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Droit et réglementation en CHR
Pascale Carbillet


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Les caisses enregistreuses doivent être sécurisées

Les utilisateurs de systèmes d'encaissement doivent utiliser des logiciels ou systèmes sécurisés, sous peine d'amende fiscale.

Il a toujours été interdit de frauder le fisc. La nouvelle réglementation entrée en vigueur au 1er janvier 2018 n'a rien changé sur cette exigence demandée aux commerçants. Mais elle oblige désormais les utilisateurs de systèmes d'encaissement à utiliser des logiciels ou systèmes de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale. Cette nouvelle réglementation (en application de l'article 88 de la loi de finances pour 2016) interdit en effet les caisses enregistreuses qualifiées de permissives, c'est-à-dire qui donnent la possibilité de supprimer des recettes. 

Les logiciels de comptabilité ou de gestion ne sont pas concernés par le dispositif (article 105 de la loi de finances pour 2018). Pour aider les professionnels, le site impots.gouv.fr a mis en place une foire aux questions. L'administration fiscale y précise notamment ce qu'elle entend par logiciel ou système de caisse. Il s'agit d'"un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis."

Qui est concerné

Quels professionnels ?

Est concernée par l'obligation prévue à l'article 286- I, 3° du code général des impôts (CGI) toute personne (physique ou morale) assujettie à la TVA, lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, y compris en ligne. En revanche, cette obligation ne concerne pas les personnes assujetties dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA (notamment les auto-entrepreneurs), ainsi que les opérations entre personnes assujetties à la TVA (opérations B to B) qui font obligatoirement l'objet d'une facturation.

Quels logiciels ou systèmes de caisse ?

Ce n'est pas la dénomination, mais l'utilisation du logiciel ou système de caisse qui va entraîner l'application de la loi. L'administration fiscale précise qu'il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question, mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l'enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les clients particuliers doit être considéré comme un logiciel ou système de caisse.

Les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients qui ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du dispositif. De même, si les opérations enregistrées concernent à la fois des clients particuliers et des clients professionnels. En revanche, sont exclus du dispositif les logiciels ou systèmes de caisse n'enregistrant que des transactions entre clients assujettis à la TVA (B to B). 

En ce qui concerne les logiciels multifonctions (comptabilité, gestion et caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse-encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Certificat ou attestation de conformité

Le commerçant doit être en mesure de produire un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité pour chacun des logiciels ou des systèmes de caisse qu'il détient ou une attestation de conformité délivrée par l'éditeur, afin de justifier que ceux-ci sont bien conformes. 

Certificat de conformité

Deux organismes sont accrédités pour délivrer les certificats de conformité aux éditeurs de logiciels ou systèmes de caisse : Afnor certification (référentiel NF525 gestion encaissement) et le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE), pour le référentiel de certification des systèmes de caisse.

Pour le référentiel NF525, vous pouvez trouver la liste des produits certifiés sur www.infocert.org, onglet liste des produits certifiés.

Pour le référentiel de certification des systèmes de caisse, la liste des produits certifiés par LNE est disponible à l'emplacement suivant : www.lne.fr/recherche-certificats

Attestation de conformité

L'éditeur du logiciel peut aussi délivrer une attestation de conformité au modèle fixé par l'administration fiscale (BOI-LETTRE-00242-2 du 3 août 2016). Cette attestation comporte deux volets : l'un à remplir par l'éditeur du logiciel et l'autre par l'entreprise qui acquiert le logiciel.

Quelles sanctions ?

Faute de produire une attestation ou un certificat de conformité, le commerçant est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Il dispose d'un délai de 30 jours pour fournir l'attestation ou le certificat. Si le commerçant produit, dans le délai imparti, les justificatifs du matériel détenu et mentionné sur le procès-verbal, l'amende n'est pas appliquée. 

Si le professionnel n'a pas de matériel conforme, il devra régler l'amende de 7 500 € et devra s'équiper d'un nouveau système de caisse certifié dans un délai de 60 jours pour ne pas être sanctionné d'une deuxième amende de 7 500 €.

En complément

BOI du 3 août 2016 relatif aux obligations de conformité d'un système de caisse ;

Modèle d'attestation de la conformité du système de caisse ;

Foire aux questions relative à l'obligation d'utiliser des logiciels de caisse et système sécurisé.


Autre fiche pratique sur les caisses enregistreuses

Est-il obligatoire d'avoir une caisse enregistreuse ?
Caisses enregistreuses : vos questions

Mise à jour : décembre 2019

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