Tous les employeurs doivent participer aux frais de transports publics de leurs salariés

Depuis le 1er janvier 2009, tous les employeurs doivent prendre en charge 50 % des frais de transports public de leurs salariés sur le trajet domicile – travail. En l’absence de transports publics, ou en raison des conditions de travail de leurs salariés, les employeurs ont aussi la faculté de participer à ces frais hors charges sociales, mais dans la limite de 200 E par an. Une circulaire de la direction de la sécurité sociale en date du 28 janvier 2009 vient apporter des précisions sur ce nouveau dispositif.

Ces nouvelles règles visent à étendre à toutes les régions le dispositif de remboursement des frais de transports en commun déjà en place en région parisienne.

Prise en charge obligatoire des frais de transports publics

Depuis le 1er janvier 2009, tous les employeurs doivent prendre en charge 50 % du coût du titre d’abonnement aux transports publics de leurs salariés, sur la base des tarifs de 2e classe ou l’abonnement à un service public de location de vélo.

L’employeur n’est tenu de prendre en charge que le déplacement le plus court dans le temps entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié. Et la circulaire de préciser qu’en Île-de-France, lorsque le lieu de travail et de résidence du salarié sont tous deux situés en banlieue, il peut parfois être plus rapide de passer par Paris, et donc de souscrire un abonnement avec une zone supplémentaire. La prise en charge se fera sur la base de l’abonnement souscrit.

Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation du trajet (par exemple, un abonnement hebdomadaire de la SNCF, complété par un abonnement de bus urbain), l’employeur doit prendre prend en charge 50 % de ces différents titres d’abonnements.

L’employeur peut refuser la prise en charge des frais de transport lorsqu’il verse déjà à ses salariés, pour les déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, des indemnités d’un montant au moins égal à la prise en charge légale, ou lorsqu’il a déjà organisé le transport de ses salariés. Cependant, si le montant de la prise en charge financière existante est inférieur au dispositif légal, l’employeur doit le compléter à hauteur des 50 % du coût des frais engagés ou mettre en oeuvre le nouveau dispositif légal.

Le cas des salariés à temps partiel

Un salarié à temps partiel qui travaille au moins un mi-temps (soit au moins 17 h 30 minutes par semaine) a droit à la même prise en charge qu’un salarié travaillant à temps plein, soit 50 % de son titre d’abonnement.

Quant au salarié à temps partiel qui travaille moins d’un mi-temps, il bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport au mi-temps.

Exemple : un salarié à temps partiel travaillant 15 heures par semaine, la prise en charge de 50 % sera affectée d’un coefficient de 15/17,5. Ce qui donne pour un abonnement de 100 € une prise en charge par l’entreprise de 42,86 € (50 x 15/17,5). Alors que le salarié qui travaille 20 heures par semaine, soit plus d’un mi-temps, aura sur le même abonnement 50 € de prise en charge.

Prise en charge facultative des frais de transport personnel

Pour les salariés obligés d’utiliser leur véhicule personnel pour le trajet domicile - lieu de travail, car ne pouvant utiliser les transports en commun en raison soit de leurs absences dans le périmètre lieu de travail - domicile, soit des horaires de travail du salarié l’empêchant d’utiliser les transports en commun. L’employeur a la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant, ou d’alimentation d’une voiture électrique engagés par ses salariés. Cette prise en charge par l’employeur des frais de carburant de ses salariés est exonérée de toutes charges sociales dans la limite de 200 € par an.

Si l’employeur décide de mettre en place cette prise en charge, il doit en faire bénéficier tous les salariés de son entreprise. Attention ! Cette prise en charge ne peut se cumuler avec la prise en charge du coût des abonnements.

Mention sur le bulletin de paie

Cette prise en charge doit apparaître sur le bulletin de paye, en sachant que sur ce point, les employeurs ne pourront être pénalement sanctionnés pour une omission qu’à partir du 1er avril 2009. Cette tolérance vise seulement à laisser aux entreprises le temps d’adapter, si nécessaire, leur logiciel de paye. Mais cette tolérance n’a aucune incidence sur la date d’entrée en vigueur de l’obligation de prise en charge des frais de transports publics ou de services publics de location de vélos, qui s’applique bien à partir du 1er janvier 2009.

Les sanctions

L’employeur qui ne respecte pas l’obligation de prise en charge des transports publics est passible d’une amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (soit 750 € pour une personne physique et 375 € pour une personne morale).

L’absence de mention sur le bulletin de paie est passible d’une amende prévue pour les contraventions de la 3e classe, soit 450 €.