EURO : J -53
ETES-VOUS TECHNIQUEMENT PRETS ?
Le grand chambardement chez vous commencera certainement avec le basculement de votre comptabilité à une date fixée avec votre expert-comptable. En ce qui concerne votre système de gestion, c'est à voir avec votre fournisseur. Marche à suivre.
Votre système de
gestion vous permet-il d'émettre et de recevoir des factures en francs et en euros avec
des processus automatisés ? Votre système de gestion permet-il de traiter aisément des
paiements et des encaissements dans les deux monnaies ? Pouvez-vous gérer la conversion
de vos comptes en euros ?
Si vous ne répondez pas oui à toutes ces questions, c'est que votre système de gestion
ne vous permet pas de gérer correctement la fin de la période de transition d'ici le 18
février 2002. Jusqu'à présent, la rareté des transactions en euros vous a permis de
les traiter manuellement. Désormais, il y a effet boule-de-neige : les grands acteurs
(banques, EDF, France Telecom...) ont basculé vers l'euro et émettent leurs documents
dans cette monnaie. De plus, les clients possèdent de plus en plus de chéquiers en
euros. Sans logiciel de gestion permettant de traiter les deux monnaies, vous devrez
procéder à de nombreux traitements manuels, et risquez d'être pris dans des goulots
d'étranglements.
Les étapes vers le succès
Directeur d'Applicatis, une société spécialisée dans l'audit, conseils en installation
et optimisation des outils technologiques pour l'hôtellerie et la restauration,
Jean-François Poulain prodigue ses conseils pour vous aider à vivre au mieux cette
étape importante dans la vie de votre établissement :
1. Lister tous les outils gérant un flux financier :
w Système de facturation hôtel-restaurant
w Gestion des stocks, outils de réservations
w Automates d'interface : téléphone, minibar, pay-TV,
Internet facturé, etc.
w Outils d'analyse : tableurs divers
w Et enfin, tous les outils électroniques qui manipulent du
financier : automates de téléphone, distributeurs de boissons, terminaux de paiement
électronique, etc.
2. Prendre contact avec les fournisseurs de chaque application pour connaître
les contraintes occasionnées par le passage à l'euro et vous faire préciser si la
version de votre programme a ou non la capacité de convertir les données financières de
francs en euros, sans perte de données.
Certains logiciels ont été livrés directement avec un outil de conversion. Pour
d'autres, il sera nécessaire d'installer cet utilitaire.
3. Convertir les tarifs manuellement. La conversion pure et simple des tarifs ne va guère être possible. Souvent, il faudra arrondir les prix. Aussi, vaut-il mieux envisager cette opération de basculement des tarifs manuellement. Pour cela, préparer calmement et à l'avance les prix en euros. Les garder dans un fichier informatique (éventuellement sur tableur) qui sera à disposition au moment de la bascule.
4. Convenir avec chaque fournisseur la date de la 'bascule'. Dans de nombreux cas, une assistance sera nécessaire. Il est donc impératif de prévoir dès maintenant l'intervention du fournisseur. Cette intervention aura vraisemblablement lieu la nuit ou un jour de fermeture. Il semble difficile qu'il en soit autrement. Cette opération de 'bascule' ressemble fort à une opération de clôture annuelle.
5. Avant toute opération de conversion, prévoir une édition papier de la clôture des comptes. Elle permettra d'effectuer des vérifications et de travailler manuellement en cas de défaillance majeure.
6. En cas de changement de système : Si un système de gestion n'est pas compatible avec l'euro, ne pas se précipiter pour le changer. Attendre sagement le premier trimestre 2002. En effet, les fournisseurs auront beaucoup de travail jusqu'à la fin 2001 et n'auront donc guère de temps à vous accorder pour un travail de qualité. Et deuxièmement, si le produit de remplacement que l'on vous propose est installé avant cette période, il sera certainement en francs. Une conversion sera donc nécessaire, ce qui doublera votre travail.
Les questions à poser à votre fournisseur
1. Les utilitaires de conversion sont-ils déjà inclus dans l'application ou
faut-il les installer ?
2. Combien de temps faut-il prévoir pour réaliser la 'bascule' dans sa globalité : clôture des comptes, sauvegarde, vérification et réinjection de la nouvelle tarification en euros ?
3. Votre intervention est-elle nécessaire, dans le cas d'un hôtel ? Dans le cas d'un restaurant ?
4. Si oui, est-elle prévue dans le contrat de maintenance ? Et si elle n'est pas incluse, quel est son coût ?
5. Etes-vous organisé pour répondre à cette action chez l'ensemble de vos
clients ? Un planning d'intervention est-il déjà établi ? Qu'avez-vous prévu pour mon
établissement ?
Un dernier conseil : lorsque votre fournisseur communique sur l'euro, lisez attentivement
le message et suivez les conseils préconisés. Et surtout, prenez contact sans plus
attendre avec lui, si ce n'est déjà fait.
C. Junod zzz67e
| Les terminaux de paiement autonomes |
| En avril 2001, sur le parc des 624 000 terminaux de paiement autonomes
installés chez les commerçants acceptant le paiement par cartes bancaires : w 362 000 TPE étaient équipés du programme CB5 dont 100 000 nécessitaient une adaptation par téléchargement logiciel, w 170 000 TPE étaient à adapter soit par téléchargement logiciel, soit par modification sur place, w et 92 000 TPE étaient à changer. Pour aider les commerçants, le Groupement des cartes bancaires a mis à leur disposition un numéro vert : 0 800 20 2002. En appelant ce numéro, les exploitants trouveront un interlocuteur qui répondra à leurs questions et procédera à un diagnostic par téléphone de leur TPE. Ils seront informés des éventuelles modifications à apporter à leur terminal pour accepter les paiements par carte bancaire en euros. La mise en place de ce numéro vert complète l'information déjà disponible sur le site Internet du groupement : www.cartes-bancaires.com |
Rendu de monnaie
Complication
supplémentaire occasionnée par le passage à la monnaie unique, le rendu de monnaie :
tandis que les consommateurs pourront encore, durant la période de double circulation des
monnaies, régler leurs achats en francs, le commerçant sera lui, dans l'obligation de
rendre la monnaie en euros.
Posé sur le comptoir, cet ingénieux appareil résout le problème en calculant
immédiatement pour vous le montant à rendre en euros. Le double écran affiche
l'opération sur 3 lignes, à la fois côté vendeur et côté consommateur, évitant
ainsi tout litige et toute erreur de caisse. La période transitoire passée, l'appareil
s'utilise comme un afficheur classique de monnaie à rendre, version euros, bien sûr.
Dimensions : 23 x 17 cm.
'Rendu de Monnaie' distribué par EMCORP. Un appareil similaire est également
distribué par Columbia Finance.
Plateau de rangement
8 nouvelles pièces vont apparaître dans les tiroirs-caisses. Encore faut-il s'y
familiariser. Grâce à ses 8 colonnes amovibles, ce plateau de rangement des pièces vous
évitera toute confusion lors du rendu de monnaie. Distribué par EMCORP.
Bloc-notes Applicatis Comlumbia Finance EMCORP |
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L'Hôtellerie n° 2743 Hebdo 8 Novembre 2001
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