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Fiche pratique : Comment gérer les stocks en hôtellerie

Hôtellerie - mercredi 15 mars 2017 15:21
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Quelle procédure doit suivre la gouvernante générale d'un hôtel pour les commandes, l'organisation du stock et les inventaires ?




© Thinkstock



Passer les commandes et réceptionner la marchandise

Toutes les commandes doivent êtres faites sur un bon de commande numéroté fourni par l'établissement ou par informatique, et signé par le directeur général et par le responsable du service demandeur.

Il doit être rempli avec le plus de précisions possible afin d'éviter des litiges à la livraison.

Si vous ne réceptionnez pas la marchandise, donnez un exemplaire de la commande à l'économe pour qu'il ait les éléments nécessaires lors de la réception des produits.

Lors de la réception de la marchandise, vérifiez que les articles et les quantités soient conformes, grâce au bon de commande et au bon de livraison. Ce travail doit être fait très soigneusement.

Notez la mention 'OK, livré le xx/xx/xxxx'  et signez le bon de livraison.

Pour votre sécurité, inscrivez au-dessus de votre signature la mention : 'sous réserve de déballage'. 

Lorsque la facture se substitue au bon de livraison, il convient de la traiter de la même manière et de la remettre à la secrétaire du directeur afin qu'elle suive le circuit normal.

Joignez le bon de livraison émargé au bon de commande ainsi que la commande d'achat correspondant. 

Conservez le tout en attendant le passage de la facture dans un classeur ou une chemise.


• Définir le stock

Un stock est une quantité de biens accumulés dans l'attente d'une utilisation, c'est donc une réserve, mais c'est également une somme d'argent. Il faut stocker juste : ni trop, ni trop peu.

Pour commander, il faut tenir compte : 

- du lieu de stockage ; 
- de la consommation ; 
- de la nature du produit ; 
- du délai de livraison ; 
- du coût des achats ; 
- de l'activité de l'entreprise.

 

On déterminera donc :

- le stock de roulement (SR) qu'il faut avoir entre deux livraisons.

- le stock de sécurité (SS), c'est-à-dire le stock minimum. 

C'est le niveau de stock jugé le plus bas et qui déclenche une commande de manière à ne pas être en rupture de stock si : 
- une activité plus importante que prévue survenait ; 
- le fournisseur n'a pas le produit dans l'immédiat ; 
- le délai de livraison est long ; 
- un aléa quelconque (intempéries, grèves …) survenait. 

Exemple : Vous considérez que votre stock de sécurité est de 10 000 savonnettes. Votre délai de livraison est de quinze jours et votre consommation journalière de 100 savonnettes. 
Votre stock minimum est de : 10 000 + (100 x 15) = 25 000 savonnettes

- le stock d'alerte (SA) : moment à partir duquel il faut commander avant que les stocks de sécurité soient atteints, car il faut prévoir le délai de livraison.


Exemple : 
hôtel de 100 chambres 

Produit : savon 25 g (2 par chambre) en carton de 100
TO : 68 %
Délai de livraison : 1 semaine
Commande faite tous les mois après inventaire.


SR = 100 × 2 × 30 jours × 68 %
soit 4 080 savonnettes
SS = 4 080 + 7 jours × 2 × 100 × 68 %
soit 5 032 savonnettes
SA = 7 jours × 2 × 100 × 68 %
soit 952 savonnettes


- Le stock maximum 

Il est en fonction de votre consommation du produit et des quantités minimum de commande imposées par le fournisseur. 
Comme le stockage peut coûter cher, il faut éviter de passer de grosses commandes lorsque cela n'est pas indispensable.


• Comment organiser le stock

- Fiches de stocks
Elles permettent de connaître en permanence l'état du stock mais aussi sa valeur. On y enregistre toutes les entrées et sorties. À chaque mouvement, le stock est remis à jour.

 
Hôtel Belle Pomme
Savonnettes: 
Carton de 100
SS =
SR =
SA =
Fournisseur :
_________________
ADI : ________
Tél :
________
Délai de livraison : _______
Date
N° du bon
de facture

 
Entrée
Sortie
En stock      
Stock au 01/01/03
 
 
 
1 000
10/01/2003
S10
 
 
100
   900
12/10/2003
F12
 
2 000
2 900


- Deux méthodes peuvent être utilisées :

1. Premier entré, premier sorti ou FIFO (First in, First out)

Dans cette méthode, on considère que les articles les premiers entrés sortent les premiers du stock pour la valeur à laquelle ils sont entrés.

C'est la méthode la plus fastidieuse, car elle oblige à tenir simultanément plusieurs stocks sur la même fiche, pour chaque lot de prix différent, mais c'est la méthode la plus juste, chaque article étant sorti à sa valeur réelle.

2.  Coût moyen pondéré (CMP)

C'est la méthode la plus courante, on calcule le coût moyen des articles en stock. 

Il faut recalculer le prix moyen à chaque livraison.


Exemple :

1er mars : stock de 500 savonnettes
 à 0,18 €
=
90 €
8 mars : livraison de 1 000 savonnettes
 à 0.20 €
= 200€
Coût du stock
90 + 200
=
290 €
Quantité en stock :
500 + 1 000
=
1 500
D'où le prix moyen :
290 € ÷ 1 500
=
0,19€

- Bon de réquisition

Chaque marchandise sortant de l'économat doit faire l'objet d'un bon. Ce document doit être rempli correctement, daté et signé. Un double doit être remis au moment de la réception de la marchandise pour que le service demandeur puisse effectuer le contrôle. Ces bons sont archivés. En cas de litige, au moment de l'inventaire, ils peuvent être consultés.

 - Local de stockage

Toutes les marchandises représentent un capital, il faut donc en prendre soin en les rangeant dans le local aménagé à cet effet, fermant à clé, sec, à l'abri des rongeurs et des poussières. 

Il faut faire tourner les produits sur les rayonnages, ce qui signifie qu'il faut toujours mettre les nouveaux produits derrière les anciens pour assurer une bonne rotation et ne pas se retrouver avec des produits défraîchis ou périmés. 

Afin de faciliter son travail, il est préférable de les ranger par articles de même catégorie. Les produits le plus souvent utilisés doivent être de l'accès le plus facile.

- Faire un inventaire

Afin de vérifier l'exactitude de vos fiches, vous devez compter 'physiquement' vos stocks. Suivant les articles, les inventaires se font tous les mois (exemple : les produits d'accueil) ou tous les ans (exemple : le linge). Ces inventaires permettent de contrôler vos consommations et la rotation de vos stocks, et un coulage éventuel.

Exemple de calcul de consommation :

 
Stock initial (inventaire au 1er jour du mois )
200 €
Achat dans le courant du mois
70 €
Stock final (inventaire au dernier jour du mois)
100 €
Consommation = 200 + 70 = 270 – 100
170 €

 

Rotation en nombre de jours : (stock moyen en euros × nombre de jours du mois) ÷ consommation en cours
Soit (150 € × 30 jours) ÷ 170 € = 26 jours

Stock moyen  = (stock initial + stock final) ÷ 2
Soit : (200 + 100) ÷ 2 = 150 


Corinne Veyssière
En complément :
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