L'Hôtellerie Restauration No 3723

PRODUITS & ÉQUIPEMENTS Nouvelles technologies 1. Que doit m’apporter le système d’information ? L’amélioration de la productivité, une réduction des coûts, une optimisation de votre organisation, un ap- port de clients supplémentaires, un accroissement du chiffre d’affaires, une visibilité sur internet, de nou- veaux canaux de clientèle, un meilleur contrôle de votre activité, une meilleure connaissance de vos clients, une production de résultats (rapports et tableaux de bord), une vision chiffrée de votre activité… 2. Quel périmètre ou quels domaines doit couvrir le système d’information ? La réservation, les plannings, les prix, la facturation, les encaissements, les achats, les stocks, la production, la gestion des clients et des prospects, la visibilité et la stratégie internet, le contrôle de gestion, la comptabili- té, la finance, les paies, la communication, de nouveaux services pour vos clients… 3. Quels processus faut-il informatiser ? Après la description synthétique de vos activités, la notion de processus est un moyen de formaliser le fonc- tionnement de votre entreprise dans le but de le décrire, le partager et l’analyser, répartir les rôles et responsabi- lités, identifier les points de coordination, de synchroni- sation et de contrôle entre activités et processus, définir les moyens de pilotage (rapports, tableaux de bord, indi- cateurs…). 4. Quelles fonctionnalités doivent être prises en compte par votre système d’information ? Listez et classez par ordre d’importance hiérarchique les fonctionnalités souhaitées (indispensables, nécessaires, souhaitables, confortables, inutiles). 5. Quels utilisateurs/collaborateurs/ partenaires seront touchés par l’utilisation de votre système d’information ? Définissez les postes et les liens qui devront être établis par le système informatique au niveau humain. 6. Avez-vous les ressources et les compétences pour mettre en place et faire vivre un système d’information ? La recherche, le choix et la mise en place d’un outil de gestion informatisé nécessitent des ressources et du temps. Paramétrage, saisie, exploitation, mise à jour des données, maintenance : ces ressources et ce temps font partie de la prestation de votre fournisseur lors de l’ins- tallation. Il faut également trouver du temps et des res- sources pour le mettre en place au sein de votre organi- sation, vous l’approprier pour en assurer l’exploitation au quotidien. 7. Y a-t-il des contraintes ? • Techniques : environnement, technologies, réglemen- tations, architecture… • Opérationnelles : horaires d’ouverture, charge de tra- vail, niveau de qualité attendu, clients… • Humaines : disponibilité du personnel, capacités in- tellectuelles, formation, motivation, résistance au chan- gement… • Délais : impératifs de date dans le cadre d’une ouver- ture, d’un début de saison… • Budget : la notion de budget est capitale et doit être 8 questions pour définir ses besoins