Toutes les règles à connaître pour loger son personnel

Loger son personnel n’est ni une obligation légale ni conventionnelle. Mais, si l’employeur veut recruter du personnel, en particulier les saisonniers des stations de sports d’hiver, proposer un logement devient un atout important, voir indispensable ! Et lorsque l’on a trouvé un toit pour ses salariés, il faut respecter par une réglementation tatillonne !

Le logement mis à la disposition d’un salarié dans le cadre de son travail constitue un accessoire au contrat de travail : il en suit donc le sort. Ainsi, la mise à disposition du logement débute au moment de l’embauche et prend fin avec le contrat de travail, qu’il s’agisse de l’arrivée du terme du contrat (CDD) ou de la rupture de celui-ci, par exemple, au cours de la période d’essai.

Complément d'article 117p16

Les caractéristiques minimales du logement
Le logement mis à la disposition du personnel doit répondre aux normes physiques prescrites par le code du travail (articles R.4228-26 à 37) qui impose un minimum de confort pour le salarié.

Il peut s’agir d’un studio loué à cette fin ou d’une chambre d’hôtel que l’on aura réservé au personnel de l’établissement, mais pas question d’entasser un maximum de salarié dans un minimum de place. En effet, le code du travail impose une surface minimale de 6 m² avec un volume habitable de 15 m3, les parties des locaux d’une hauteur inférieure à 1m90 ne sont pas comptées comme surface habitable.

Aéré de façon permanente, le logement est équipé de fenêtres ou autres ouvrants de surface transparente donnant directement sur l’extérieur et munis d’un système d’occultation. Le travailleur doit pouvoir fermer son logement et y accéder librement.

Revêtements de sols et de parois doivent permettre un entretien efficace. Ils sont refaits chaque fois que la propreté l’exige. Les locaux sont maintenus dans un état constant de propreté et d’hygiène.

Le code du travail prescrit une température de 18°, en évitant la condensation et les températures excessives.

Concernant le couchage, le code du travail impose que les couples disposent d’une chambre. Les pièces à usage de dortoir ne sont occupées que par des personnes de même sexe, et dans la limite de 6 personnes. 80 centimètres au moins doivent séparés chaque lit, les lits superposés étant proscrits.

Chaque couple ou chaque personne dispose pour son usage exclusif d’une literie et d’un mobilier nécessaires, maintenus propres et en bon état.

Enfin, chaque logement doit comprendre des lavabos à eau potable et à température réglable, à raison d’un lavabo pour 3 personnes. Serviettes et savon sont mis à la disposition des salariés hébergés. Des douches à température réglable sont installées à proximité des pièces destinées à l’hébergement, dans des cabines individuelles, à raison d’une cabine pour 6 personnes.

Certains départements ont mis en place des aides pour la création de logements. Mais dans ce cas, il convient de s’assurer que le bénéfice de ces aides ne soit pas conditionné par le respect de normes physiques supérieures à celles prescrites par le code du travail.

 Il vaut mieux fixer les règles d’utilisation du logement
Accessoire du contrat de travail, le logement n’est donc pas soumis à la réglementation relative au bail d’habitation. En effet, cette réglementation exclut expressément de son champ d’application les situations dans lesquelles un logement est fourni à titre d’accessoire d’une activité professionnelle ou d’un contrat de travail.

Pour autant, il est recommandé de fixer des règles quant aux modalités de mise à disposition du logement et de son utilisation. On préférera une annexe au contrat travail qu’une clause relative au logement incluse directement dans le contrat. On évitera d’intituler ce document « Règlement Intérieur » afin d’éviter toute confusion avec le règlement intérieur prévu par le code de travail pour les entreprises de plus de 20 salariés.

Un état de lieux décrira le matériel présent dans le logement au moment de sa mise à disposition, et cela afin d’éviter toute contestation lors de la restitution du logement.

Il est souhaitable de prendre position quant à la présence d’animaux de tout poil et de toute espèce ! L’employeur peut également interdire l’accès des logements aux personnes extérieures à l’entreprise, avec un bémol concernant le conjoint et les enfants du salarié : s’il n’est pas question de les héberger pendant toute la durée du contrat de travail, il n’est pas non plus envisageable d’interdire leur visite.

L’employeur doit veiller à définir de façon précise les prestations qui accompagnent la mise à disposition du logement, et cela afin d’éviter toute ambiguïté avec le salarié. Par exemple, l’employeur peut prendre à sa charge la consommation d’électricité ou d’eau dans une certaine proportion et prévoir que tout ce qui excéderait sera à la charge du salarié.

Enfin, un dépôt de garantie d’un montant raisonnable peut être demandé au salarié et cela afin d’assurer la remise en état du logement à l’issue de la période pour laquelle il est mis à la disposition. Un reçu concernant ce dépôt sera alors remis au salarié.

 Le logement est un avantage en nature
La fourniture à un salarié par l’employeur d’un logement à titre gratuit constitue, au regard de la réglementation de sécurité sociale, un avantage en nature et est, à ce titre, soumise à cotisations sociales.

Pour soumettre à cotisations, il faut attribuer une valeur à cet avantage. Deux options s’offrent à l’employeur : soit il retient l’évaluation selon la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation, soit il pratique l’évaluation forfaitaire du logement.

En sachant que la première option (valeur locative) est peu retenue en pratique par les employeurs de station,  parce qu’indexée sur la taxe d’habitation.

Quant à l’évaluation forfaitaire, elle  repose sur un barème de 8 tranches fixées par rapport au plafond mensuel de sécurité sociale. Pour déterminer le montant à retenir pour chaque salarié logé, on se réfère au salaire brut mensuel avant incorporation des avantages en nature, en particulier la nourriture dans le secteur. L’avantage est évalué par mois ou par semaine. L’évaluation à la semaine est égale au quart du montant mensuel, arrondi à la dizaine de centimes d’euro la plus proche.

Une évaluation spécifique est prévue lorsque le logement est occupé par deux conjoints travaillant dans la même entreprise.

 
Pas de retenue sur salaire au titre du logement
Le code du travail interdit formellement aux employeurs des Hôtels, Cafés, Restaurants de procéder à des retenues sur salaire (article L.3251-4). Cette disposition s’applique à la fourniture du logement : par exemple, l’employeur ne peut pas retenir sur le salaire des employés logés une participation au titre de la fourniture du logement. De même qu’à l’occasion du dernier salaire, l’employeur ne peut imputer sur la rémunération le prix des éventuelles dégradations qui seraient survenues dans le logement.