L'utilisation de logiciels de gestion de la restauration

• Fonctionnement d’un logiciel de gestion de la restauration

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- Le fichier ‘Ventes’ 
Ce fichier est constitué à partir des informations recueillies lors de la facturation. Il contient les données relatives à la nature et à la quantité de plats vendus. Ces informations seront utilisées pour la procédure du contrôle nourriture et pour l’analyse des ventes.

- Le fichier ‘Fiches techniques’
Ce fichier est constitué des fiches techniques de l’ensemble des prestations servies par le restaurant. Grâce à la connexion entre le fichier Fiches techniques et celui des Fiches de stocks, la mise à jour du prix des denrées s’effectue de façon automatique après chaque entrée de matière. Le restaurateur a la possibilité, avec la consultation des fiches techniques, de contrôler l’effet des variations du prix sur le ratio matières de chaque plat.

- Le fichier ‘Fiches de stocks’
Pour chaque matière en stock est ouverte une fiche sur laquelle sont saisies les entrées en quantité et en valeur, à partir des bons de livraison ou des factures. La mise à jour des sorties de stock s’effectue en deux temps.

1. Lors de la clôture de chaque service, la nature et la quantité des plats vendus sont mémorisées par l’intermédiaire de la procédure de facturation. Une mise à jour automatique des stocks a lieu par appel simultané aux informations du fichier Ventes et du fichier Fiches techniques. Les sorties de stocks effectuées de façon automatique par l’ordinateur correspondent par conséquent aux consommations prévues, nécessaires pour la réalisation des ventes. 
À ce stade, la consultation du logiciel fournit les consommations de matières théoriques ainsi que les quantités qui doivent figurer en stock si les consommations réelles correspondent exactement aux prévisions. Cette information est généralement suffisante pour le contrôle des quantités en stock en vue des réapprovisionnements.

2. Lors de chaque inventaire, dont la périodicité varie selon les établissements, les données recueillies (c’est-à-dire les quantités réellement disponibles en stock) sont utilisées pour la mise à jour des fiches de stock. Cette opération effectuée, le logiciel fournit les consommations réelles de la période ainsi qu’un état des écarts par matière entre les consommations prévues et les consommations réelles. L’examen de cet état permet au responsable un repérage aisé des matières sur lesquelles des écarts significatifs sont apparus.

• Avantages des logiciels de gestion de la restauration

- Ils regroupent en un seul logiciel les fonctions principales de la gestion administrative d’un restaurant, facturation et gestion des stocks ;
- les informations recueillies sont utilisées pour les besoins de l’analyse des ventes et du contrôle nourriture sans accroissement de la charge de travail administratif puisque la mise à jour des stocks s’effectue de façon automatique en dehors de la saisie des inventaires physiques. Les informations fournies, et en particulier l’état des écarts sur matières, sont d’une grande utilité pour le contrôle nourriture.

Exemple
Afin d’alléger les tâches administratives liées à la gestion des stocks et d’utiliser les résultats des traitements informatiques pour un contrôle plus précis de la production, les responsables d’un restaurant envisagent l’acquisition d’un logiciel de gestion de la restauration. Ce logiciel permet la tenue de fiches techniques et des fiches de stocks, ainsi que la comparaison entre prévisions et consommations pour chaque denrée utilisée.

Au cours de la journée de formation, le logiciel est testé sur une journée de production pour deux plats, le saumon à l’aneth et le rouget à la provençale.

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Au cours de la journée test, 25 saumons à l’aneth et 41 rougets à la provençale ont été vendus. 
On dispose d’un extrait du fichier des articles en stock. Prenons l’exemple des carottes :
- stock début : 2,85 kg ;
- entrées : 5 kg ;
- sorties prévues : 25 (saumons) × 1/5 (fiche pour 5) × 0,50 kg + 41 (rougets) × 1/8 (fiche pour 8) x 0,20 = 3,53 kg ;
- stock prévu : 2,85 + 5,00 – 3,53 = 4,32 kg ;
- stock réel : 3,978 kg. Il s’agit du stock constaté lors de l’inventaire physique. Pour les besoins de l’exemple, on suppose qu’il est effectué en fin de journée. En réalité, on fait un inventaire tous les 7, 10 ou 15 jours pour mettre à jour les fiches de stock et calculer les écarts ;
- écart : 3,978 - 4,32 = - 0,342 kg = il y a eu surconsommation par rapport aux fiches techniques.

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• Commentaire des résultats de la journée

L’écart entre les consommations prévues et les consommations réelles est de 14,05 € pour la journée, ce qui représente 14,05 ÷ (25 × 2,65 + 41 × 5,68) = 4,70 % des consommations totales prévues. Cet écart est relativement important puisqu’il conduit un ratio matières supérieur de presque 5 % aux prévisions.
La lecture du tableau permet d’identifier les ingrédients en cause. Si l’on considère, par exemple, que tout écart supérieur à 1 € est significatif, les consommations des denrées suivantes doivent être surveillées : beurre doux (- 1,34 €), curry (- 1,63 €) et surtout rouget (- 8,82 €) pour lequel la consommation a été supérieure de 0,51 kg aux prévisions de 10,25 kg, soit 4,98 %.

Cliquez ici pour voir le diaporama d’auto-formation au format PDF sur le contrôle nourriture et boissons