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Droit du travail en CHR (+ modèles de contrats et fiches de paie)
Pascale Carbillet


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Comment calculer les droits à congés payés

2,5 jours de congés par mois de travail
Absences assimilées à du travail effectif
Période de référence
Calculer les droits à congés payés
Calculer par équivalence en cas d'année incomplète
Réduction proportionnelle à l’absence

La loi reconnait un droit à congés payés pour tous les salariés.  Mais comment calculer ces droits. Sur quelle période ? Quelle est l’incidence des absences ?
Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur (Art. L.3141-1 du code du travail). Et ce, quels que soient la nature de son contrat, sa catégorie professionnelle et son temps de travail (CDI, CDD, temps plein ou temps partiel).
En revanche, n’étant pas titulaires d’un contrat de travail, les mandataires sociaux et les stagiaires sont exclus du droit à congés payés.

2,5 jours de congés par mois de travail

L'article L.3141-3 du code du travail prévoit que tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours par mois de travail effectif chez le même employeur, sans que la durée totale de ce congé puisse être supérieure à 30 jours ouvrables, soit 5 semaines de congés payés par an. 
Ce droit à congés payés s’ouvre automatiquement dès l’embauche. Par conséquent, un salarié en période d’essai acquiert des jours de congés payés comme tout salarié. Si l’employeur rompt la période d’essai, il doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés. 
Le droit à congé annuel du salarié se calcule sur la base des périodes de travail effectif recensées au cours de la période de référence qui va du 1er juin au 31 mai. 
La loi ne définit pas la notion de travail effectif. Selon la jurisprudence, il s’agit des périodes réellement travaillées dans l’entreprise, ce qui inclut la période d’essai et le préavis. Il en est de même lorsque l’employeur dispense le salarié d’effectuer son préavis. En revanche, si c’est le salarié qui demande à être dispensé de préavis, celui-ci n’est pas pris en compte pour calculer les congés payés.

Absences assimilées à du travail effectif

L’article L.3141-5 du code du travail prévoit que certaines périodes d’absences sont considérées comme du travail effectif pour le calcul des droits à congés payés et notamment :
Les périodes de congé payé ; 
Les périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ; 
Les contreparties obligatoires en repos des heures supplémentaires ;
Les périodes de suspension du contrat de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle, mais dans la limite d’une durée ininterrompue d'un an ; 

Attention ! Les arrêts de travail pour maladie ne permettent pas d’acquérir des congés payés.

Période de référence

Le point de départ de la  période de référence pour le calcul des droits à congés payés est fixé au 1er juin (art. R.3141-4). La loi travail permet que le point de départ puisse être fixé par un accord d’entreprise ou d’établissement ou à défaut un accord de branche (art. L.3141-10).
Faute d’un tel accord, le nombre de jours de congés se calcule sur une période de référence qui commence le 1er juin et se termine le 31 mai. Pour calculer les droits à congés 2019, il faut donc se référer à la période de référence qui va du 1er juin 2018 au 31 mai 2019. Pour les salariés qui entrent dans l’entreprise en cours d'année, le début de la période de référence correspond à la date d'entrée dans l'entreprise. 

Exemple : un salarié intègre l’entreprise au 1er janvier 2019. Sa période de référence commençant à cette date, il aura donc travaillé 5 mois pendant la période de référence et aura droit à 12,5 jours de congés payés (5 x 2,5) pour cette année. Une fois ses congés payés acquis, le salarié pourra les prendre pendant la période de prise de congés payés, qui est fixée du 1er mai 2019 au 30 avril 2020.

Calculer les droits à congés payés

Si les règles sont relativement simples pour un salarié qui a travaillé pendant une année complète, il faut cependant utiliser le calcul par équivalence pour un salarié qui n'a pas été présent pendant toute la période de référence (par exemple pour cause de maladie ou d’embauche en cours d’année). En effet, aux termes de la règle des équivalences fixée par l’article L.3141-4 du code du travail, un mois de travail effectif est équivalent à 4 semaines ou 24 jours de travail. Cependant, selon l’interprétation communément admise, il convient de retenir une période de 20 jours lorsque l’horaire hebdomadaire est réparti sur 5 jours.

Calculer par équivalence en cas d'année incomplète

Le calcul par équivalence s'applique chaque fois que le salarié n'a pas travaillé pendant toute la période de référence et que ce mode de calcul favorise le salarié. Le mode de calcul est différent selon qu'il totalise des mois complets ou non, ou si le nombre de semaines ne tombe pas juste.
 Exemple : Un salarié travaillant 5 jours par semaine a été absent 14 semaines consécutives sur 4 mois et 11 jours sur 3 semaines dans un même mois. Il convient d’opérer 3 calculs distincts : par moi entier, par période de 4 semaines et par période entière de 20 jours (5 jour x 4 semaines), et de retenir le calcul le plus favorable pour le salarié :
Décompte par mois :
7 mois complet ont été travaillés : 7 x 2,5 jours = 17,5 arrondis à 18 jours.

Décompte par période de 4 semaines :
35 semaines complètes ont été travaillées (soit 52 – (14 + 3). Il a donc travaillé 8 périodes complètes de 20 jours. Ce qui lui donne droit à 8 x 2,5 jours = 20 jours.

Décompte par période de 20 jours : 
179 jours ont été travaillés : 260- (14 x 5) + 11. 
8 périodes complètes de 20 jours ont été travaillées, ce qui donne 20 jours de congés payés (8 x 2,5 jours). Ce salarié aura donc droit à 20 jours de congés payés.

Réduction proportionnelle à l’absence

L’absence du salarié non assimilée à du temps de travail effectif ne peut avoir pour effet d’entrainer une réduction de ses droits à congés plus que proportionnelle à la durée de cette absence (Art. L. 3141-6).
Les conditions d’application de cette règle légale et la manière dont il convient mathématiquement d’apprécier la proportionnalité qu’elle impose ne sont pas très claires. Il convient de comparer la méthode de calcul par équivalence et celle de la réduction proportionnelle et de retenir la plus favorable pour le salarié.
En reprenant l’exemple précédent, le salarié a été absent 81 jours (14 semaines x 5 jours + 11 jours) et a travaillé 182 jours.

Pour appliquer la réduction proportionnelle, on peut recourir à une règle de trois :
Pour 260 jours travaillés, on a droit à 30 jours de congés payés.
Donc pour 182 jours travaillés on a droit à : (30 x 182) : 260 = 21 jours.
En raison de cette règle de proportionnalité, le salarié aura droit à 21 jours de congés et non pas 20.

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Comment décompter les congés payés
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Mise à jour : juin 2019

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