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Fiche pratique : Animer un briefing dynamique

Emploi - vendredi 30 août 2019 10:05
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Outil de management ayant fait ses preuves, le briefing permet de faire passer ses consignes et attentes auprès des équipes. S'il est bien réalisé et mené dans un esprit d'ouverture et de dialogue, il est également un outil de motivation et un moyen d'obtenir un retour de la part de ses équipes.



En partageant vos informations et vos connaissances, vous dynamisez votre équipe.
© GettyImages
En partageant vos informations et vos connaissances, vous dynamisez votre équipe.

► Pourquoi faire un briefing ?

  • Le briefing est l’un des meilleurs outils de mobilisation de l’équipe au quotidien. En partageant vos informations et vos connaissances, vous dynamisez votre équipe, et vous l’incitez également à faire part de ses connaissances, notamment auprès des nouveaux salariés, des extras, des stagiaires ou des apprentis.
  • Un briefing vous fait gagner du temps dès lors que votre équipe compte trois personnes. En effet, c’est à partir de ce nombre que passer des consignes individuellement devient fatigant.
  • Le briefing est l’une des rares situations d’animation collective où vous pourrez montrer votre talent de leader. Si vous y renoncez, vous passerez à côté de certains avantages tels que le gain de temps, l’efficacité, le développement des attitudes d’écoute.

Exemples vécus

Aurélien, responsable d’une pizzeria : “Dès que j’arrête d’organiser le briefing, la vigilance de l’équipe baisse et j’ai des clients qui font des réclamations.”

Alexandre, responsable d’une belle brasserie en province : “Je pilote mieux mon équipe. Les employés comprennent mieux ce que j’attends de chacun. Je traite régulièrement un point de procédure en plus des réservations du jour et des suggestions. L’équipe est plus efficace, et surtout plus régulière.”

Pour Laurent, directeur d’exploitation de deux restaurants, lors d’un changement de poste ou d’entreprise, “la première chose à inscrire au plan de formation, c’est la méthode pour conduire le briefing”.

Jean Pierre, directeur d’exploitation de dix restaurants : “Le briefing pour toute l’équipe à 11 h 45 permet à tous – même ceux qui prennent leur service à 12 h 30 - de recevoir les mêmes informations. Nous avons gagné en régularité de prestations, en nombre de clients et en ticket moyen.”

 

Améliorer les ventes et la qualité

Jour après jour, vos équipes s’adaptent à un nouvel environnement de travail : profil des clients, contenu de l’offre, plats à la carte, vin de la semaine...

Le briefing permet de conseiller l’équipe sur la manière de mettre en valeur les produits, de fixer des objectifs de vente et de définir ensemble comment les atteindre. Court, le briefing reste un espace de dialogue.

Exemple

Une crêperie, au centre d’une ville moyenne de province, 140 personnes en place assise par jour (+ vente à emporter) : des points précis de vente ont été abordés, tels que la suppression de l’usage du mot apéritif, remplacé par boisson. Les responsables ont régulièrement sensibilisé les équipes, et les ventes d’apéritifs alcoolisés et non alcoolisés ont progressé de 20 %. Un élément de fierté pour l’équipe de service.

 

► Toutes les entreprises de restauration son concernées

Quelle que soit la gamme de restauration, vous visez à respecter des normes de qualité qui y correspondent.

Que l’entreprise soit familiale ou de chaîne, le briefing est un outil relevant de pratiques opérationnelles des ressources humaines.

Vente à emporter, sandwicherie, cafétéria, restauration plus conventionnelle : votre activité accueille des personnels qui ne sont pas forcément diplômés en restauration, ou qui ont besoin de recevoir une formation complémentaire à vos méthodes de travail. Le briefing est l’un des outils de formation permanente relevant de la responsabilité du chef d’équipe ou du dirigeant.

 

► Scénarisez votre briefing

  • Donnez la possibilité à vos collaborateurs de prendre des notes pendant le briefing, ils retiendront mieux les points importants.
  • Au lieu d’expliquer toujours la même chose, faites participer vos équipes en leur posant des questions sur ce qu’ils savent et ce qu’ils sont censés savoir.
  • Innovez dans votre communication, modifiez régulièrement les scénarios, vous relancerez l’intérêt.
  • En fin de briefing, prenez le temps de poser de bonnes questions pour savoir ce qui reste des consignes qui viennent d’être données.
  • Mettez en place un suivi des connaissances de ce que vos équipes ont appris lors du briefing, d’une façon agréable. Évitez de recréer une ambiance de banc d’école...

 

Le contenu avec l’aide-mémoire QUOTIDIEN

  • Quantité des informations : précises et limitées, elles sont comprises par tous. Ex : le plat du jour, le vin du mois, l’accueil d’un groupe… ;
  • Utile pour eux, pour les clients, pour l’entreprise : se concentrer sur ce qui sera utile aux collaborateurs (efficacité dans leur travail), pour les clients (confort, respect des temps), intéressant pour l’entreprise (l’un des produits réalisant la meilleure marge) ;
  • Organisation spécifique au service : se focaliser sur ce qui sera applicable dans le service du jour ;
  • Temps maîtrisé : formateur dans la démarche, le responsable du briefing connaît le temps nécessaire à l’assimilation des informations par ses collaborateurs ;
  • Initiative : le briefing facilite l’initiative individuelle dans une organisation prévue pour une équipe. À chacun sa démarche de mise en valeur d’un produit tant qu’il s’agit d’une démarche commerciale reconnue ;
  • Désir de progresser : cultiver un bon climat dans les échanges, pour que chacun ait envie de progresser : le collaborateur, le responsable, l’entreprise ;
  • Innovation : l’animateur du briefing sait renouveler son scénario pour maintenir l’intérêt de son auditoire ;
  • En 8 points : les 8 points clés qui font un briefing réussi : ayez en tête la façon dont vous allez le commencer et comment vous le terminerez ;
  • Ne vous trompez pas de sujet : le briefing quotidien est une action de coaching d’équipe, pas une opération de censure.

 

Pas de briefing, sans débriefing...

Alors que le briefing est une descente d’information du responsable vers les opérationnels de l’équipe, le débriefing est une remontée d’information des opérationnels vers le responsable. Le débriefing est efficace pour connaître les difficultés rencontrées concrètement au cours du service et vous permettra de les corriger.

Exemple : un mot du menu a suscité la même question de la part de plusieurs clients, un serveur n’a pas su expliquer un terme nouveau, il y a eu une difficulté de coordinations entre salle et cuisine...

Comment et quand faire le débriefing ?

  • À la fin du service, glisser un mot, individuellement, à chacun avant son départ ;
  • Le lendemain, juste avant le briefing ;
  • Après un changement de carte ou une grosse modification de l’organisation, à la fin du service, deux ou trois fois dans la semaine ;

• En début de saison, à l’arrivée du gros des troupes, à la fin de chaque service, organiser une réunion vous permettra d’affiner la mise en route. Avec persévérance, faites-le tous les jours, pendant deux semaines.


André Picca
En complément :
  Gestion des équipes et du service en CHR