Registre du personnel : les obligations de l'employeur

Les employeurs doivent tenir ce registre

L’article L.1221-13 du code du travail prévoit que l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise (y compris avec un seul salarié), doit tenir à jour un registre du personnel.
Le registre doit être tenu dans chacun des établissements de l’entreprise où sont employés des salariés et non au siège de celle-ci (Cass. crim. 29 septembre 1992, n°91-86851).

Les mentions obligatoires

L’employeur doit inscrire dans l’ordre des embauches le nom et prénom du salarié. Ces mentions doivent être inscrites sur le registre au moment de l’embauche et ce de façon indélébile (le crayon à papier est à proscrire). Pour chaque salarié, l’employeur doit également indiquer les informations complémentaires suivantes (définies par l’article D.1221-23,1°à 7°) du code du travail) sur le registre :
- la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l'établissement.
- Lorsqu’une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.
- Pour les travailleurs étrangers soumis à la possession d'un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, doit figurer, en plus, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Ne pas oublier de joindre une copie de l’autorisation de travail du salarié.
- Si vos salariés sont titulaires d'un contrat de travail autre que le contrat à durée indéterminée (CDI), vous devez aussi le spécifier.
- Pour les salariés titulaires d’un CDD, il faut faire figurer la mention "contrat à durée déterminée". Cette mention concerne tous les salariés en CDD, y compris les extras et les saisonniers. Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (contrat d’extra par exemple), il est nécessaire pour chaque contrat ou vacation d’indiquer sur une nouvelle ligne du registre la date d’entrée et de sortie correspondantes.
- Pour les salariés à temps partiel, doit être notée la mention "salarié à temps partiel".
- pour les salariés intérimaires (appelés "salariés temporaires" en droit) vous devez mentionner "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise temporaire (l’agence d'intérim).
- pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, doit figurer la mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation" selon le cas.
- s'il s'agit de travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, il faut préciser "mis à disposition par un groupement d'employeurs", ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier. La Cour de cassation estime que doivent être également mentionnés les transferts de personnel et les sorties d'établissement, en vue d'une mutation dans un autre établissement de la même entreprise (Cass. crim. 10 décembre 1985). 

Les stagiaires doivent aussi figurer dans le registre

L’employeur doit inscrire dans une partie spécifique du registre du personnel, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement (art. L. 1221-13).
Pour chaque stagiaire, l’employeur doit indiquer les mentions complémentaires prévues par l’article D.1221-23-1 :
Le nom et prénom du stagiaire ;
Les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou de stage ;
Les noms et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Sous quelle forme le tenir ?

L’employeur peut tenir son registre sous forme papier. Il peut aussi décider de remplacer le registre unique du personnel sous format papier par un support informatique après consultation des délégués du personnel et à la condition que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues.
Le traitement automatisé des mentions figurant au registre unique du personnel doit permettre :
- la présentation des mentions concernant les salariés par ordre d’embauchage ou de mise à disposition ;
- la mise à jour immédiate du support de substitution concernant les mentions relatives à l’embauchage d’un salarié ou à un changement de situation ;
- l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales.
Le registre sur support informatique doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé dans le même délai que le registre qu’il remplace.

En cas de traitement automatisé de données nominatives pour la tenue du registre, le responsable du traitement est tenu en application de RGPD :

D’informer les salariés concernés de la collecte de leurs données, ainsi que des modalités et durée de conservation des données en question ;

D’indiquer l’existence du registre unique du personnel dans le registre des traitements des données qu’il doit obligatoirement tenir dans l’entreprise.

En revanche, le responsable du traitement n’est pas tenu de recueillir le consentement des salariés afin de collecter les données, car la tenue du registre est une obligation légale,

Délai de conservation des données

Les mentions obligatoires portées sur ce registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement (Art. R.1221-26).
L’obligation de conservation porte sur les mentions qui doivent être inscrites sur le registre et non sur le registre lui-même. Elles peuvent donc être reportées sur un nouveau registre, sous réserve que soit respecté strictement le délai de conservation de cinq ans après le départ du salarié (Cir. DRT 90-6 du 27 juillet 1990, BOTR n°90/22).

Les sanctions

La non-tenue ou la mauvaise tenue de ce registre unique du personnel, est passible d’une peine d’amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe, soit 750 € (et 3750 € pour une personne morale), appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.

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