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Tout savoir sur la déclaration préalable à l'embauche

Juridique et social - lundi 3 septembre 2012 15:16
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Avant de procéder à leur embauche, l'employeur doit déclarer chacun de ses salariés aux organismes de protection sociale. Le non-respect de cette obligation peut être considéré comme du travail dissimulé.



Depuis le 1er aout 2011, une nouvelle déclaration préalable à l'embauche (DPAE) a été mise en place. Elle résulte de la fusion de la déclaration unique d'embauche (DUE) et de l'ancienne déclaration préalable à l'embauche. À cette occasion, les modalités d'accomplissement de la déclaration ont été simplifiées et actualisées. Un arrêté du 30 juillet 2012 fixe le modèle du formulaire de déclaration préalable à l'embauche. La DPAE correspond au Cerfa n° 14738*01 et sa notice explicative au Cerfa n° 51658 #01.

Ce formulaire peut être obtenu auprès des unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf) et des caisses générales de Sécurité sociale. Il est également disponible sur les sites internet : www.urssaf.fr, www.service-public.fr et www.net-entreprises.fr.

 

Les employeurs sont soumis à l'obligation de DPAE

Tout employeur qui recrute un salarié, quel que soit le secteur d'activité et qu'il soit une personne physique ou morale, est soumis à l'obligation d'effectuer une DPAE.

 

Pour quels salariés ?

L'obligation d'effectuer une DPAE concerne tous les salariés au sens du droit du travail, quelles que soient les conditions d'exercice de la profession et la durée de leur engagement. Doivent donc faire l'objet d'une DPAE, non seulement les salariés embauchés en contrat à durée indéterminée CDI) mais aussi en contrat à durée déterminée (CDD) et ce quel que soit l'objet du contrat : extra, saisonnier, remplacement d'un salarié… De même les salariés embauchés en contrat d'alternance (apprentissage ou professionnalisation) doivent faire l'objet d'une DPAE, tout comme les titulaires d'un contrat unique d'insertion (CUI). En revanche, les stagiaires en entreprise (reconnus en tant que tels) ne sont pas soumis à la DPAE.

Les employeurs qui ont recours au titre emploi service entreprise (Tese) pour déclarer leurs salariés n'ont pas à effectuer de DPAE. Le Tese est un service gratuit du réseau Urssaf qui permet non seulement à l'employeur d'accomplir les formalités liées à l'embauche, mais aussi - entre autres - d'effectuer ses déclarations et paiements de cotisations sociales.

Un employeur qui embauche plusieurs fois un même salarié doit procéder chaque fois à une déclaration préalable. Si vous faites appel trois fois à un extra dans le même mois, vous devrez effectuer 3 déclarations préalables à l'embauche. De même, si un salarié occupe simultanément un emploi chez deux employeurs différents, il doit bénéficier d'une DPAE effectuée par chacun d'entre eux.

 

La DPAE regroupe 6 formalités

Avec la DPAE, l'employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes auprès d'un seul interlocuteur, l'Urssaf :

- immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale ;

- immatriculation du salarié à la Caisse primaire d'assurance maladie ;

- affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;

- demande d'adhésion à un service de santé au travail ;

- demande d'examen médical d'embauche ;

- liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de donnée sociale (DADS).

L'Urssaf précise qu'une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DPAE, ce qui peut pénaliser le salarié dans ses droits sociaux mais aussi de rendre l'employeur passible de sanctions.

 

Quand établir cette déclaration ?

La DPAE de chaque salarié doit être adressée avant l'embauche du salarié (article R.1221-14 du code du travail) soit :

- au plus tôt 8 jours avant la date présumée de l'embauche ;

- au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche en cas d'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi.

 

Comment l'adresser ?

Depuis le 1er janvier 2012, les employeurs qui ont effectué plus de 1 500 DPAE au cours de l'année précédente ont l'obligation d'envoyer leurs DPAE par voie électronique. À compter du 1er janvier 2013, ce seuil sera abaissé à 500.

Tout employeur peut effectuer sa déclaration en ligne grâce au site www.net-entreprises.fr. Pour cela, il suffit de vous inscrire et vous bénéficierez d'un service gratuit, rapide et sécurisé grâce au pré-remplissage de vos éléments d'identification et, surtout, vous recevrez immédiatement un accusé de réception par DPAE que vous pourrez éditer autant de fois que vous le souhaitez.

Vous pouvez aussi effectuer cette démarche par télécopie ou lettre recommandée au moyen du formulaire Cerfa n°14738*01, que vous devez adresser au centre d'Urssaf dont relève votre établissement. Dans ces cas, vous devez conserver une copie de la déclaration, de l'accusé de réception postal de la lettre envoyée par recommandée ou, si vous adressez votre DPAE par télécopie, l'accusé de réception émis par le télécopieur.

 

Les documents à remettre au salarié

L'article R.1221-9 du code du travail prévoit que, lors de l'embauche du salarié, l'employeur doit remettre à ce dernier soit une copie de la déclaration préalable à l'embauche soit une copie de l'accusé de réception.

Toutefois, le texte précise que cette obligation est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

 

Les salariés disposent d'un droit de vérification

En application de l'article L.8223-2 du code du travail, tout salarié a le droit d'obtenir des informations sur l'accomplissement par son employeur de la DPAE. Il peut en effet s'adresser aux agents de contrôle chargés de prévenir et de réprimer le travail dissimulé (Urssaf, inspection du travail…)

L'article D. 8223-1 à D. 8223-3 du code du travail organise cette procédure. Le salarié doit faire sa demande par écrit et préciser :

- ses noms, prénom, nationalité, date et lieu de naissance ;

- son numéro d'immatriculation à la Sécurité sociale ;

- son adresse ;

- sa date d'embauche et la période de travail pour laquelle l'information relative à l'accomplissement de la déclaration préalable à l'embauche est demandée.

 

Le service de contrôle doit répondre dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande et indiquer :

- l'existence ou non d'une DPAE ;

- s'il y a eu déclaration, la date et l'heure de l'embauche indiquées par l'employeur, ainsi que la date et l'heure à laquelle il a effectué cette déclaration ;

- la dénomination sociale ou les nom et prénom, adresse professionnelle et numéro Siret de l'employeur qui a procédé à la déclaration.

 

Les sanctions encourues pour absence de DPAE

L'absence de DPAE par l'employeur est passible d'une amende de 5e classe, soit 1 500 € et 3 000 € en cas de récidive. Le non-respect de l'obligation de DPAE entraine aussi une pénalité d'un montant égal à 300 fois le minimum garanti (article L.1121-11 du code du travail). En outre, si le caractère intentionnel est démontré, l'employeur peut aussi être sanctionné au titre du travail dissimulé.

Pascale Carbillet

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