Sommellerie : Gestion de la cave

Les commandes

Après le choix du ou des fournisseurs, les commandes de boissons peuvent être passées : par e-mail, par courrier, par téléphone (il faut alors confirmer par écrit), lors de la visite chez le fournisseur (viticulteur, salon professionnel...), lors de la visite d’un agent commercial. Dans tous les cas, un bon de commande doit être rédigé.

Dès l’instant où une commande est transmise à un fournisseur, un achat est en cours. Il doit être suivi jusqu’au règlement de la facture. D’une commande découlent les opérations suivantes :

• les relances (éventuellement) dans le cas de boissons non livrées dans les délais prévus ;
• la réception des marchandises ;
• le contrôle quantitatif et qualitatif ;
• le stockage, donc des inventaires périodiques et des valorisations des stocks existants ;
• la distribution et la valorisation des sorties ;
• le contrôle de la facturation.

En fonction de l’importance de l’établissement, ces différentes opérations seront effectuées par l’exploitant, le responsable de la cave, le service contrôle restauration, etc.

Le bon de commande

Le bon de commande circule (client/fournisseur), constate la demande de fournitures, précise les quantités et qualités demandées, éventuellement les conditions de livraisons (lieu, horaires...).
L’original reste chez le fournisseur.
Le double reste chez le client en attendant la livraison, puis la facture. Il est ensuite classé définitivement. 

Livraison et contrôle

Il arrive parfois que, par manque de temps, le vin reste plusieurs jours dans les cartons ou dans les caisses avant d’être rangé dans de la cave. Dans ce cas, les bouteilles doivent être stockées couchées, dans un endroit où la température n’est pas trop élevée.
L’exécution d’une commande se traduit par la livraison des marchandises commandées. Dans tous les cas, une double exigence s’impose : 
- le client doit pouvoir connaître le contenu des colis et vérifier la concordance de la livraison avec le bon de commande ; 
- le livreur doit avoir la preuve qu’il a remis la marchandise au client.

Cette double exigence est satisfaite par l’établissement du bon de livraison et du bon de réception, établis par le fournisseur :
- le bon de livraison est remis au client (pour vérification de la marchandise livrée) ;
- le bon de réception est repris par le livreur après signature du client.
Si la livraison est conforme, signer le bon de réception. Dans le cas contraire, il faut refuser de signer le bon ou y mentionner des réserves d’usage.

Dans le cas de boissons alcoolisées, une autre précaution s’impose : vérifier si les bouteilles sont munies de capsules représentatives des droits (CRD) ou exiger les documents d’accompagnement. 
Les documents d’accompagnement doivent être soigneusement conservés, ils peuvent être réclamés à tout moment par l’administration.

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Publié par Paul BRUNET