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Lesystème informatiquede l’entreprisedoitpermettre :
Â
degérer,d’organiseretde tracer les informations ;
Â
d’assister lesutilisateursetde faciliter l’exécutionde leurs
travaux ;
Â
d’automatiserdes tâchesetdes traitements ;
Â
d’accélérer lacommunication interneouexterne ;
Â
deproduiredes informationsdepilotageetd’aideà la
décision.
Unprojet informatiquen’apaspourobjectifdemettreen
placeunenouvelle technologie,denouvellespratiquesoude
changer lesméthodesde travail. Il apourbutd’accroître la
valeurcréée.
Pourévalueret comprendresesbesoins, il faut :
Constater
Partirde l’existant, analyser lasituationactuellede
l’entrepriseet sonenvironnement.Faire l’étatdes lieux,
identifierses forceset ses faiblesses, lesopportunitéspouvant
seprésenter (agrandissement, rachat, rénovation…)et les
menaceset risquesauxquels il estpossibled’êtreconfronté
(annulationsd’événementsmajeursayantdesconséquences
directessur l’activité,nouvellesréglementations, législation,
concurrence…).
Définirsastratégie
Inscriresadémarchedansunevéritablestratégie,quece
soitdans lecadrede l’ouvertured’unnouvel établissement,
d’unevolontédecroissance,demaintiendesmarges,de
développement,d’acquisitiondenouveauxmarchés…
Une foiscesdeuxpointsdéfinis, il convientdefixer le
périmètreet lesobjectifsdusystèmed’information.
D’unemanièregénérale, il s’agitdedécriresesattentes
et surtoutderépondreà laquestion “Àquoi çasert?”
Attention
: cesobjectifsdoiventêtremesurables.
Q
1
Quedoitm’apportermonsystèmed’information?
L’améliorationdemaproductivité,uneréductiondemes
coûts,uneoptimisationdemonorganisation,desclients
supplémentaires,unaccroissementdemonchiffred’affaires,
unevisibilitésur internet,denouveauxcanauxdeclientèle, le
contrôledemonactivité,uneproductionderésultats (rapportset
tableauxdebord),unevisionchiffréedemonactivité…
2
Quelpérimètreouquelsdomainesdoitcouvrirmon
systèmed’information?
Laréservation, lesplannings, la facturation, lesencaissements,
lesachats, lesstocks, laproduction, lagestiondesclients, la
gestiondesprospects, lacomptabilité, lapaye,desservicespour
mesclients, lacommunication…
3
Quelsprocessusdois-je informatiser?
Après ladescriptionsynthétiquedevosactivités, lanotionde
processusestunmoyende formaliser le fonctionnementde
l’entreprisedans lebutdedécrire,partageretanalyserson
fonctionnement, répartir lesrôleset responsabilités, identifier les
pointsdecoordination,desynchronisationetdecontrôleentre
activitésetprocessus,définir lesmoyensdepilotage (rapports,
tableauxdebord, indicateurs…).
4
Quelles fonctionnalitésdoiventêtreprisesencomptepar
monsystèmed’information?
Listeret classerparordred’importancehiérarchique les
fonctionnalitéssouhaitées : indispensables,nécessaires,
souhaitables, confortables, inutiles.
5
Quelsutilisateurs/collaborateurs/partenaires
seronttouchéspar l’utilisationdemonsystème
d’information?
Établir lesposteset les liensqui seront concernéspar lesystème
informatiqueauniveauutilisateurs, collaborateursetpartenaires.
6
Ai-je lesressourcesdisponibleset lescompétences
nécessairespourmettreenplaceet fairevivremonsystème
d’information?
Garderà l’espritque larecherche, lechoixet lamiseenplace
d’unsystème informatiquenécessitedesressourcesetdu temps.
Paramétrage, saisie, exploitation,miseà jourdesdonnées,
maintenance.Cesressourceset ce tempsvousseront fournis–et
facturés–parvotre fournisseur lorsdevotre installation.Ensuite,
il faut trouverdu tempsetdesressourcespour lemettreen
placedansvotreorganisation, vous l’approprierpourenassurer
l’exploitationauquotidien.
8questions
pour biendéfinir
Lesystème
d’informationdoit
couvrir laréservation,
laréception, la
gestiondesclients
etdesprospects,
lesplannings, la
facturation, les
encaissements, les
achats, lesstocks,
laproduction, la
comptabilité, la
paye,desservices
pour lesclients, la
communication…
Produits&Équipements
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Informatique&Nouvelles