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Embaucher du personnel : les formalités à remplir

Juridique et social - mercredi 24 décembre 2014 11:42
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Avant d'accueillir un nouveau salarié, il est indispensable de remplir une déclaration préalable à l'embauche.



La DPAE peut être effectuée sur net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d'un formulaire soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel.
La DPAE peut être effectuée sur net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d'un formulaire soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel.

 

Faire une déclaration préalable à l'embauche

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) -  venue remplacer la DUE en 2011, doit être faite pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de sécurité sociale. Une embauche = une DPAE.

Exception : en cas d'embauche via le titre emploi service entreprise (Tese), ce n'est pas nécessaire de remplir une DPAE, celle-ci étant intégrée à ce dispositif.

 

Quand ?

La déclaration préalable à l'embauche doit être est adressée dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.

En cas de déclaration par formulaire papier (voir ci-après), la lettre recommandée avec avis de réception doit être envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche (art. R221-4 et R221-5 du code du  travail).

 

Comment faire ?

Il est préférable de faire la DPAE par internet sur www.net-entreprises.fr, par télécopie ou par courrier recommandé avec accusé de réception  adressé à l'Urssaf dont relève l'établissement dans lequel s'effectue l'embauche (art. R221-5 du code du travail). La déclaration par internet est obligatoire quand l'entreprise a effectué plus de 500 embauches dans l'année.

Depuis le 1er octobre 2014, la DPAE doit être adressée par internet si vous avez accompli plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente (art. D1221-18 du code du travail).

 

Quelle suite après la DPAE ?

En principe, l'Urssaf accuse réception de votre DPAE dans un délai de cinq jours ouvrables. Vous devez conserver cet avis de réception tant que vous n'avez pas fait la déclaration annuelle des salaires (DADS).

Vous devez remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception délivré par l'Urssaf.

Exception : si vous remettez au salarié concerné un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration (art. R1221-7,  R1221-8 et  R1221-9).

 

A quoi ça sert ?

La DPAE sert notamment à :

- ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux ;
- être couvert en cas d'accident du travail de votre salarié ;
- bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels ;
- éviter toute sanction, sachant que le fait de ne pas procéder à la DPAE est sanctionné par une amende égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (art. L1221-11). Si l'omission est intentionnelle, l'employeur peut être poursuivi pour travail dissimulé et encourt une peine de trois ans d'emprisonnement ainsi qu'une amende de 45 000 € portée à 225 000 € pour les personnes morales (art. L8224-1 et L8224-5). En outre, l'employeur contrevenant risque notamment un rappel de cotisations.

 

Doit-on remplir une DPAE en cas d'embauche de stagiaire ?

Non, la DPAE concerne uniquement les salariés relevant du régime général de sécurité sociale. Les stagiaires n'ont pas la qualité de salarié, donc la DPAE ne les concerne pas.

 

Inscrire le nouvel embauché sur le registre unique du personnel

Vous devez inscrire le nouvel embauché sur le registre unique du personnel qui reprend dans l'ordre chronologique d'embauchage les noms, prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification et les dates d'entrée et de sortie de l'établissement de tous les salariés (art. L1221-13 et D1221-23).

Si l'entreprise a plus de 50 salariés, vous devez mentionner le contrat conclu sur le relevé mensuel des contrats conclus ou résiliés dans le cadre de déclaration des mouvements de main-d'oeuvre.

 

Organiser la visite médicale d'embauche

Vous devez organiser cette visite médicale avant l'embauche ou au plus tard avant la fin de la période d'essai. Pour tout savoir sur la visite médicale d'embauche, cliquez ici.

 

Remettre un contrat de travail

L'article 12 de la Convention collective nationale des CHR impose aux entreprises du secteur la remise d'un contrat de travail écrit de 48 heures suivant l'embauche. Bien qu'aucune sanction ne soit prévue par la CCN en cas de non remise, nous conseillons d'établir et de remettre un contrat de travail en bonne et due forme afin de démarrer la relation contractuelle sur de bonnes bases.  

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