Animer un briefing dynamique

Comment s’y prendre pour faire exécuter une tâche si ce que vous dites n’est pas compris ? C’est une source de tiraillement pour tout manageur. La solution : animer un briefing participatif, pour s’assurer que les consignes ont été intégrées par vos équipes.

En partageant vos informations et vos connaissances, vous dynamisez votre équipe. © GettyImages

Pourquoi animer un briefing participatif ?

- Parce qu’il est l’un des meilleurs outils de partage des savoirs et de mobilisation de l’équipe au quotidien. Vous dynamiserez l’ensemble de votre équipe en partageant des informations, vos connaissances, et en incitant vos collaborateurs à partager leur connaissance avec le nouveau salarié, l’extra, le stagiaire, l’apprenti.
- Parce que c’est un gain de temps : un briefing devient utile à partir de 3 personnes dans votre équipe. En effet, c’est à partir de ce nombre que passer des consignes individuellement devient fatigant.
- Parce que le briefing est l’une des rares situations d’animation collective où vous pourrez montrer votre véritable talent de leader. Si vous renoncez au briefing, vous passerez à côté de certains avantages tels que le gain de temps, l’efficacité, le développement des attitudes d’écoute.

Témoignages

• Aurélien, responsable d’une pizzéria, 25 à 90 couverts par jour : “Dès que je cesse l’organisation d’un briefing, l’équipe baisse sa vigilance et je reçois des réclamations de la part des clients.”
• Aurélien, le même, en déplacement dans la pizzéria de la ville voisine : “Nous faisons ici jusqu’à 250 couverts par jour. À chaque fois que j’y suis, j’organise un briefing avant la mise en place et à chaque service. Ainsi, son déroulement est fluide, nous dominons tous les rushs. Mon collègue responsable, qui ne pratique pas la même méthode, signale plus d’irrégularités dans la prestation.”
• Alexandre, responsable d’une belle brasserie en province : “Je pilote mieux mon équipe. Elle comprend mieux ce que j’attends de chacun. Je traite régulièrement un point de procédure en plus des réservations du jour et des suggestions. L’équipe est plus efficace, et surtout plus régulière.”
• Laurent, directeur d’exploitation, 2 restaurants, lors d’un changement de poste et d’entreprise : “La première chose à inscrire au plan de formation, c’est la méthode pour conduire le briefing.”
• Jean-Pierre, directeur des exploitations, 10 restaurants : “Nous avons avancé certaines prises de service à 11 h 45 au lieu de 12 h 30 pour permettre à tous de recevoir les mêmes informations. Nous avons gagné en régularité des prestations, en nombre de clients et en ticket moyen. En plus du briefing, d’autres initiatives ont contribué à ces progressions.”

Améliorer les ventes et la qualité

Tous les jours, à tous les services, vos équipes s’adaptent à un environnement de travail en changement perpétuel : profil des clients, contenu de l’offre, plats du jour, vin de la semaine... Le briefing permet de conseiller l’équipe sur la manière de mettre en valeur les produits, de fixer des objectifs de vente et de définir ensemble comment ils pourront les atteindre. Court, le briefing reste un espace de dialogue.

Exemple :
Une crêperie, au centre d’une ville moyenne de province, 140 personnes en place assise par jour (+ vente à emporter) : après la formation au briefing, des points précis de vente ont été abordés tels que la suppression de l’usage du mot “apéritif”, remplacé par “boisson”. Les responsables ont régulièrement sensibilisé les équipes, et se sont formés au changement pendant le briefing. En conséquence, les ventes d’apéritifs, alcoolisés ou non, ont progressé de 20 %. L’équipe de service peut se sentir fière de ce succès.

Tout type de restauration concerné

Le briefing dynamique s’applique à toutes les catégories d’établissements :
- quel que soit votre entreprise de restauration, vous visez à respecter des normes de qualité correspondant à votre gamme ;
- entreprise familiale ou de chaîne, le briefing est l’un des outils relevant de pratiques opérationnelles des ressources humaines ;
- vente à emporter, sandwicherie, cafétéria, restauration plus conventionnelle : votre activité accueille des personnels qui ne sont pas forcément diplômés en restauration, ou qui ont besoin de recevoir une formation complémentaire à vos méthodes de travail. Le briefing est l’un des outils de formation permanente relevant de la responsabilité du dirigeant, du chef d’équipe.

Pas de briefing, sans débriefing

Alors que le briefing est une descente d’information du responsable vers les opérationnels de l’équipe, le débriefing est une remontée d’information des opérationnels vers le responsable.
Le débriefing est efficace pour connaître les difficultés rencontrées concrètement au cours du service et vous permettra de les corriger.
Exemple : un mot du menu a suscité la même question de la part de plusieurs clients, un serveur n’a pas su expliquer un terme nouveau, il y a eu des difficultés de coordination entre salle et cuisine…

Quand et comment le faire ?

- À la fin du service, glisser un mot à chacun, individuellement, au fur et à mesure qu’ils quittent leur service ;
- le lendemain, à l’ouverture du briefing ;
- après un changement de carte ou une grosse modification de l’organisation, à la fin du service, 2 ou 3 fois dans la semaine ;
- en début de saison, à l’arrivée du gros des troupes, à la fin de chaque service, organiser une réunion vous permettra d’affiner la mise en route. Avec persévérance, faites-le tous les jours, pendant deux semaines.

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Mise à jour : janvier 2023