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Fiche pratique : l'utilisation des fiches de stock et des logiciels de gestion

Gestion et marketing - vendredi 4 janvier 2019 09:53
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Dans un restaurant, lorsque le stock devient important, la gestion des commandes ne peut plus se faire par une simple visite des réserves pour évaluer les restants. Il faut disposer de fiches des stocks qui permettent de connaître en permanence les quantités en stock. Il faut pour cela utiliser un logiciel de gestion des stocks. C'est pourquoi nous présenterons seulement les utilisations générales des fiches de stocks.



 • La fiche de stock, outil de gestion quotidienne des stocks 

Bons de livraison

Les fiches de stock sont mises à jour au fur et à mesure des entrées à l’aide des bons de livraison : le coût d’achat comprend le prix d’achat du produit au fournisseur, hors taxes et net de remises, rabais et ristournes ainsi que le coût du transport ; il ne comprend pas le montant des consignes lorsque les denrées sont livrées dans des emballages consignés par le fournisseur, montant qui sera récupéré lors de la restitution des emballages.

FICHE DE STOCK
Quantités en stock
Valeur du stock

Inventaire permanent des stocks
Facilite la gestion des commandes
(objectif : éviter les ruptures et le sur-stockage).

Les fiches de stock sont mises à jour à l’aide des bons de sorties émis par le(s) service(s) consommateurs.
La valorisation des sorties s’effectue au premier entré, premier sorti ou au coût moyen unitaire pondéré.

Bons de sortie

 

  • La fiche de stock, outil de contrôle des consommations de matières

- En raison d’une mise à jour permanente de stocks (au moins une fois par jour), le logiciel fournit le montant quotidien des consommations de matières, ce qui peut permettre, en tenant compte des stocks hors économat, de calculer un ratio matières journalier.

  • À intervalles réguliers, il faut vérifier les mentions portées sur les fiches de stock en réalisant un inventaire physique. Cette opération permettra de calculer le ratio définitif et de connaître les écarts entre inventaire physique et inventaire permanent. Ces écarts peuvent être dus au coulage mais aussi, le plus souvent, à des erreurs ou des oublis lors de la saisie des bons.

 

 Inventaire physique

Calcul du ratio définitif

   

Comparaison avec inventaire permanent

- Recherche des causes d'écart
- Mise à jour des fiches de stocks

 

  • L’utilisation de logiciels de gestion de la restauration

De nombreux logiciels ont été conçus spécialement pour intégrer toutes les fonctions de gestion dont un restaurant a besoin. Voici le schéma général de fonctionnement commun à tous ces logiciels et notamment la manière dont ils intègrent les trois fonctions : facturation (ventes), fiches techniques, fiches de stocks.

 

     • Fonctionnement d’un logiciel de gestion de la restauration

 (voir illustration)


- Le fichier 'Ventes'
 

Ce fichier est constitué à partir des informations recueillies lors de la facturation. Il contient les données relatives à la nature et à la quantité de plats vendus. Ces informations seront utilisées pour la procédure du contrôle nourriture et pour l’analyse des ventes.

 

- Le fichier 'Fiches techniques'

Ce fichier est constitué des fiches techniques de l’ensemble des prestations servies par le restaurant. Grâce à la connexion entre le fichier Fiches techniques et celui des Fiches de stocks, la mise à jour du prix des denrées s’effectue de façon automatique après chaque entrée de matière. Le restaurateur a la possibilité, avec la consultation des fiches techniques, de contrôler l’effet des variations du prix sur le ratio matières de chaque plat.

 

- Le fichier 'Fiches de stocks'

Pour chaque matière en stock est ouverte une fiche sur laquelle sont saisies les entrées en quantité et en valeur, à partir des bons de livraison ou des factures. La mise à jour des sorties de stock s’effectue en deux temps.

1. Lors de la clôture de chaque service, la nature et la quantité des plats vendus sont mémorisées par l’intermédiaire de la procédure de facturation. Une mise à jour automatique des stocks a lieu par appel simultané aux informations du fichier Ventes et du fichier Fiches techniques. Les sorties de stocks effectuées de façon automatique par l’ordinateur correspondent par conséquent aux consommations prévues, nécessaires pour la réalisation des ventes. 

À ce stade, la consultation du logiciel fournit les consommations de matières théoriques ainsi que les quantités qui doivent figurer en stock si les consommations réelles correspondent exactement aux prévisions. Cette information est généralement suffisante pour le contrôle des quantités en stock en vue des réapprovisionnements ;

2Lors de chaque inventaire, dont la périodicité varie selon les établissements, les données recueillies (c’est-à-dire les quantités réellement disponibles en stock) sont utilisées pour la mise à jour des fiches de stock. Cette opération effectuée, le logiciel fournit les consommations réelles de la période ainsi qu’un état des écarts par matière entre les consommations prévues et les consommations réelles. L’examen de cet état permet au responsable un repérage aisé des matières sur lesquelles des écarts significatifs sont apparus.

 

• Avantages des logiciels de gestion de la restauration

- Ils regroupent en un seul logiciel les fonctions principales de la gestion administrative d’un restaurant, facturation et gestion des stocks ;

- les informations recueillies sont utilisées pour les besoins de l’analyse des ventes et du contrôle nourriture sans accroissement de la charge de travail administratif puisque la mise à jour des stocks s’effectue de façon automatique en dehors de la saisie des inventaires physiques. Les informations fournies, et en particulier l’état des écarts sur matières, sont d’une grande utilité pour le contrôle nourriture.

#gestion #stocks #logiciel

Jean-Claude Oulé