Les caisses enregistreuses doivent être sécurisées

Il a toujours été interdit de frauder le fisc. La nouvelle réglementation entrée en vigueur au 1^er janvier 2018 n'a rien changé sur cette exigence demandée aux commerçants. Mais elle oblige désormais les utilisateurs de systèmes d'encaissement à utiliser des logiciels ou systèmes de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Cette nouvelle réglementation (en application de l'article 88 de la loi de finances pour 2016) interdit en effet les caisses enregistreuses qualifiées de permissives, c'est-à-dire qui donnent la possibilité de supprimer des recettes. 

Les logiciels de comptabilité ou de gestion ne sont pas concernés par le dispositif (article 105 de la loi de finances pour 2018). Pour aider les professionnels, le site impots.gouv.fr a mis en place une foire aux questions. L'administration fiscale y précise notamment ce qu'elle entend par logiciel ou système de caisse. Il s'agit d'"un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis."

Quels professionnels sont concernés ?

Est concernée par l'obligation prévue à l'article 286- I, 3° du code général des impôts (CGI) toute personne (physique ou morale) assujettie à la TVA, lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, y compris en ligne.

Les assujettis qui réalisent l'intégralité de leur chiffre d'affaires avec un ou des professionnels sont exclus du dispositif, puisque les opérations réalisées entre professionnels uniquement (B to B) font obligatoirement l'objet d'une facturation.

En revanche, les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.

Un assujetti qui décide de délivrer des factures à un particulier sans que la réglementation fiscale ne l'y oblige ne s’exonère pas, par cette délivrance de facture, du respect de l'obligation de sécurisation de son logiciel ou système de caisse.

Quels logiciels ou systèmes de caisse ?

L’administration fiscale précise ce qu’elle entend par logiciel ou système de caisse.

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d'une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d'une vente de marchandises ou de prestations de services, c'est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d'une écriture comptable.

Ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable.

Sont visés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l'enregistrement des règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements...).

Cette obligation s'applique y compris en cas d'enregistrement sur un logiciel ou système accessible en ligne.

En ce qui concerne les logiciels multifonctions (comptabilité, gestion et caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse-encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Les données concernées

Les données concernées sont toutes les données liées à la réalisation d'une transaction, qu'il s'agisse d'une opération de vente d'un bien ou d'une prestation de services et qui peut conduire à l'émission, qu'elle soit antérieure, simultanée ou consécutive au règlement, d'un justificatif (note, ticket, facture etc.) ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.

Sont ainsi visées les données de détail d'une transaction, qui doivent être enregistrées ligne par ligne, qui comprennent :

- le numéro du justificatif ;

- la date (année-mois-jour-heure-minute) ;

- le numéro de la caisse ;

- le montant total toute taxe comprise ;

- le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total hors taxe de la ligne, taux de TVA associé) ;

- toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie (mode de règlement notamment) ;

- les traces de modifications et corrections apportées aux transactions enregistrées.

Est également concerné l’ensemble des données permettant d'assurer la traçabilité et de garantir l’intégrité des données concourant à la réalisation de la transaction.

Sont également concernées les données permettant de générer des données d'archive, selon un procédé fiable.

Lorsque la transaction n'est que simulée au moyen d'un module de type « école » ou « test », les données sont également concernées.

Comment justifier du respect de ces conditions

Pour justifier le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données, le commerçant doit être en mesure de produire un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité pour chacun des logiciels ou des systèmes de caisse qu'il détient ou une attestation de conformité délivrée par l'éditeur, afin de justifier que ceux-ci sont bien conformes. 

Il s'agit d'un mode de preuve alternatif : un seul de ces deux documents (certificat ou attestation individuelle) suffit à justifier du respect des conditions susvisées.

Certificat de conformité

Deux organismes sont accrédités pour délivrer les certificats de conformité aux éditeurs de logiciels ou systèmes de caisse : Afnor certification (référentiel NF525 gestion encaissement) et le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE), pour le référentiel de certification des systèmes de caisse.

Pour le référentiel NF525, vous pouvez trouver la liste des produits certifiés sur www.infocert.org, onglet liste des produits certifiés.

Pour le référentiel de certification des systèmes de caisse, la liste des produits certifiés par LNE est disponible à l'emplacement suivant https://www.lne.fr/fr/certification/certification-systemes-caisse

Attestation de conformité

L'éditeur du logiciel peut aussi délivrer une attestation de conformité au modèle fixé par l'administration fiscale (BOI-LETTRE-00242-2 du 3 août 2016). Cette attestation comporte deux volets : l'un à remplir par l'éditeur du logiciel et l'autre par l'entreprise qui acquiert le logiciel.

En pratique, l'éditeur remet ce document (le certificat, sa copie ou l'attestation individuelle) à l'assujetti lors de l'achat ou du téléchargement du logiciel ou système de caisse. 

Quelles sanctions

Faute de produire une attestation ou un certificat de conformité, le commerçant est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Il dispose d'un délai de 30 jours pour fournir l'attestation ou le certificat. Si le commerçant produit, dans le délai imparti, les justificatifs du matériel détenu et mentionné sur le procès-verbal, l'amende n'est pas appliquée. 

Si le professionnel n'a pas de matériel conforme, il devra régler l'amende de 7 500 € et devra s'équiper d'un nouveau système de caisse certifié dans un délai de 60 jours pour ne pas être sanctionné d'une deuxième amende de 7 500 €.