La fourniture par l'employeur d'un logement à titre gratuit à un salarié constitue, au regard de la réglementation de Sécurité sociale, un avantage en nature et est, à ce titre, soumise à cotisations sociales.

L'évaluation de cet avantage en nature pour le calcul des cotisations sociales se fait conformément à l'arrêté du 10 décembre 2002.

Les avantages accessoires tels que l'eau, le gaz, l'électricité, le chauffage (liste limitative) sont intégrés dans le forfait. Par conséquent, l'employeur ne peut demander au salarié de rembourser ces charges locatives.

Quant aux modalités de la mise à disposition du logement il convient de prévoir une annexe

Dans cette annexe, il convient d'effectuer un état des lieux décrivant le matériel présent dans le logement au moment de sa mise à disposition, afin d’éviter toute contestation lors de sa restitution.

Et de préciser « Il/elle prendra les lieux dans l’état où il se trouve au moment de son entrée dans les lieux, les entretiendra et les rendra en bon état en fin d’occupation. Un état des lieux est effectué au début et à la fin de la mise à disposition du logement accessoire au contrat de travail. »

Vous pouvez interdire la présence d’animaux. Mais je vous conseille de préciser cette condition avec la mise à disposition du logement et non pas une fois que le salarié va prendre possession de son logement. Tout comme vous pouvez interdire la cigarette et d’autant plus s’il s’agit d’un logement partagé.

Il convient aussi de préciser « » Il/elle s’interdira de céder ou sous-louer tout ou partie du logement mis à sa disposition par la société. 

Vous pouvez également interdire l’accès des logements aux personnes extérieures à l’entreprise, avec une exception concernant le conjoint et les enfants du salarié : s'il n'est pas question de les héberger pendant toute la durée du contrat de travail, il n'est pas non plus envisageable d’interdire leur visite.

Enfin, un dépôt de garantie d'un montant raisonnable peut être demandé au salarié afin d'assurer la remise en état du logement à l'issue de la période pour laquelle il est mis à disposition. Un reçu concernant ce dépôt sera alors remis au salarié.

Attention : en cas de dégradation dans le logement, l'employeur ne peut imputer sur le salaire le montant des dommages survenus. D’où l’importance du dépôt de garantie et de la nécessité de faire un état des lieux à l’arrivée du futur occupant.