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Fiche pratique : Animer un briefing dynamique

Gestion et marketing - mardi 26 décembre 2017 14:14
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Outil essentiel de la mobilisation des équipes, le briefing est - s'il est bien pratiqué - le moyen idéal de faire passer les informations du manager aux collaborateurs.



© Thinkstock


• Pourquoi faire un briefing ?

- Parce qu'il est l'un des meilleurs outils de mobilisation de l'équipe au quotidien. Vous dynamiserez l'ensemble de votre équipe en partageant des informations, vos connaissances, en incitant vos collaborateurs à partager leurs connaissances avec les nouveaux salariés, les extras, les stagiaires, les apprentis…

- Parce que c'est un gain de temps : un briefing devient utile à partir de trois personnes dans votre équipe. En effet, c'est à partir de ce nombre que passer des consignes individuellement devient fatigant.

- Parce que le briefing est l'une des rares situations d'animation collective où vous pourrez montrer votre talent de leader. Si vous renoncez au briefing, vous passerez à côté de certains avantages tels que le gain de temps, l'efficacité, le développement des attitudes d'écoute.

• Un outil qui permet d'améliorer les ventes et la qualité

Tous les jours, à tous les services, vos équipes s'adaptent à un environnement de travail en changement perpétuel : profil des clients, contenu de l'offre, plats du jour, vin de la semaine... Le briefing permet de conseiller l'équipe sur la manière de mettre en valeur les produits, de fixer des objectifs de vente et de définir ensemble comment ils pourront les atteindre. Court, le briefing reste un espace de dialogue.

Prenons l'exemple d'une crêperie, au centre d'une ville moyenne, 140 personnes en place assise par jour (plus vente à emporter) : après la formation au briefing, des points précis de vente ont été abordés tels que la suppression de l'usage du mot 'apéritif', remplacé par 'boisson'. Les responsables ont régulièrement sensibilisé les équipes et se sont eux-mêmes formés au changement pendant le briefing, les ventes d'apéritifs alcoolisés et non alcoolisés ont progressé de 20 %. De plus, l'équipe est fière de ce succès.

• Tout type de restauration est concerné

- Entreprise de toute gamme de restauration, vous visez à respecter des normes de qualité qui y correspondent,

- Entreprise familiale ou de chaîne, le briefing est l'un des outils relevant de pratiques opérationnelles des ressources humaines,

- Vente à emporter, sandwicherie, cafétéria, restauration plus conventionnelle : votre activité accueille du personnel qui n'est pas forcément diplômé en restauration, ou qui a besoin de recevoir une formation complémentaire à vos méthodes de travail. Le briefing est l'un des outils de formation permanente relevant de la responsabilité du dirigeant, du chef d'équipe.

• Scénarisez votre briefing

- Donnez la possibilité à vos collaborateurs de prendre des notes pendant le briefing, ils retiendront mieux les points importants.

- Au lieu d'expliquer toujours la même chose, faites les participer en leur posant des questions sur ce qu'ils savent, ce qu'ils sont censés savoir.

- Innovez dans votre communication, modifiez régulièrement les scénarii, vous relancerez l'intérêt.

- En fin de briefing, prenez le temps de poser les bonnes questions pour savoir ce qui reste des consignes qui viennent d'être données.

- Mettez en place un suivi des connaissances de ce qu'ils ont appris lors du briefing, d'une façon agréable, pour ne pas recréer des ambiances de banc d'école...

• L'aide mémoire quotidien

Quantité des informations : précises et limitées, elles sont comprises par tous. Ex : le plat du jour, le vin du mois, la réservation… ;

Utiles pour l'équipe (efficacité dans le travail), les clients (confort, respect des temps) et l'entreprise (l'un des produits réalisant la meilleure marge) ;

Organisation spécifique au service : se centrer sur ce qui sera applicable dans le service du jour : capacité de la cuisine à envoyer, coordination des tables en banquet ;

Temps maîtrisé : formateur dans la démarche, le responsable du briefing a la maîtrise du temps nécessaire pour faciliter l'assimilation par ses collaborateurs ;

Initiative : le briefing facilite l'initiative individuelle dans une organisation prévue pour une équipe : à chacun sa démarche de mise en valeur d'un produit, dès l'instant qu'il s'agit d'une démarche commerciale reconnue ;

Désir de progresser : cultiver un bon climat des échanges pour que chacun - collaborateur, responsable et entreprise - ait envie de progresser ;

Innovation : l'animateur du briefing sait renouveler son scénario pour maintenir l'intérêt de son auditoire : modifier régulièrement les contenus de votre scénario ;

En 8 points : les 8 points-clés qui font un briefing réussi : par quoi allez-vous commencer, comment le terminerez-vous ?

Ne vous trompez pas de sujet : le briefing quotidien est une action de coaching d'équipe, pas une opération de censure.

• Pas de briefing sans débriefing

Alors que le briefing est une descente d'information du responsable vers les opérationnels de l'équipe, le débriefing est une remontée d'information des opérationnels vers le responsable. Le débriefing est efficace pour connaître les difficultés rencontrées concrètement au cours du service et vous permettra de les corriger.

Exemple : un mot du menu a suscité la même question de la part de plusieurs clients, un serveur n'a pas su expliquer un terme nouveau, difficulté de coordinations entre salle et cuisine...

• Comment et quand faire le briefing ?

- À la fin du service, glisser un mot à chacun, individuellement, au fur et à mesure qu'ils quittent leur service.

- Après un changement de carte ou une grosse modification de l'organisation, à la fin du service, deux ou trois fois dans la semaine ;

- En début de saison, à l'arrivée du gros des troupes, à la fin de chaque service, organiser une réunion vous permettra d'affiner la mise en route. Avec persévérance, faites-le tous les jours, pendant deux semaines.


André Picca
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