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Spécial Fiscalité

AVEC LA COLLABORATION DE FRANÇOIS PIERSON

Entreprise
Les obligations à respecter pour
une comptabilité sur système informatisé

Un confrère a attiré mon attention sur les normes à respecter en matière de tenue de comptabilité sur système informatisé et les risques encourus lors d'un contrôle fiscal. Pourriez-vous m'indiquer les obligations dans ce domaine ? (L.P. de Paris)

Votre confrère a raison d'attirer votre attention dans ce domaine. En effet, les obligations comptables peuvent être rigoureusement respectées par l'entreprise et malgré tout la comptabilité peut être remise en cause par l'administration fiscale du fait du non-respect des normes applicables aux comptabilités informatisées !

Le seul respect des obligations comptables n'est pas toujours suffisant au regard du contrôle que peut effectuer l'administration fiscale sur une comptabilité informatisée. Celle-ci ayant une approche de la comptabilité différente de celle du droit comptable.

Le droit comptable comme instrument de mesure de la société :

En fait, le droit comptable donne à la comptabilité trois objectifs principaux :

1. Donner une image fidèle et sincère de la situation financière et du résultat d'une entreprise, en respectant des principes généraux d'évaluation des éléments, dans une présentation normalisée des documents présentés ;

2. Les documents de synthèse doivent être un instrument de mesure fiable des droits des partenaires de l'entreprise (associés, fournisseurs, clients, établissements financiers, personnel, etc.) ;

3. La comptabilité doit pouvoir, le cas échéant, être utilisée comme un moyen de preuve.

Les obligations comptables conduisent à privilégier la conservation des pièces comptables justificatives élémentaires et des documents comptables obligatoires (Journal, Grand-Livre et livre d'inventaire) sous une forme qui en garantisse l'authenticité.

Le droit fiscal contrôle et valide les résultats fournis :

Le droit fiscal a pour objectif premier de contrôler la validité des résultats fournis par l'entreprise au regard des principes fiscaux en vigueur. A cet égard, il met l'accent sur la notion de données (données de base, traitements, données résultantes) davantage que sur la notion de documents (ceux-ci étant, par définition, tenus selon les prescriptions légales obligatoires). Ceci revêt une importance de plus en plus grande dans le cas des comptabilités informatisées faisant appel à des traitements complexes des données qui ne fournissent que des valeurs globales en résultat des traitements.

Normalement, le fait pour l'entreprise d'utiliser un système comptable informatisé devrait la conduire à respecter un certain nombre d'exigences fondamentales en matière de gestion afin de s'assurer que les informations fournies par le système soient fiables, ces données servant de base aux analyses de gestion et aux décisions à prendre. Il s'agit, entre autres, des contrôles portant :

- sur la conservation des données élémentaires traitées et la sauvegarde des résultats obtenus après traitement ;

- sur la documentation informative relative aux traitements ;

- sur le chemin de contrôle des traitements opérés par le système informatisé ;

- sur le contrôle interne du système (accès au système, modifications apportées aux routines de traitements, etc.

Le code générale des impôts, dans la partie Livre des Procédures Fiscales, énonce les grands principes généraux du contrôle de comptabilité et plus particulièrement de leur application dans le contrôle des comptabilités informatisées (cf. Loi de finances pour 1982, art. 103 Loi de finances pour 1990, art. 13 du L.P.F. ; ainsi que des instructions administratives B.O. 13 L-6-91 du 14 octobre 1991 et B.O. 13 L-9-96 du 24 décembre 1996).

L'administration fiscale est en droit de contrôler comment, à partir de la pièce comptable élémentaire représentant une opération donnée effectuée par et dans l'entreprise, le système comptable de l'entreprise traite cette information et comment celle-ci est intégrée dans les résultats déclarés qui sont l'objet du contrôle fiscal (résultats déclarés dans les documents de synthèse produits Bilan et Compte de résultat).

Les différents systèmes informatiques

Comptabilité autonome

Caractéristiques

La caractéristique principale de la comptabilité autonome, est qu'elle se rencontre très souvent dans les petites (et très petites) entreprises. Elle est qualifiée d'autonome du fait d'un lien direct qui existe entre l'opération réalisée et l'écriture comptable qui lui correspond. Dans le cas d'une informatisation, celle-ci consiste le plus souvent dans la mise en place d'un progiciel de comptabilité.

Risques et points sensibles

Dans une telle structure, les deux points sensibles importants sont les suivants :

1. La conservation et la sauvegarde des états comptables intermédiaires ayant servi à l'élaboration des déclarations fiscales fournies à l'Administration.

2. La conservation des progiciels utilisés et de leurs documentations pendant la période couverte par le délai de contrôle (entre autres, dans le cas de versions successives utilisées, ou dans le cas de changement de progiciel comptable).

Comptabilité semi-intégrée

Caractéristiques

Un tel système se rencontre très souvent dans les moyennes entreprises. Il se caractérise par l'intégration partielle, à la comptabilité, de modules complémentaires annexes en amont (achats, ventes, paie, trésorerie, etc.) qui génèrent automatiquement les écritures comptables correspondant aux opérations et mouvements traités dans ces modules.

Risques et points sensibles

Les points sensibles à surveiller, dans une telle organisation, sont :

- La conservation des données élémentaires dans les différents modules complémentaires qui traitent l'information de base ;

- De pouvoir suivre, de façon LISIBLE, les liens et les traitements entre les différents modules et les écritures comptables qui en découlent ;

- La conservation et la sauvegarde de l'ensemble des données et traitements intermédiaires qui justifient les résultats déclarés.

Comptabilité intégrée

Caractéristiques

Une telle forme de comptabilité se rencontre, le plus généralement, dans les grandes entreprises. Elle se caractérise par une saisie unique de l'information élémentaire de base suivie de séquences événementielles des opérations de gestion. Les processus de traitement sont très informatisés et il est très difficile d'observer et/ou de contrôler les étapes successives de traitement des données.

Risques et points sensibles

Dans une telle organisation, la difficulté principale réside dans la justification du lien entre la donnée de base unique saisie et l'écriture comptable (l'écriture comptable sera très souvent la centralisation cumulée de la multitude des opérations élémentaires de même nature). L'importance des données intermédiaires.

L'entreprise est seule responsable au regard de l'administration fiscale du respect des obligations en matière de contrôle de comptabilité. Il lui appartient, en cas de contrôle fiscal, de pouvoir présenter à l'administration les renseignements demandés, à savoir l'ensemble des données et traitements ayant été utilisés dans la détermination des résultats déclarés. Cela concerne d'une part, les pièces comptables justificatives et d'autre part, la présentation des logiciels utilisés avec toute la documentation les concernant dans le cas de logiciels spécifiques, cela peut conduire à la fournir du logiciel en langage source, mais aussi l'ensemble des données intermédiaires issues des différents traitements, afin que l'administration puisse s'assurer de la logique et de la cohérence des traitements au regard de la réglementation fiscale.

Respecter les obligations fiscales

Comptabilité traitée

intégralement en interne au sein de l'entreprise

Dans la mesure où il est fait usage d'un progiciel standard de comptabilité, l'entreprise doit s'assurer :

* de la conservation des disquettes contenant le progiciel et de la documentation fournie (manuel d'utilisation, etc.) ;

* de la sauvegarde sur disquettes des traitements récapitulatifs justifiant les résultats déclarés ;

* de la sauvegarde et de la conservation, sur un support lisible, d'un exemplaire des états détaillés récapitulatifs de fin d'exercice.

Comptabilité donnée

en sous-traitance à l'extérieur de l'entreprise

Il est assez fréquent que la petite (et la très petite) entreprise ne dispose d'aucun service comptable en interne et qu'elle fasse appel à un expert-comptable qui assume la responsabilité de la tenue et de la présentation des comptes.

Dans ce cas, il est souhaitable que le contrat de mission conclu entre l'entreprise et l'expert-comptable prévoit qu'en cas de contrôle fiscal de l'entreprise, l'expert-comptable s'engage à fournir à l'administration l'ensemble des documents et données demandés afin que l'entreprise ne soit pas inquiétée de ce chef :

- nature du logiciel et documentation relative au logiciel comptable utilisé pour la comptabilité de l'entreprise ;

- fourniture des données intermédiaires et des états issus des traitements définitifs, etc.

Système mixte

L'entreprise a un service comptable interne, mais elle sous-traite les traitements comptables. Il peut arriver que l'entreprise dispose d'un service comptable restreint qui assure la tenue de comptabilité sur bordereaux de saisie (ou sur disquettes de saisie), lesquels sont ensuite adressés à une société de service qui effectue les traitements informatisés appropriés et retournent à l'entreprise les états qui en découlent.

Dans ce cas, le contrat de sous-traitance informatique de traitement de la comptabilité devrait prévoir les modalités de conservation, par le sous-traitant, des données informatiques susceptibles d'être demandées par l'administration fiscale (données relatives au logiciel de traitement utilisé : procédures, contrôles, etc.).



L'HÔTELLERIE n° 2513 Hebdo 5 juin 1997


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