Conduire l’entretien au téléphone

Aujourd’hui, les demandeurs d’emploi sont réactifs. Choisissez le circuit court : le téléphone vous permet de cerner rapidement le candidat, à condition de respecter certaines règles.

Les CV sont plus ou moins riches d’informations et il manque parfois celles qui vous intéressent le plus. Il vaut mieux passer 10 minutes téléphone avec 15 candidats puis 30 à 45 minutes en entretien avec les 3 ou 4 candidats pressentis, que 20 minutes en entretien avec 10 candidats pressentis uniquement sur CV.

Préparez vos appels

Nous analysons souvent les parcours en fonction du nôtre, mais les candidats n’ont pas tous la même ambition que nous et ils travaillent dans un environnement économique très différent. Ne vous dites plus “moi, à son âge, j’aurais fait ceci”, mais plutôt “que sait-il faire et qu’est-ce qui correspond aux besoins de mon entreprise ?”
Relisez la fiche de fonction de chaque poste, confirmez-la avec le futur responsable. Identifiez les points de concordance du profil avec les besoins de votre entreprise. Les grilles de concordance pourront vous y aider, en partie au téléphone, en partie en entretien. Notez les points que vous devez voir avec les candidats et planifiez le moment où vous allez les appeler.

Téléphonez

Grâce à la téléphonie mobile, les candidats sont joignables rapidement. Vous pouvez aussi prendre rendez-vous en visio-conférence (via Skype, Whatsapp…).
Les candidats savent anticiper les questions sur le panier-emploi. Faites-en un argument en listant précisément ce que vous avez à offrir : salaire, complément de salaire, mutuelle, avantages en nature, modulation du temps de travail, modalités de définition des horaires, délai d’affichage… Vous fixerez ensuite un deuxième entretien avec les candidats se rapprochant le plus de vos attentes.

Plan d’action

- Pendant l’entretien, prenez des notes et isolez-vous pour préserver la confidentialité.
- Pour cerner les compétences d’un candidat, incitez-le à développer ses explications plutôt que de monopoliser le temps de parole (un tiers du temps pour le recruteur, deux tiers pour le candidat).
- Présentez-vous : nom, prénom, fonction, entreprise, ville.
- Ne présentez jamais vos attentes pour le poste au début de l’entretien.
- Demandez à votre interlocuteur si vous le dérangez. Si nécessaire, convenez d’un autre rendez-vous téléphonique.
- Vérifiez avec lui s’il se souvient de l’envoi de sa candidature (sa candidature a pu être envoyée automatiquement par un site internet, par Pôle emploi, etc.). S’il le faut, demandez-lui de s’informer sur votre entreprise et de vous rappeler ensuite.
- Authentifiez son parcours en lui demandant de le présenter.
- Posez-lui des questions sur des moments et actions clés de son parcours.
- Interrogez-le sur ce qu’il a retenu de votre entreprise lors de ses recherches.
- Recherchez les points forts du candidat.
- Indiquez le délai que vous vous accordez pour répondre. Respectez-le, même si la réponse est négative (cela peut se faire par e-mail, par exemple).
- Le cas échéant, présentez votre entreprise, les grandes lignes du poste à pourvoir et le contenu du panier-emploi. Vérifiez que cela entre dans les critères de recherche de votre interlocuteur.
- À la fin, demandez-lui de résumer l’entretien.
- Informez-le de ce qui va se passer ensuite.
- Le cas échéant, fixez un second rendez-vous téléphonique, en visio-conférence ou directement dans votre entreprise.
- Remerciez-le avant de raccrocher.

Faites un bilan intermédiaire

Faites un bilan partiel de concordance avec :
- les conditions requises par le poste (expériences professionnelles similaires ou proches, moyen de locomotion personnel).
- les qualités personnelles que vous avez identifiées : manière de s’exprimer pour les postes en relation avec la clientèle, expériences réussies d’intégration (pas forcément professionnelles), aptitudes spécifiques au service du client, capacité à apprendre, résistance à la pression…
- les aptitudes professionnelles : habileté manuelle, mémorisation, exécution d’une tâche, comportement face à un client, gestion du temps…

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Mise à jour : janvier 2022