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Thierry Longeau


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Investir dans un logiciel de gestion des achats, des stocks et de la production

Même si la gestion des achats, des stocks et de la production n’est pas toujours une priorité, un logiciel de gestion vous aidera à suivre vos prix d'achat, de revient des produits, vos fournisseurs, la valorisation de vos fiches techniques, vos consommations de matières et vous permettra de vérifier votre rentabilité. Votre seule contrainte pour atteindre ces objectifs est de mobiliser le temps nécessaire pour le paramétrage des données, produits, prix, fournisseurs, recettes, et de saisir régulièrement vos commandes, livraisons et inventaires.


© Thinkstock

Faut-il investir dans un logiciel ?

La gestion des stocks d'un restaurant, un bar, une brasserie ou d’un hôtel est peu différente des processus de gestion des stocks d'une entreprise produisant des biens destinés à la consommation. On y retrouve les mêmes schémas de flux.
Achat de matières premières > stockage > transformation pour fabrication de produit finis > stockage de produits finis > distribution > vente
La complexité d'un restaurant réside dans le fait que les lieux de stockage, de production, de distribution et de vente sont souvent confondus et que les clients-consommateurs sont toujours présents au centre du dispositif.
L’objectif de la gestion des achats, stocks et production consiste à suivre les flux de marchandises et les mouvements d'inventaires pour apporter une vision quasiment en temps réel des informations de stocks et des indicateurs de gestion, afin de comparer ce qui se passe avec ce que l'on avait prévu.
Le calcul des ratios matière peut être une priorité pour certains établissements, sans pour autant passer par un système de gestion des ventes intégré. Il existe donc plusieurs démarches pour le restaurateur ou l'hôtelier suivant son degré d'exigence, ses besoins et ses impératifs de gestion.

La démarche comptable

Elle s'appuie sur le ratio matière global.
C'est la méthode comptable la plus simple, qui consiste à déterminer son ratio matière ou son coût matière sur une période choisie (mois, trimestre, année).

Consommation de matière mensuelle hors taxes ÷ chiffre d'affaires (CA) mensuel hors taxes

Elle peut s'appuyer également sur le ratio matière ou le coût matière par famille.
C’est la méthode comptable et analytique pour déterminer un ratio matière par famille de produits : nourriture, vins, alcools, caféterie, etc.

Consommation de matière HT famille A ÷ CA HT famille A
Consommation de matière HT famille B ÷  CA HT famille B, etc.

Cette méthode vous oblige à valoriser votre inventaire par famille de produits, différencier vos achats de matières par famille de produits et à avoir une segmentation par famille de vos ventes qui correspond à vos familles d’achat. Elle a le mérite de donner plus d’informations qu'un ratio global.

Ces deux méthodes permettent uniquement de calculer un ratio matière réel globalisé, qui est un indicateur parmi tant d'autres. Produit à posteriori, il ne permet que de comparer un résultat réalisé global à un résultat attendu global et ne permet pas l'analyse des différences ni la mise en place d'actions correctives adéquates et ciblées.

Inconvénient de cette méthode, vous vous poserez toujours les questions suivantes :
• Mes ratios sont-ils bons ou sont-ils mauvais ? À quoi puis-je les comparer ? Comment les comparer à d'autres indicateurs ?
• Pourquoi mon ratio nourriture est-il de 30 % au lieu des 28 % prévus ? D’où provient cette différence ? Représente-elle du coulage ?
• Est-ce que j'achète trop cher ? Les prix facturés sont-ils en accord avec les prix négociés ?
• Mes livraisons correspondent-elles à mes réceptions de marchandise ? Correspondent-elles à mes factures ?
• Ai-je reçu tous mes avoirs ?
• Mes portions respectent elle les quantités que j’ai prévu ?
• Combien me coûtent mes repas personnels ? Combien me coûtent mes offerts ?
• Sur quels produits augmenter ma marge ?
La liste des questions peut être longue, d'où la nécessité d'introduire un outil de gestion pour lever toutes ces interrogations.

La démarche de gestionnaire

Cette démarche consiste à mettre en place un outil logiciel ayant pour objectif la gestion des flux de matières depuis les achats des marchandises, leur lieu de stockage, leur transformation jusqu'à la vente des produits finis. La production de nouveaux indicateurs de gestion permettra la comparaison, l'amélioration et l'optimisation de la gestion de ses achats, de ses stocks et de sa production.

Comment

Cette démarche implique de définir des processus, des standards et d'allouer un minimum de moyens humains pour faire fonctionner l'outil informatique.
Outre le fait d'enregistrer ses ventes par produits sur un terminal point de vente, ce qui est le cas de la plupart des établissements aujourd'hui, vous devrez passer du temps pour paramétrer de votre logiciel et pour l’exploiter. Vous pouvez opter pour un logiciel de gestion simple ou un logiciel complet.

Quelles fonctions du logiciel utiliser ?

Identifier les marchandises

La création et la gestion des produits à l'achat, des unités d'achat et du lieu de stockage vous permettra de pouvoir enregistrer vos commandes, vos livraisons, vos sorties, saisir un inventaire initial et un inventaire de fin de mois valorisé. Il vous permettra de constater les premiers écarts entre vos commandes et vos livraisons (en quantités, qualité, prix) puis entre vos livraisons de produits et vos factures (en quantités ou en prix), de générer les avoirs à demander à vos fournisseurs, de produire un inventaire théorique (par la consommation théorique), qui sera à comparer à votre inventaire physique (celui que vous avez réalisé dans vos réserves).

Identifier et gérer la production et consommation des produits

Il est nécessaire de créer des fiches techniques pour construire et respecter les recettes de la carte, mais aussi pour déstocker les quantités de matières premières des produits à la vente, déstocker les pertes de produits, déstocker les offerts et les repas du personnel. Ces fiches techniques permettront de calculer votre consommation théorique sur toutes les sorties de marchandises et de produire des écarts de consommation en les comparants à votre consommation réelle, qui provient de l’inventaire physique.
Ainsi, si votre ratio nourriture est de 31 % au lieu de 28 %, votre logiciel de gestion des stocks doit être capable d'identifier une surconsommation de matière, la nature de la surconsommation (en quantité ou/et prix) ou tout autre incident, ainsi que chaque produit concerné par ces faits.

Votre logiciel permettra de produire un ou plusieurs ratios théoriques que vous pourrez comparer aux ratios réels afin de déterminer vos écarts : entre le ratio théorique (ce que j'aurais dû consommer) et le ratio réel (ce que j'ai réellement consommé).
Ainsi, un logiciel de gestion des achats, stocks et production permet de produire des écarts de consommation globaux ou par produits, identifie et valorise ces écarts en une démarque connue (les offerts, les remises, les pertes, les repas personnels) et en une démarque inconnue (les écarts que l'on n'a pas pu identifier), globalement et/ou produit par produit. Il vous permet ainsi de prendre les mesures adaptées à la correction de chacun de ces écarts.

Le logiciel doit permettre de lancer un calcul d'indicateurs en cours de période afin d'anticiper les actions correctives et ne pas attendre la fin du mois pour constater un mauvais ratio.

Enfin, votre logiciel doit vous permettre de connaître en temps réel le coût de revient des fiches techniques afin d'être certain de bien vendre, de proposer les bons produits aux bons prix et ainsi faire varier les cartes et les menus plus rapidement.

Suivant les différents logiciels, on peut également trouver de nombreuses autres fonctionnalités comme la gestion des inventaires tournants, ponctuels, les volumes d'achats réalisés chez les fournisseurs, l'évolution des prix d'achats d'un produit, la contribution à la marge de chacun des produits pour aider à remodeler et optimiser la carte, une aide à la prévision de commande, des stocks d'alerte, des journaux d'achats, ventes, une interface vers votre logiciel de comptabilité…

Combien coûte un logiciel de gestion de stocks et d'achats

Le coût d'un logiciel de gestion des stocks varie selon les fonctions et les modules qui le composent ainsi que le nombre d'utilisateurs souhaités. On trouve aujourd'hui des logiciels de gestion des stocks à partir de 400 € pour les plus simples (gestion des entrées et sorties, et inventaires) jusqu'à 2 500 € pour les plus complets, auquel il faudra ajouter en option le support utilisateur et/ou la mise à jour logiciel.
L’autre modèle économique est l’abonnement mensuel qui comprend la fourniture d’accès à un logiciel hébergé par l’éditeur (mode SAAS, Cloud) le support utilisateur, les mises à jour du logiciel. Ces abonnements varient entre 50 € par mois pour les plus simples et 200 € par mois pour suivant les différents modules choisis pour les plus complets.
Vous devez donc bien appréhender et décrypter les offres des fournisseurs pour évaluer correctement vos besoins en termes de gestion et de fonctionnalités.

Exemple d'investissement pour un restaurant

- Matériel : ordinateur + écran + imprimante de 500 à 1 200 €.
- Logiciel : de 400 à 2 500 € ou 50 à 200 € par mois ;
- Formation : d’un jour de formation pour les logiciels simples (de 500 à 850 €) à 7 jours de formation pour les logiciels les plus complets (de 500 à 6 000 €).
• Ressources humaines à mobiliser dans votre établissement
- Formation : voir ci-dessus.
- Paramétrage des données : (fournisseurs, produits, unités, stock, fiches techniques, produits de vente, etc.) d’un à trois mois (suivant le temps consacré).
- Exploitation du logiciel : une à huit heures de temps par jour, 5 jours par semaine suivant les volumes et types d'établissements.
- Premier résultats : de 4 à 8 mois.

Bénéfices de l’investissement dans un logiciel

Suivant les différents types d’établissements et d’offres, on peut constater des gains objectifs et subjectifs.

Gains objectifs

- Gain sur les achats : de 2 à 7 points
Pourquoi ? Une meilleure gestion entraîne un meilleur contrôle des flux de marchandises et une diminution du volume des achats.
La mise en place du contrôle de la réception des marchandises permet de constater immédiatement les écarts sur les quantités ou prix et de générer les avoirs à demander à vos fournisseurs. C’est un excellent levier pour le de contrôle de vos fournisseurs.
- Gains sur les ratios : de 1 à 4 points
Pourquoi ? La mise en place de fiches techniques et le respect de celles-ci entraînent le respect des coûts de fabrication, d'où le respect des ratios prévisionnels. C’est un excellent levier de sensibilisation pour le chef de cuisine et son équipe.
- Gains sur les ventes : de 1 à 3 points
Pourquoi ? L'analyse des ventes et de la contribution à la marge de chacun des produits, pondérée par le nombre de produits vendus, permet d'optimiser son offre en termes de prix de vente et de marge. C’est un excellent levier de sensibilisation de l’équipe de vente, pour pousser les produits à forte marge…

Gains subjectifs

- La démarche de mise en place d'outils, de procédures et de contrôles influent directement sur la gestion de l'entreprise.
- La démarche de mise en place d'une gestion des stocks peut devenir un outil de motivation et de management.
- La démarche de gestion sensibilise chaque acteur de l’entreprise aux résultats de l'établissement.
- La démarche permet de prendre du recul sur les tâches quotidiennes et concentrer ses efforts sur ses clients et la commercialisation de son établissement.

Les éventuelles difficultés lors de la mise en place du logiciel

Généralement, la première phase de la mise en place du logiciel (création produits, enregistrement des réceptions et saisie des inventaires) se passe bien lorsqu'on a fait en sorte de réunir tous les éléments pour paramétrer les données dans le logiciel et les exploiter. En revanche, la deuxième phase (création des fournisseurs, fiches techniques et déstockage par les ventes, écarts de consommation) est souvent plus délicate.
Cette deuxième phase représente un investissement de temps pour l'exploitant et les résultats produits ne sont fiables qu'après une période de rodage des données du logiciel. La vérification des fiches techniques (unités et grammages), l'analyse des écarts dus à un mauvais paramétrage et d’autres facteurs sont normaux au début et ne doivent pas décourager. C'est la phase où il faut persévérer et où on obtient toutes les récompenses !

Les principaux écueils lors de la mise en place d'une gestion des stocks sont liés aux paramètres suivants :
- la direction de l'établissement n'est pas suffisamment impliquée dans le projet ;
- le manque de ressources et le manque de temps affectés aux paramétrages et à la mise en œuvre du projet ;
- le manque de ressources et le manque de temps affectés aux opérations d'enregistrement des mouvements ;
- le manque de temps consacré à l'analyse des résultats du logiciel, à la recherche des incohérences et aux corrections des erreurs ;
- les opérations d'enregistrement ne sont pas faites au jour le jour ;
- les inventaires ne sont pas effectués en fin de mois ;
- les saisies des inventaires ne sont pas effectuées ;
- les fiches techniques ne sont pas créées ;
- les pertes et les offerts ne sont pas enregistrés ;
- les ventes ne sont pas saisies automatiquement ni même manuellement etc.

Exemples de fonctionnalités d’un logiciel de gestion

Pour définir précisément les fonctionnalités que vous souhaitez pour votre logiciel, cochez celles dont vous avez besoin dans la liste ci-dessous.
o Outil intégré ou interfacé a votre logiciel d’encaissement.
o Mono-société (un établissement) ou multi-sociétés (plusieurs établissements).
o Mono-points de vente ou multi-points de vente (bar, restaurant 1 restaurant 2, plage..).
o Mono-stock (un seul lieu de stockage) ou multi-stocks (plusieurs lieux de stockage et économat central).
o Gestion et classification des produits à l'achat (simples ou composés).
o Gestion des mercuriales fournisseurs, des prix.
o Gestion des commandes et envoi des commandes au fournisseur, e-mail, PDF, flux EDI.
o Réception des marchandises.
o Génération des avoirs sur les prix, quantité et suivi.
o Rapprochement des bons livraison avec les factures ou relevés de factures.
o Édition d’états préparatoires de l'inventaire et de saisie de l’inventaire.
o Types d’inventaires souhaités, partiels, tournants, complets.
o Valorisation du stock (méthodes fifo, lifo, PMP, dernier prix…).
o Gestion des fournisseurs, conditions, tarifs, jours de livraison, historiques, règlements…
o Transferts de stock à stock et sessions de marchandises entre points de vente.
o Aide à la commande, prévisions de commandes.
o Fiches techniques et recettes, ratios, marges, coûts matière, simulateurs, déroulés des recettes.
o Gestion des poids bruts et des poids nets.
o Fiches menus, menus à choix.
o Gestion de production, calcul des besoins nets, mise en fabrication, déclaration de production.
o Lecture codes à barre (livraison et inventaire).
o Interface EDI catalogue produits, commandes, bons de livraisons, factures.
o Module d’appel d’offre aux fournisseurs.
o Gestion des produits finis.
o Déstockage automatique par les ventes (avec la facturation) et/ou manuel.
o Calcul et analyse des écarts. Classement ABC, Pareto.
o Analyse des ventes, optimisation des marges et des ventes.
o Calcul des valeurs nutritionnelles, suivi des allergènes
o Traçabilité des produits, suivi des lots, DLC, DLUO, contrôle HACCP.
o Module mobilité sur tablette (connecté ou hors ligne) pour la réception marchandise ou la saisie inventaire.
o Interface vers votre comptabilité (pour les factures fournisseurs, OD de fin de mois...).

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Mise à jour : décembre 2020


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