation du contrat.

• Sanctions

Si l'employeur ne remet pas le certificat de travail, il peut être condamné par le tribunal de police d'une contravention de 4e classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale - art. R. 1238-3 du code du travail).

Attention ! Ne trainez pas pour remettre le certificat de travail. Un arrêt rendu par la Cour de cassation le 19 février 2014 précise que le certificat de travail et l'attestation Pôle Emploi doivent être remis au salarié à l'expiration de son contrat de travail (= le dernier jour du contrat) et que la carence de la remise du certificat de travail et de l'attestation pôle emploi, au jour de l'expiration du contrat de travail, crée nécessairement, pour le salarié, un préjudice qui doit être réparé. Autrement dit, l'employeur peut être condamné à des dommages-intérêts en cas de retard dans la remise de ces deux documents obligatoires. Dans cette affaire, le contrat de travail avait pris fin le 5 juillet et la remise des documents avait été faite le 11 août (Cass. Soc. 19.02.2014 – n°12-20591).

Textes de référence : 
- art. L 1234-19, D 1234-6 du code du travail
- art. L 911-8 du code de la sécurité sociale

 

L'attestation Pôle Emploi

• L'employeur doit remettre une attestation Pôle Emploi papier au salarié (qui le plus souvent sera l’attestation employeur rematérialisée (AER) transmise par Pôle Emploi suite à la transmission par l’employeur de l’attestation d’emploi dématérialisée), ce qui lui permettra de percevoir les allocations de l'assurance chômage (art. R 1234-9 et R 1234-10 du code du travail). 

La procédure de transmission de cette attestation à l’administration a été transformé et varie selon que l’entreprise est passée en DSN ou pas. Pour être certain de suivre correctement la procédure qui vous concerne, vous pouvez consulter les pages dédiées sur :

• net-entreprise.fr 
• Pôle Emploi
• dsn-info.fr

 

• Sanction de la non remise de cette attestation

Une amende prévue pour les contraventions de la 5e classe, dont le maximum s'élève à 1 500 €, peut s'appliquer en cas de non remise de l'attestation Pôle Emploi. De plus, le salarié privé d’emploi peut saisir le Bureau de conciliation et d’orientation (BCO) du Conseil de Prud’hommes afin de prendre une décision provisoire palliant l’absence de délivrance, par l’employeur, de l’attestation d’assurance chômage (Décret n° 2016-660 du 20/05/2016 relatif à la justice prud’homale et au traitement judiciaire du contentieux du travail).

 

Le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail (exemple d'un reçu pour solde de tout compte à télécharger).

Le mieux est de remettre ce document en même temps que les autres documents obligatoires (certificat de travail, attestation pôle emploi...). Mais aucun délai n'est imposé par la loi.

Le salarié n'est pas tenu de signer le reçu pour solde de tout compte. S'il le fait, il peut le dénoncer, par lettre recommandée, dans les 6 mois qui suivent (art. D 1234 8) : (exemple de lettre pour dénoncer le solde de tout compte à télécharger).

Passé ce délai, le reçu est libératoire pour l'employeur et le salarié ne peut plus contester les sommes mentionnées (c. trav. art. L 1234-20). Mais il peut réclamer des sommes qui n'y figurent pas, dans la limite des délais de prescription (3 ans en matière de salaires).

 

L'état récapitulatif de l'épargne salariale

Depuis une loi du 6 août 2015, tout salarié quittant une entreprise doit se voir remettre un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l'entreprise dans le cadre de la participation, de l'intéressement ou des plans d'épargne ( L 3341-7). Il n'y a pas de sanction légale en cas de non remise.

 

Je voudrais connaître le délai légal dont l'employeur dispose pour me remettre mon STC et mes documents pour Pole Emploi ?

Lors de la rupture de votre contrat de travail, l'employeur doit vous remettre plusieurs documents. Le reçu pour solde de tout compte, qui fait l'inventaire des sommes versées au salarié à l'occasion de cessation de la relation contractuelle et fait courir le délai de 6 mois pendant lesquels le salarié peut contester ces sommes (art. L 1234-20). Pour ce document, il doit être remis à la fin de contrat mais il n'y a pas de délai légal précis et surtout pas de sanction en cas de retard. 

Par contre, pour le certificat de travail et l'attestation Pôle Emploi, l'employeur doit les remettre "à l'expiration du contrat de travail", c'est-à-dire au plus tard le dernier jour du contrat (art. L 1234-19 et R 1234-9). En effet, sans ces documents, le salarié ne peut pas faire valoir ses droits éventuels à l'assurance chômage. Un simple retard dans la remise de ce document le mettra inévitablement en difficulté avec l'administration. La Cour de Cassation a récemment jugé que la carence de la remise du certificat de travail et de l'attestation Pôle Emploi, au jour de l'expiration du contrat de travail, crée nécessairement, pour le salarié, un préjudice qui doit être réparé. Autrement dit, l'employeur peut être condamné à des dommages-intérêts en cas de retard dans la remise de ces deux documents obligatoires. Dans cette affaire, le contrat de travail avait pris fin le 5 juillet et la remise des documents avait été faite le 11 août (Cass. Soc. 19.02.2014 – n°12-20591).

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