Comment organiser la prise de congés payés

La période de référence de prise de congés payés s’étend du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante. Pour l’année 2024, les salariés pourront prendre les congés acquis du 1^er juin 2023 au 31 mai 2024, à partir du 1^er juin 2024 jusqu’au 31 mai 2025.

En principe, cette période de prise de congés payés est fixée par un accord d’entreprise ou d’établissement ou à défaut par un accord ou une convention de branche.

En l’absence d’un tel accord, c’est l’employeur qui définit la période de prise des congés payés et l’ordre des départs, après avis du comité social et économique (CSE), s’il existe.

A l’intérieur de cette période de prise de congés payés se situe la période légale de prise de congés payés qui s’étend du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Période pendant laquelle le salarié doit prendre au moins 12 jours continus.

C’est l’employeur qui fixe les dates de prise de congés

En l’absence d’accord d’entreprise, d’établissement, de convention collective ou d’accord de branche, c’est l’employeur qui définit les dates de départ en congés, après avis du CSE s’il existe.

En fixant les dates de départ, l’employeur doit respecter un certain nombre de règles (art. L.3141-16) : 
• Prendre en compte la situation familiale du salarié et notamment les possibilités du conjoint ou du partenaire lié par un pacs, que celui-ci travaille dans le secteur privé ou public, ainsi que la présence au sein du  foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ; 
• L’ancienneté dans l’entreprise ;
• L’activité du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.
Les conjoints et les partenaires liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. (Art. L.3141-14).

Dans le respect de certaines règles

Si l’employeur fixe l’ordre des départs, il est en outre tenu de respecter un minimum de règles quant aux dates auxquelles s'effectuent ces départs. 
La loi prévoit que les congés payés sont pris dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (art. L.3141-13). 
La durée des congés payés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (art. L.3141-17). Toutefois, il peut être dérogé à cette règle pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (comme les travailleurs français originaires des DOM-TOM et les travailleurs étrangers) ou de la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. Salariés qui peuvent donc prendre les 30 jours ouvrables en une seule fois.
Il n’est donc pas possible d’accoler la cinquième semaine de congés payés au congé principal de 24 jours
Le congé principal est de 24 jours. Il peut être pris en une ou plusieurs fois à la condition d’avoir un congé minimum de 12 jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire. Les jours excédentaires (du 13e au 24e jour) peuvent être pris soit à la suite des 12 premiers jours, soit à une autre date (dans ce cas il y a fractionnement).

L’employeur peut interdire la prise de congés payés pendant certaines périodes

Le salarié n’est pas libre de déterminer seul ses dates de congés payés. Il doit formuler une demande auprès de son employeur. Ce dernier peut refuser d’accorder les congés payés aux dates souhaitées et imposer d’autres périodes. Cette année, dans les villes qui vont recevoir les jeux Olympiques et Paralympiques, les employeurs peuvent refuser la prise de congés payés en juillet et en août.

Information relative à la prise des congés payés

Le personnel doit être averti au minimum 2 mois à l’avance de la période retenue par l'employeur pour la prise du congé principal. 
Il en résulte que, pour la période légale des congés qui débute le 1er mai 2024, l'employeur doit informer les salariés de son ouverture au plus tard le 1er mars 2024. Une fois que les dates de départ en vacances sont fixées, elles ne peuvent être modifiées de façon unilatérale dans le délai d'un mois avant la date prévue - sauf en cas de circonstances exceptionnelles. (Art. L.3141-16). Ce principe vaut aussi bien pour l’employeur que pour les salariés, ainsi que pour le congé principal ou la 5ème semaine.

Comment répartir les congés

Un salarié ayant travaillé une période de référence complète a droit à 30 jours ouvrables de congés payés. La durée des congés payés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (Art. L.3141-17). C. trav., art. L. 3141-17).

Autrement dit, les congés payés sont pris en au moins deux temps : un congé principal de quatre semaines en principe et une cinquième semaine.

Le congé principal peut être fractionné à condition que l’une au moins de ces fractions représente une durée minimale de 12 jours ouvrables continus, soit deux semaines, compris entre deux jours de repos hebdomadaires (Art. L. 3141-19).

Jours supplémentaires pour fractionnement

Lorsque les salariés prennent une partie de leur congé principal de 24 jours en dehors de la période qui est fixée par la loi du 1er mai au 31 octobre, ils bénéficient de jours de fractionnement, c’est-à-dire à des jours de congé supplémentaires. Le fractionnement suppose l’accord des deux parties.

Il a droit à 2 jours si le congé d’hiver dure au moins 6 jours.

Il a droit à 1 jour si le congé pris en dehors de la période légale comporte 3, 4 ou 5 jours.

Ces jours supplémentaires sont dus dès qu'il y a fractionnement, peu importe que celui-ci soit proposé par l'employeur ou demandé par le salarié (Cass. Soc. 19 juin 2002). En effet, dans la mesure où les dates de vacances sont approuvées par l'employeur, le ou les jours de vacances supplémentaires sont dus, peu importe qui a l'initiative de la demande. Sachant que cette disposition n'est pas d'ordre public, la seule façon de ne pas devoir des jours supplémentaires, c'est d'obtenir l'accord écrit du salarié, ou de préciser dans le contrat de travail qu'il n'y a pas de jours supplémentaires pour fractionnement des congés.

Conclusion : Le code du travail fixe un certains nombres de règles. En pratique, il s’agit d’une négociation entre le salarié et l’employeur. Mais il faut savoir que c’est toujours l’employeur qui a le dernier mot.