L'article L.1221-13 du code du travail prévoit que l'employeur, quel que soit l'effectif de l'entreprise (y compris avec un seul salarié), doit tenir à jour un registre du personnel sur lequel doit figurer, dans l'ordre des embauches, le nom et prénom du salarié. Vous devez aussi inscrire dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l'entreprise. Ces mentions doivent être inscrites sur le registre au moment de l'embauche et ce de façon indélébile. Outre le nom et le prénom, les informations complémentaires suivantes (définies par l'article D.1221-23 du code du travail) doivent figurer sur ce registre pour chaque salarié :
- la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie de l'établissement.
- Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.
- Pour les travailleurs étrangers soumis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, doit figurer, en plus, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Ne pas oublier de joindre une copie de l'autorisation de travail du salarié.
- Si vos salariés sont titulaires d'un contrat de travail autre que le contrat à durée indéterminée (CDI), vous devez aussi le spécifier.
- Pour les salariés titulaires d'un CDD, il faut faire figurer la mention "contrat à durée déterminée". Cette mention concerne tous les salariés en CDD, y compris les extras et les saisonniers.
- Pour les salariés à temps partiel, doit être notée la mention "salarié à temps partiel".
- pour les salariés intérimaires (appelés "salariés temporaires" en droit) vous devez mentionner "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise temporaire (l'agence d'intérim).
- pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, doit figurer la mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation" selon le cas.
- s'il s'agit de travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, il faut préciser "mis à disposition par un groupement d'employeurs", ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier. La Cour de cassation estime que doivent être également mentionnés les transferts de personnel et les sorties d'établissement, en vue d'une mutation dans un autre établissement de la même entreprise (Cass. crim. 10 décembre 1985).
L'article D.1221-23 du code du travail ne mentionne pas l'hypothèse du prêt de main-d'oeuvre. Mais à la lecture de la jurisprudence de 1985 relative aux travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeur, il est conseille conseillé d'inscrire ce salarié dans le registre en précisant "prêt de main d'oeuvre", ainsi que le nom de la société qui a fait ce prêt. Dans cette affaire, il était reproché à l'employeur que les feuilles produites "ne comportaient pas non plus la nature de l'opération juridique justifiant l'entrée ou la sortie des membres du personnel". Vous devez donc pouvoir établir à quel titre ce salarié travaille dans votre entreprise.
Les mentions obligatoires portées sur ce registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter du départ du salarié. Quant à la non-tenue ou mauvaise tenue de ce registre unique du personnel, elle est passible d'une peine d'amende prévue pour les contraventions de la 4e classe, soit 750 €, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.
Publié par Pascale CARBILLET
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