Depuis le 1er juillet 2007, afin de s’assurer de l’existence de l’autorisation de travail de la personne qu’il se propose d’embaucher, l’employeur doit adresser au préfet du département du lieu d’embauche par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par courrier électronique, une copie du document produit par l’étranger au moins deux jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche (article R.5221-41 code du travail). Ce même article prévoit en outre que le préfet peut aussi exiger la production par l’étranger du document original.

Notre conseil : demander toujours à votre futur salarié qu’il produise un document original, ne vous contentez pas d’une photocopie. Vous photocopiez l’original que vous envoyez ensuite à la préfecture.

Le préfet notifie sa réponse par tout moyen (courrier, télécopie ou courrier électronique) dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande. À défaut de réponse dans ce délai, l’obligation de l’employeur est réputée satisfaite (article R.5221-42 code du travail).

Comme vous pouvez le constater, cette procédure de vérification des papiers permet à l’administration de contrôler l’authenticité des papiers. Chose que l’employeur n’est pas en mesure de faire. Cette procédure permet donc de vérifier s’il s’agit de faux papiers ou non.

Mais vous avez aussi un autre cas : il s’agit de vrais papiers, mais avec une usurpation d’identité (la personne emprunte des vrais papiers à une personne). La préfecture va donc déclarer la conformité de ces papiers. Dans ce cas, l’employeur doit être vigilant et procéder à un minimum de vérification physique par rapport aux papiers présentés : photo, taille de la personne...