Fiche pratique : Préparer son entretien professionnel, côté responsable

Pourquoi faire un entretien professionnel ?

Toutes les entreprises sont concernées, à partir du premier salarié, quel que soit leur secteur d’activité. Conduire l’entretien professionnel avec ses collaborateurs est devenu une obligation depuis le 7 mars 2014. Il ne faut pas confondre ce dispositif avec l’entretien annuel.

Échéance : lorsqu’un collaborateur a atteint deux années d’ancienneté dans l’entreprise, quel que soit le type de contrat de travail (temps partiel, temps plein, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation). C’est l’employeur qui doit en prendre l’initiative. L’entretien devra par la suite est réitéré tous les deux ans.

Pour en faciliter le déroulement, un briefing de sensibilisation va permettre au collaborateur de préparer tous les justificatifs utiles pour l’entretien. Ce briefing et l’entretien se dérouleront sur le temps de travail de l’employé.

 

Préparation du collaborateur

L’entretien professionnel prévoit de reprendre l’historique du parcours réalisé par votre collaborateur dans votre entreprise et ailleurs.

Lors de la convocation :

- précisez l’objectif visé par ce nouveau type d’entretien ;

- demandez au collaborateur de rassembler tous les éléments de son parcours antérieur à son embauche (tous les emplois, toutes les formations) ;

- demandez-lui de remplir la partie du dossier concernant son parcours.

 

Pendant l’entretien, le responsable n’aura plus qu’à vérifier les déclarations faites, preuve à l’appui avec les copies des diplômes, des certificats de travail et des attestations de formation. Avec cette méthode, le responsable gagne une demi-heure sur son temps de manager et consacre l’essentiel de l’entretien à discuter des perspectives avec son collaborateur.

 

Les objectifs de l’entreprise

Qu’est-ce que le responsable d’équipe peut attendre de l’entretien professionnel ? C’est le moment pour lui de s’interroger sur ce que ses collaborateurs pourront ou non dans l’année à venir : nouvelles missions, évolution… En tant que responsable, avant l’entretien, mettez-vous dans le bon état d’esprit :

- plutôt que de considérer que vous remplissez une obligation, voyez-vous comme le coach de chacun de vos collaborateurs ;

- demandez-vous quelles sont les réponses que vous souhaitez obtenir à la fin de l’entretien, et quel est l’objectif que vous recherchez avec chacun de vos collaborateurs.

Voici quelques exemples de bonnes questions à poser pendant l’entretien :

- Quels sont les nouveaux savoir-faire que l’entreprise peut mobiliser aujourd’hui ?

- Votre collaborateur a-t-il l’intention d’évoluer ? Vers quelles activités ou responsabilités ?

- Quels sont ses projets de mobilité géographique ?

- Quels sont ses souhaits de formation ?

- En quoi sont-ils cohérents avec le projet de l’entreprise ?

- Si vous envisagez d’éclairer votre collaborateur sur un plan de formation, quels sont les dispositifs et les moyens existant actuellement.

Conseils :

• Pour atténuer la situation de stress chez certains collaborateurs, je conduis l’entretien assis en diagonale par rapport à l’interlocuteur, et surtout pas face à lui.
• Cet entretien est l’un des rares moments où le collaborateur peut s’exprimer. Le responsable lui laissera donc les deux tiers du temps de parole.
• Fixer une durée maximale à l’entretien (45 minutes environ) et l’annoncer avant l’entretien permet de ne pas s’éloigner de l’objectif principal.

• Ce type d’entretien prévoit de traiter la progression professionnelle, sans obligation de résultat, car l’entreprise peut ne pas avoir de réponse aux demandes du collaborateur. Il appartient aux collaborateurs d’observer ce que le marché du travail peut leur offrir comme opportunités.

 

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