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INFORMATIQUE

Le passage à l'euro

Etes-vous prêts à surmonter le choc culturel de la monnaie unique ?

Le passage à l'euro va entraîner des transformations profondes non seulement dans tous les systèmes informatiques, mais aussi dans l'organisation même des entreprises. Plus qu'une simple opération de conversion mathématique, il va bouleverser les systèmes actuels de transactions financières et nécessiter dès le 1er janvier 1999 des adaptations, avant même l'abandon définitif du franc, prévu au plus tard en 2002. Il est désormais impératif de s'attaquer au chantier à mettre en oeuvre au sein de chaque entreprise.
Points de repère et marche à suivre.

Par Cécile Junod

Pour relever ce défi technique et organisationnel, inédit jusqu'alors et dont il est inutile de préciser l'impérative nécessité de réussite, les responsables concernés sont vivement invités à se mobiliser pour réfléchir dès maintenant à un calendrier des mesures à prendre et budgéter les investissements nécessaires. L'arrivée de l'euro va en effet générer des coûts, notamment pour l'adaptation des caisses, systèmes informatiques, terminaux de paiement, balances électroniques et d'une façon générale, tous les équipements utilisés en vue du paiement par la clientèle. Il faudra également de l'argent et du temps pour la formation du personnel et l'information à mener auprès des clients.
Il est donc grand temps de s'y préparer, d'autant plus que les premiers règlements en euro, via les cartes bancaires et les chèques, seront possibles dès le 1er janvier 1999. C'est vraisemblablement avec la clientèle étrangère que ces premiers échanges se feront, la nouvelle parité limitant les difficultés de change avec les touristes de la zone euro. Quant à la clientèle française, il y a fort à parier qu'elle attendra l'échéance de 2002 et l'entrée en vigueur de la monnaie, pour régler ses factures en euro.
Ce qui n'est pas encore fixé, c'est la durée de la période transitoire pendant laquelle coexisteront les deux monnaies. Cette période avait été fixée à six mois, mais tout le monde s'accorde pour l'estimer beaucoup trop longue, et chacun de préconiser une durée de l'ordre de quatre à six semaines. D'autant plus que cette période posera des problèmes pratiques de tiroir-caisse. Il faudra gérer simultanément cinq billets en francs, sept en euros et seize pièces au total !
Face à ce grand défi, chaque entreprise a la possibilité d'aborder sa préparation à l'euro selon trois scénarios : la vivre telle une contrainte extérieure avec l'objectif de réduire au maximum temps et coûts d'adaptation ; la vivre tel un défi technique avec éventuellement l'objectif de moderniser les équipements de l'entreprise, ou encore, la vivre telle une opportunité stratégique avec de réelles implications commerciales, de communication et de ressources humaines.

Définir sa stratégie

Car n'en doutons pas, l'incidence du passage à l'euro se fera sentir dans bien des domaines : sur les marchés, les produits, les canaux de distributions, les ressources humaines, la comptabilité, les financements et les systèmes informatiques. Aussi est-il important de mener une réflexion approfondie et globale sur les conséquences, les chances et les risques que représente l'euro sur l'entreprise.
Un des premiers challenges à bien évaluer sera la stratégie tarifaire à mettre au point. L'arrivée de l'euro représente-t-elle pour vous l'opportunité de faire évoluer vos tarifs ? Ou alors déciderez-vous de convertir au plus juste les prix pratiqués en gérant au mieux les problèmes d'arrondis ?
Voyons un exemple. Une chambre à 360 francs sera vendue 55,25 euros (avec une valeur de l'euro à 6,51558). Que déciderez-vous alors de faire ? Trois solutions s'offrent à vous :
1. Laisser le nouveau tarif à 55,25 euros et donc décider de gérer les cents.
2. Arrondir au quart inférieur et vendre la nuitée à 55 euros soit 358,35 francs.
3. Arrondir au quart supérieur et établir le nouveau tarif de la chambre à 55,5 euros (361,61 francs), voire 56 euros (364,87 francs).
Le fait est que pour une seule nuitée, l'incidence est faible. Mais multipliée par 1.000, 10.000 ou plus, la différence de recette prend une tout autre allure.
Par ailleurs, il faudra être particulièrement vigilant avec les produits vendus à bas prix et rentables sur la masse. Un arrondi de conversion à la baisse peut anéantir un pourcentage important de la marge bénéficiaire.
A chacun donc d'étudier l'incidence de l'euro sur ses tarifs. Mais attention : les consommateurs ont d'ores et déjà fait part de leurs inquiétudes quant à une éventuelle flambée des prix sous couvert du passage à la monnaie unique. Pour éviter tout malentendu, les professionnels auront intérêt à jouer la transparence et à informer le plus clairement possible leurs clients.

Former et motiver son personnel

Autre stratégie importante à mettre en place, l'information et la motivation du personnel. Surtout, ne perdez pas de vue que l'euro est l'affaire de tous dans l'entreprise. L'information du personnel doit être assurée d'une façon aussi complète que possible dès le début de la réflexion. Chaque collaborateur doit avoir une idée claire des enjeux et défis que représente l'euro pour son entreprise et pour lui-même au sein de l'organisation. Les premiers concernés sont, bien sûr, les financiers et la direction, mais également les comptables, les commerciaux et le personnel au contact de la clientèle. Les collaborateurs en relation avec les clients et les fournisseurs apporteront souvent un point de vue déterminant, notamment pour l'adaptation de l'entreprise à cette nouvelle parité.
A noter que les bulletins de salaire devront basculer en euros au plus tard le 1er janvier 2002. Pendant une certaine période, ils devront faire l'objet d'une double indication des montants nets. Des dispositions réglementaires et des accords sectoriels sont à attendre dans ce domaine. Cependant, l'expression en euros des salaires, même s'ils sont encore payés en francs, est l'un des moyens les plus directs et concrets pour sensibiliser l'ensemble du personnel au projet euro. Envisagez donc rapidement les adaptations nécessaires à apporter au niveau comptable et informatique pour exprimer en euro les fiches de paye.

Côté informatique

Enfin, l'informatique. Voilà donc encore un gros challenge. Bien sûr, tous les systèmes qui manipulent des monnaies devront être revus et corrigés. Aussi, de leur côté, afin de mettre leurs programmes au goût du jour, les informaticiens ont-ils dû rechercher et localiser dans tous les composants logiciels et interfaces des systèmes, tous les éléments pouvant être concernés par le passage à l'euro (prix, calculs de devises, facturation, états comptables, budgets, taxation téléphonique, etc.). Après ce premier travail de repérage, des travaux de conversion ou de réécriture ont été entrepris.
Thierry Violette, directeur marketing chez Fidelio Micros France, explique les implications techniques de l'arrivée de l'euro. «Le changement de monnaie va affecter une grande partie des logiciels de l'entreprise. En effet, la plupart gèrent des sommes. De la réservation à la gestion des stocks, en passant par les démarches commerciales, il est toujours question de montants chiffrés qu'il faudra donc transcrire en euros. Et outre cet aspect de conversion de monnaies, il faudra pouvoir prochainement éditer les factures dans les deux devises. De ce fait, les programmes doivent être modifiés afin de répondre à ces nouveaux besoins. Pour mettre à jour les produits Fidelio Micros, les informaticiens ont ajouté des champs et codes de conversion, en respectant, bien sûr, la règle des arrondis et le principe de «triangulation». Les programmes sont dotés d'une application multi-devises et l'impression des factures pourra s'effectuer dans l'une ou l'autre des monnaies. Pour également faciliter la vie des utilisateurs, une touche de conversion rapide a été instaurée.»
Aujourd'hui, la plupart des produits présents sur le marché des CHR ont subi les modifications nécessaires et sont donc prêts à affronter le défi monétaire du troisième millénaire. Dans ce dossier, nous vous présentons l'état d'avancement de la mise en conformité des logiciels spécifiques CHR et vous invitons à vérifier si vos propres programmes seront fin prêts pour le jour J. *

L'Euro et son cadre réglementaire

La Commission européenne a souhaité établir un cadre réglementaire le plus léger possible. En voici les principales données :
* Le principe du «ni-ni» : ni obligation, ni interdiction d'utiliser l'euro durant la période transitoire (du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001), sauf pour les opérations relatives aux marchés financiers.
* Les taux de conversion : pour atteindre un haut niveau de précision dans les opérations de conversion, les taux de conversion doivent comprendre 6 chiffres significatifs.
* La règle des arrondis : les taux de conversion ne peuvent être arrondis ou tronqués lors de conversions.
* La règle de «triangulation» : pour convertir une monnaie nationale en une autre, il est interdit d'utiliser des taux inverses à partir des taux de conversion. Par exemple, pour convertir des deutsch-marks en francs, il est obligatoire de les convertir tout d'abord en euros (le montant peut être arrondi à la troisième décimale au moins), puis les euros en francs.

L'HÔTELLERIE n° 2583 Spécial Informatique 15 Octobre 1998