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Actualités

Gestion

Avec le logiciel «Aide à la gestion du personnel»

Rationaliser et gagner du temps

La gestion du personnel suscite bon nombre de questions, tant chez l'employeur que chez les salariés, auxquelles il est indispensable d'apporter rapidement des éléments de réponses clairs et précis... Depuis plusieurs années, pour les besoins de ses activités de formation et de conseils dans le secteur CHR, Claude Bréard (cabinet Forome 28) a mis au point des outils de diagnostic et d'aide à la gestion d'exploitation en général et, en particulier, de contrôle du temps de travail qu'il concrétise avec le tout nouveau logiciel «Aide à la gestion du personnel».

L'Hôtellerie :
A qui s'adresse «Aide à la gestion du personnel» ?

Claude Bréard :
«Sachant que de plus en plus d'hôteliers, restaurateurs et cafetiers s'informatisent, j'ai contacté la société MdB Multimédia pour mettre cet outil sur ordinateur. Le professionnel utilise «Aide à la gestion du personnel» avec souplesse, très facilement et peut se référer soit aux conseils et aux tableaux qui sont mis en exemple dans le logiciel, soit consulter la convention collective nationale qui est également présente dans son entier avec «Aide à la gestion du personnel». Plus de 50 tableaux et textes sont consultables et imprimables. Les CHR utilisant «Aide à la gestion du personnel» sont de taille moyenne et indépendants ; mais il y a aussi des établissements de moins de 10 salariés et quelques unités de chaînes d'hôtels et de restaurants. Certains points de la convention collective doivent être appliqués par tous les CHR depuis le 8 décembre 97, d'autres articles ne concernent que les établissements de plus de 10 salariés ; les entreprises de 10 salariés au plus auront la possibilité de mettre en application certains points que d'ici un an ou deux ; il faut considérer également les établissements saisonniers...
En fait, cette «Aide à la gestion du personnel» s'adresse à tous ceux qui n'ont pas le temps d'assister aux journées de formation organisées actuellement dans leur département par des fédérations et qui ne disposent pas de l'assistance constante d'une chaîne ou d'un groupement pour mettre en place et appliquer les nouveaux dispositifs. Je pense d'abord aux dirigeants de PME traditionnels et indépendants, milieu dont je suis issu et dont je connais bien les besoins et les moyens. Mais aussi à tous les responsables d'équipes, les cadres, les chefs de service, pour qui «le personnel» est une responsabilité directe, constante, souvent difficile à assumer sereinement entre les exigences des employés et celles de la direction.
Pour chacun, cette convention est une occasion unique de mettre à jour ses dossiers et connaissances et de créer ses «références» personnelles».

L'H. :
Quelle est l'originalité de «Aide à la gestion du personnel», sachant que l'application pure des lois peut suffire pour être en règle ?
C. B. :
«C'est un outil de contrôle du personnel extra-comptable. C'est-à-dire qu'il ne fait pas la comptabilité des salaires mais qu'il prépare à la prise de décision et qu'il permet d'être en règle vis-à-vis de ce qui doit être fait au regard de la convention collective.
Tout dirigeant a besoin en permanence de références chiffrées pour mesurer l'incidence de ses actions, évaluer la situation et la faire comprendre. Ces données doivent être présentées dans un langage clair et dynamique, traitées avec des méthodes efficaces et évolutives... Et pour répondre à tous ces impératifs, il y a aujourd'hui l'informatique...
Au-delà de satisfaire aux obligations de transparence des horaires et d'un minimum d'analyse des consommations d'heures, cette démarche vise essentiellement :
- à anticiper les problèmes,
- à optimiser l'effectif du personnel réel et à mesurer sa réelle charge de travail,
- à mieux équilibrer les plannings,
- à compenser rapidement des écarts significatifs avant que ceux-ci deviennent ingérables,
- à mettre en évidence des indicateurs de performances collectifs ou individuels.
Bref, à ouvrir une communication authentique et sans équivoque entre l'employé et son employeur, pour le plus grand bien de l'entreprise.
Il m'a semblé impératif de démystifier la notion de «productivité». La protection de l'emploi passe par celle de l'outil de travail : elle implique les salariés dans la gestion de leur propre temps de travail : la présence inutile et payée est perdue pour tout le monde. La minute de SMIC coûte plus de 1 franc et ne crée rien. Gérer, c'est prendre en compte le débit et le crédit ; s'il n'en résulte pas un équilibre positif, il n'y plus rien à partager : on ferme.
C'est dans cette mise en évidence que réside l'originalité de «Aide à la gestion du personnel» :
- le planning hebdomadaire : bien exploité, c'est un outil pour la gestion du temps,
ype de références qui manque parfois dans les systèmes d'intéressement basés sur un «rendement».
- l'état annuel du personnel est particulièrement utile ; complet, simple et précis, c'est un remarquable instrument prévisionnel,
- la fiche individuelle d'annualisation du temps de travail est facile à tenir. Elle est indispensable pour équilibrer les repos, congés et horaires ainsi que pour gérer les «récupérations».
- enfin, un «système minimum» est proposé aux petites entreprises. Il facilitera la préparation des salaires tout en contrôlant les temps de travail sans double saisie.»

L'H. :
Que conseillez-vous au professionnel qui fait appel à votre savoir-faire ?
C. B. :
«La mise en place d'un «système» demande du temps, du bon sens et de la volonté ; de plus, tout changement provoque une résistance. Il me paraît donc nécessaire de :
- ne pas attendre la dernière minute pour commencer à appliquer les nouvelles règles,
- faire un peu chaque jour...,
- impliquer le personnel dans le principe de gestion du temps,
- progresser par étapes.
Avec la méthode de «l'Aide à la gestion du personnel», 10 minutes par jour suffisent largement pour saisir manuellement les données quotidiennes indispensables d'une équipe de 10 à 15 personnes. Les vérifications hebdomadaires en demandent 30 maximum ; les clôtures mensuelles (facilitées par les données saisies) autant.
L'annualisation (ou saisonnalisation) est à mon sens aussi utile que bien conçue.
Quant à la justification (émargement) des horaires, elle est une contrainte gênante parfois mais c'est aussi une protection : faire état de «dérapages» expliqués par des écarts imprévus d'activité est moins dangereux que de les accumuler sans s'en rendre compte... ou qu'espérer les dissimuler !»

L'H. :
Pour en revenir à «Aide à la gestion du personnel», peut-on considérer ce logiciel comme un outil rentable ?
C. B. :
«Pour moins de 500 francs TTC, le prix «d'Aide à la gestion du personnel» équivaut au coût annuel de 1,5 minute de SMIC par jour. On en perd beaucoup plus à chercher des informations ou à réinventer des tableaux qui existent déjà... Ce qui vaut de l'or, c'est l'état d'esprit de l'investisseur ! C'est aussi l'occasion, pour tout futur dirigeant que le personnel concerne déjà ou concernera bientôt, de commencer à compiler sa propre «documentation de gestion du personnel» qu'il pourra ensuite facilement mettre à jour.
Le progiciel «Aide à la gestion du personnel» est disponible auprès de MdB Multimédia (01.41.40.81.31.) ; ce logiciel fonctionne sur un PC sous Windows 3.1, 3.11 ou 95.»



L'HÔTELLERIE n° 2563 Hebdo 28 mai 1998

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