Investir dans un logiciel de gestion

Faut-il investir dans un logiciel ?

Les objectifs de la gestion des achats, stocks et production consistent à suivre les flux de marchandises et les mouvements d'inventaires pour apporter une vision en quasi temps réel des informations de stocks et des indicateurs de gestion afin de comparer ce qui se passe avec ce que l'on avait prévu.

Le calcul des ratios matière peut être une priorité pour certain établissements, sans pour autant passer par un système de gestion des ventes intégré. Il existe donc plusieurs démarches pour le restaurateur ou l'hôtelier suivant son degré d'exigence, ses besoins et ses impératifs de gestion.

1. La démarche comptable

C'est la méthode comptable la plus simple qui consiste à déterminer son ratio matière ou coût matière sur la période choisie (mois, trimestre, année).

Consommation de matière mensuelle hors taxes ÷ Chiffre d'affaires mensuel hors taxes.

Consultez le schéma 1 ci dessus.

Elle peut s'appuyer également sur le ratio matière ou coût matière par famille.

C'est la méthode comptable et analytique pour déterminer un ratio matière par famille de produits comme : nourriture, vins, alcools, caféterie etc.

Consommation de matière HT famille A ÷ CA HT famille A, consommation de matière HT famille B ÷ CA HT famille B, etc.

Consultez le schéma 1 ci dessus.

Cette méthode impose de valoriser son inventaire par famille de produits, différencier ses achats de matières par famille de produits et à avoir une segmentation par famille des ventes qui correspond aux familles d'achat. Elle a le mérite de donner plus d'informations qu'un ratio global.

Inconvénients
Ces deux méthodes permettent uniquement de calculer un ratio matière réel globalisé qui est un indicateur parmi tant d'autres pour le restaurateur.

Produit à posteriori, il ne permet que de comparer un résultat réalisé global à un résultat attendu global et ne permet pas l'analyse des différences ni la mise en place d'actions correctives adéquates et ciblées.

Les questions suivantes reviendront tout le temps : mes ratios sont-ils bons ou sont-il mauvais ? À quoi puis-je comparer mes ratios ? Comment les comparer à d'autres indicateurs ? Pourquoi mon ratio nourriture est-il de 30 % au lieu de mes 28 % prévus ? Sur quels produits augmenter ma marge ? etc.

2. La démarche de gestionnaire

Consultez le schéma 2 ci-dessus.

C'est quoi ? Cette démarche consiste à mettre en place un outil logiciel ayant pour objectif la gestion des flux de matières depuis les achats des marchandises, de leur lieu de stockage, de leur transformation, jusqu'à la vente des produits finis. La production de nouveaux indicateurs de gestion permettra la comparaison, l'amélioration et l'optimisation de la gestion de ses achats, ses stocks et de sa production.

Comment ? Cette démarche implique de définir des processus, des standards et d'allouer un minimum de moyens humains pour faire fonctionner l'outil informatique.

Outre le fait d'enregistrer ses ventes produites par produits sur un terminal point de vente (TPV), il est nécessaire de passer du temps pour le paramétrage du logiciel et pour l'exploitation de celui-ci. Suivant les différents logiciels ou modules de gestion choisis, il est possible d'opter pour un logiciel de gestion simple ou un logiciel complet.

 

Avec un logiciel de gestion des stocks : que faut-il faire ?

• Identifier les marchandises
La création et la gestion des produits à l'achat, des unités d'achat, lieu de stockage permet de pouvoir enregistrer les commandes, livraisons et sorties, de saisir un inventaire initial et un inventaire de fin de mois valorisé. Il permet de constater les premiers écarts entre les commandes et les livraisons (en quantités, qualité, prix) puis entre les livraisons de produits et les factures (en quantités ou en prix), de générer les avoirs à demander aux fournisseurs, de produire un inventaire théorique (par la consommation théorique) qui sera à comparer à l'inventaire physique (celui qui a été compté dans les réserves).

• Identifier et gérer la production et consommation des produits
Il est nécessaire de créer des fiches techniques pour construire et respecter les recettes de la carte mais aussi pour déstocker les quantités de matières premières des produits à la vente, déstocker les pertes des pertes de produits, déstocker les offerts et les repas du personnel. Ces fiches techniques permettront de calculer la consommation théorique de toutes les sorties de marchandise et de produire des écarts de consommation en les comparants à la consommation réelle qui provient de l'inventaire physique.

Si le ratio nourriture est de 31 % au lieu de 28 %, le logiciel de gestion des stocks doit être capable d'identifier une surconsommation de matière, la nature de la surconsommation (en quantité ou/et prix) ou tout autre incident ainsi que chacun des produits concernés par ces faits.

Un logiciel permet :
- de produire un ou plusieurs ratios théoriques qu'il est possible de comparer aux ratios réels afin de déterminer les écarts : entre le ratio théorique (ce que j'aurais dû consommer) et le ratio réel (ce que j'ai réellement consommé) ;

- de produire des écarts de consommation globaux ou par produits, identifie et valorise ces écarts en une démarque connue (les offerts, les remises, les pertes, les repas personnels) et en une démarque inconnue (les écarts que l'on n'a pas pu identifier) globalement et/ou produit par produit. Il vous permet ainsi de prendre les mesures adaptées à la correction de chacun de ses écarts ;

- de lancer un calcul d'indicateurs en cours de période afin d'anticiper les actions correctives et ne pas attendre la fin du mois pour constater un mauvais ratio. Il doit permettre de connaître en temps réel le coût de revient des fiches techniques afin d'être certain de bien vendre, de proposer les bons produits aux bons prix et ainsi faire varier les cartes et les menus plus rapidement.

Suivant les différents logiciels, on peut également trouver de nombreuses autres fonctionnalités comme : la gestion des inventaires tournants, ponctuels, les volumes d'achats réalisés chez les fournisseurs, l'évolution des prix d'achats d'un produit, la contribution à la marge de chacun des produits pour aider à remodeler et optimiser la carte, une aide à la prévision de commande, des stocks d'alerte, des journaux d'achats, ventes, une interface vers votre logiciel de comptabilité etc.

Coût d'un logiciel de gestion de stocks et d'achats
Il varie selon les fonctions et les modules qui le composent ainsi que le nombre d'utilisateurs souhaités. On trouve aujourd'hui des logiciels de gestion des stocks à partir de 400 € pour les plus simples (gestion des entrées, sorties et inventaires) jusqu'à 2 500 € pour les plus complets, auquel il faudra rajouter en option prix de support utilisateur et/ou de mise à jour logiciel.

L'autre modèle économique est l'abonnement mensuel qui comprends la fourniture d'accès à un logiciel hébergé par l'éditeur (Mode SAAS, Cloud) le support utilisateur, les mises à jour du logiciel. Ces abonnements varient entre 50 € par mois pour les plus simple et 200 € par mois pour suivant les différents modules choisis et pour les plus complets.

Il est primordial de décrypter les offres des fournisseurs pour évaluer correctement ses besoins en termes de gestion et des fonctionnalités recherchées.


 
• Exemple d'investissement pour un restaurant

- Matériel : Ordinateur + Écran + imprimante de 500 à 1 200 €.
- Logiciel : de 400 à 2 500 € ou 50 à 200 euros/mois
- Formation : de 1 jour de formation pour les logiciels simples (de 500 à 850 €) à 7 jours de formation pour les logiciels les plus complets (de 500 à 6 000 €).

• Ressources humaines à mobiliser dans votre établissement

- Formation : voir ci-dessus.
- Paramétrage des données : (fournisseurs, produits, unités, stock, fiches techniques, produits de vente, etc.) de 1 à 3 mois (suivant le temps consacré).
- Exploitation du logiciel : 1 à 8 heures de temps par jour, 5j/semaine suivant les volumes et type d'établissements.
- Premier résultats : de 4 à 8 mois.

 

Bénéfices de l'investissement

Suivant les différents types d'établissements et type d'offres, on peut constater des gains objectifs et subjectifs.

• Des gains objectifs

- Gain sur les achats : de 2 à 7 points

Pourquoi ? Une meilleure gestion entraîne un meilleur contrôle des flux de marchandise et une diminution du volume des achats.
La mise en place du contrôle de la réception des marchandises permet de constater immédiatement les écarts sur la quantité ou sur le prix et de générer les avoir à demander aux fournisseurs. C'est un excellent levier pour le contrôle des fournisseurs.

- Gains sur les ratios : de 1 à 4 points

Pourquoi ? La mise en place de fiches techniques et le respect de celles-ci entraînent le respect des coûts de fabrication, d'où le respect des ratios prévisionnels. C'est un excellent levier de sensibilisation pour le chef de cuisine et son équipe.

- Gains sur les ventes : de 1 à 3 points

Pourquoi ? L'analyse des ventes et de la contribution à la marge de chacun des produits, pondéré par le nombre de produits vendu permet d'optimiser son offre en terme de prix de vente au client et de marge pour le restaurateur. C'est un excellent levier de sensibilisation de l'équipe de vente pousser les produits à forte marge.

 

• Des gains subjectifs

- La démarche de mise en place d'outils, procédures et de contrôles influent directement sur la gestion de l'entreprise.

- La démarche de mise en place d'une gestion de stocks peut devenir un outil de motivation et de management.

- La démarche de gestion sensibilise chacun des acteurs aux résultats de l'établissement.

- La démarche permet de prendre du recul sur les tâches quotidiennes et de concentrer ses efforts sur ses clients et la commercialisation de son restaurant.

Les écueils que l'on peut rencontrer lors de la mise en place du logiciel

Généralement, la première phase de la mise en place du logiciel (création produits, enregistrement des réceptions et saisie des inventaires) se passe bien lorsqu'on a fait en sorte de réunir tous les éléments pour paramétrer les données dans le logiciel et les exploiter. En revanche, la deuxième phase (création des fournisseurs, fiches techniques et déstockage par les ventes, écarts de consommation) est souvent plus délicate. Elle représente un investissement de temps pour l'exploitant et les résultats produits ne sont fiables qu'après une période de rodage des données du logiciel. La vérification des fiches techniques (unités et grammages), l'analyse des écarts dus à un mauvais paramétrage et autres facteurs sont normaux pour un début et ne doivent pas décourager. C'est la phase où il faut persévérer et où on obtient toutes les récompenses !

Les principaux écueils sont liés aux paramètres suivants :

- la direction de l'établissement n'est pas suffisamment impliquée dans le projet ;
- le manque de ressources et le manque de temps affectés aux paramétrages et à la mise en oeuvre du projet ;
- le manque de ressources et le manque de temps affectés aux opérations d'enregistrement des mouvements ;
- le manque de temps consacré à l'analyse des résultats du logiciel, à la recherche des incohérences et aux corrections des erreurs ;
- les opérations d'enregistrement ne sont pas faites au jour le jour ;
- les inventaires ne sont pas effectués en fin de mois ;
- les saisies des inventaires ne sont pas effectuées ;
- les fiches techniques ne sont pas créées ;
- les pertes et les offerts ne sont pas enregistrés ;
- les ventes ne sont pas saisies automatiquement ni même manuellement ; etc.

 

Quelques solutions logicielles du marché et fournisseurs (non exhaustif) :
 

Nom du logiciel	Fournisseur
Adoria	MDB Procurement
Apicius	Incapi + Distributeur
Elyx	PI Electronique
ETC	ETC France
First	Pointex
FTBE	MDB MultiMedia
Hermès	Ubique + Distributeurs
My Inventory, Materials Controls	Micros
Pixel Point	Ubique
Rest'Office	GIL RMA
Unirest	Logotek
	marecette.com
first class	logiciel-restau.com/restaurant.php
	orchestra-software.com/Actualites/Actualites.asp

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