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Jean Marie BRANDON    Lundi 30 mars 2020 21:49
Planning réception hôtel : où trouver un modèle ?

Bonjour,
Quant le confinement sera derrière nous, nous allons ouvrir notre structure hôtelière de 26 unités, classement 2**.
Voici plusieurs jours que je tente de planifier les horaires de la réception. 1 manager et 4 réceptionnistes devront couvrir la présence H24/24. En tenant compte de cette exigence et de ma volonté de leur laisser un WE complet de repos régulièrement, j'avoue que je suis planté.
J'ai le sentiment que mon cas n'est pas une exception et qu'il y a quelque part dans notre beau pays, un modèle similaire.
Aussi, si quelqu'un détient la formule magique, je suis preneur.
dans cette attente, soyez attentif au covid 19 et restez chez vous.
Bien cordialement

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André PICCA    Mardi 31 mars 2020 07:17

Bonjour Monsieur Brandon,
quelquefois, il vaut mieux prévoir des temps partiels pour couvrir toutes les plages horaires, que des temps plein, avec des heures supplémentaires. Ce point de vue est celui du "jour d'avant", parce que employeur et salariés étaient dans un schéma standard.
or, nous ne savons pas quels seront les nouveaux schémas pour "le jour d'après", car le tremblement de terre rebat toutes les références.
Lorsque l'on parle des attentes des collaborateurs, quelles seront-elles ? Comment seront-elles exprimées ?
Lorsque l'on évoque ce qu'une entreprise peut offrir dans le "panier-emploi" ? Est-ce que elle pourra apporter la même chose ? formulée dans les mêmes termes ?
Prenons rendez-vous ici, sur ce blog, pour partager "ce nouveau monde".
Pendant ce temps, prenez soin de vous ,et si, comme nous (ma femme et moi), vous êtes atteint du Covip 19, nous l'avons combattu, et nous l'avons vaincu, suivi avec clairvoyance par notre médecin de famille, au domicile.
Je serai encore là pour d'autres victoires demain !

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Jean Marie BRANDON    Mardi 31 mars 2020 15:31

Monsieur Picca, bonjour,

Merci pour votre retour, plein de philosophie et sagesse.
Effectivement l'option du temps partiel est envisageable et certainement une solution.
Quand j'ai commencé à réfléchir à la question, je me suis attaché à l'équation suivante : 24h/j x 7j < 35h/s x 5 pax.
qui permet d'avoir une couverture totale.
La problématique est la répartition de temps de chaque salarié.
Je continue à cogiter en attendant la fin du confinement.
Je suis heureux que votre combat et celui de votre épouse furent victorieux contre la maladie, ce qui nous permettra dans un proche avenir de repenser ensemble à mon petit problème.

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X    Samedi 11 avril 2020 10:12

Bonjour,
le calcul de base (sur le nombre d'heures à réaliser) est bon. Cependant dans la réalité, chaque salarié ne peut pas arriver pour prendre son shift juste au moment où l'autre part car il faut au moins passer les consignes (compter au minimum 30 minutes soit 1h par shift), si ce n'est en plus comptabiliser les moments où ils ont besoin d'être deux personnes pour éviter les temps d'attente trop long, les renseignements de conciergerie et autres situations... (pensez également à la vie commune de salariat: construire et fédérer une équipe et non pas uniquement des personnes qui se croisent et ne se connaissent pas, les moments où ils doivent prendre une pause: déjeuner et dîner...)
Mais aussi en fonction de votre établissement où toutes ces heures ne sont pas forcément utiles.

Je ne connais pas votre établissement (ses caractéristiques, sa clientèle), ni où il se situe. Toutefois, pour un 2 étoiles, vous n'avez pas d'obligation à disposer d'une réception ouverte H24. Seule une présence sur place pour la sécurité est obligatoire il me semble. Vous pouvez donc envisager que la personne qui est sur place la nuit, bénéficie d'un logement et qu'il est d'astreinte (vous pouvez peut-être envisager de prendre un étudiant en hôtellerie que vous logez gratuitement ou non en échange...). Seules les heures réalisées seront alors décomptées en temps de travail d'astreinte. Un interphone ou un digicode pouvant permettre les arrivées tardives plus facilement. En fonction de vos moyens, un terminal peut également faire office pour les départs avant l'heure d'ouverture de la réception.

Concernant le planning en lui-même. Le fait de donner un "week-end régulièrement" est appréciable par chacun différemment. Dans la réalité, c'est bien compliqué à organiser.
De mon côté, lorsque j'étais réceptionniste, nous travaillions sur un planning régulier et stable de telle manière :
- Récept. A: repos en lundi et mardi
- Récept. B: repos en mercredi et jeudi
- Récept. C: repos en samedi et dimanche
Ce rythme restait le même pendant 2 mois. Au terme des deux mois, A passait en B, B en C, C en A. Lorsque C enchaînait ses 2 mois de samedi-dimanche en 2 mois de lundi-mardi, il bénéficiait de 4 jours de repos consécutifs: samedi-dimanche-lundi-mardi.
De manière légale, sauf erreur de ma part, il est demandé aux employeurs de donner au MINIMUM 1 week-end par mois à chaque salarié (3 we sur 3 mois).
De manière mathématique, ce système permet de donner ASSUREMENT PLUS d'un week-end par mois (4 we sur 3 mois).
C'est un planning que j'ai repris et que j'applique désormais où je travaille en tant que manager. J'ai seulement changé la période de deux mois à un mois. Cela permet à chacun d'attendre uniquement 2 mois au lieu de 4 pour avoir des week-ends.
C'est une solution que je n'ai pas imposée mais que j'ai proposée et qui a été acceptée principalement car j'ai mis en avant le fait que cela permet:
- d'anticiper le planning sur 3 mois que vous pouvez donner un mois à l'avance et permet donc à chaque salarié d'anticiper sur les mois futur de manière plus aisée pour s'organiser (pensez à leur vie privée)
- d'avoir pour sûr un week-end de plus assurément qu'ils n'ont pas forcément s'ils vont travailler ailleurs ou si vous travaillez sur un planning différent.

Toutefois, cette solution implique aussi de prendre en compte (et d'accepter) que l'on a pas de week-end du tout pendant deux mois...
C'est une discussion à avoir avec vos salariés.

Petit point supplémentaire: Attention, votre manager a bien d'autres choses à faire que de la réception ! Si vous le programmez seul en shift en réception, il ne pourra rien faire d'autre. Prévoyez peut-être de lui faire passer une formation pour être tuteur d'apprentissage/alternant et embauchez-en un. Gardez-les toujours en shift ensemble. De cette façon, il le formera dans un premier temps . Au bout d'un mois ou deux, il deviendra autonome sur certaines tâches de réception. Votre manager pourra faire autre chose tout en le supervisant (attention, un apprenti/alternant n'est pas là pour travailler mais pour apprendre à travailler! il n'a donc pas vocation à rester seul pour faire le taf pendant que votre manager est ailleurs. en revanche il peut faire les tâches tout en étant supervisé de loin).



Jean Marie BRANDON    Dimanche 12 avril 2020 16:49

bonjour,

Je vous remercie de votre commentaire qui m'a permis de prendre conscience de certaines choses que l'on a tendance à oublier lorsque résonne devant une feuille de calcul sans l'expérience du terrain.
Notre projet, implanté dans l'ouest de la Guyane (bien loin de l'hexagone), vise principalement une clientèle de professionnels et missionnaires en déplacement. Actuellement, le besoin d'hébergement est fort sur saint Laurent du Maroni. Le territoire connaît une croissance démographique continue qui nécessite la création de structures (logements, bâtiments publiques?) qui s'étalera sur les années à venir.
L'hôtel aura donc essentiellement des clients qui devraient séjourner la semaine d'où une activité à la réception forte en début et fin de semaine.
Sur la base de vos remarques et suggestions, j'en déduis que je dois réduire la plage horaire de la réception afin de faciliter l'organisation des horaires et libérer le manager.
J'ai noté que vous aviez déjà travaillé sur la question et que vous aviez formulé une solution. serait-il possible que vous la partagiez ?
Quelque soit votre décision, je vous réitère mes remerciements car ils m'ont été d'une aide déjà précieuse.
Bien cordialement.

Jean Marie Brandon

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X    Lundi 13 avril 2020 12:09

Bonjour,
pour faire simple, si vous êtes à 35h (parfois 39h peuvent être plus intéressant car cela permet une amplitude horaire plus importante et donc une organisation du travail plus adéquate. A voir avec votre manager), il vous faut un shift du matin et un shift du soir. Pour que l'organisation du travail ne soit pas qu'uniquement plus intéressante pour vous mais aussi pour vos salariés, il est plus agréable de leur réaliser des plannings plus ou moins stables (différent de "fixes"). Ainsi, vous pouvez prévoir que chaque salarié travaille en shift fixe toute la semaine (plus intéressant pour deux choses: le rythme biologique ET le rythme familial).

Pour exemple:
sur des contrats de 35h, vos shifts matin et soir couvriront au minimum 7h30 par jour de travail. Je m'explique: La législation oblige de donner 20 min de pause par durée travaillée de 6h. Vous devez faire manger vos salariés. Les pauses d'au maximum 20 min doivent être prises en compte dans le temps de travail. Au-delà, ce n'est pas pris en compte. Aussi, je vous invite à étendre les pauses déjeuner et dîner au-delà de ces 20 min afin d'obtenir 7h de travail réel dans le décompte du temps de travail. Pour une pause agréable (temps de manger + souffler quelques minutes), prévoyez au moins 40 min.
Exemples d'horaires à 35h : matin > 7h-14h30 / soir > 14h-21h30 (dont 30 min de pause repas)
Exemples d'horaires à 39h : matin > 7h-15h18 / soir > 14h45-23h env. (dont 30 min de pause repas)
Comme vous pouvez le voir, faire faire des heures supplémentaires peut être un inconvénient financier mais peut aussi permettre une gestion plus efficace. Ceci est à voir avec votre manager (prenez en un avec une expérience significative dans le domaine pour combler les manques que vous avez de ce côté là, vous serez ainsi complémentaires) qui pourra mieux vous conseiller en fonction de l'activité sur place. Vous pouvez aussi partir sur des contrats à 35h et faire vous-même le reste nécessaire dans un premier temps, quitte à faire signer des avenants pour faire passer les contrats à 39h par la suite avec ceux qui le souhaitent.

Désolé, je ne sais pas comment joindre un fichier ici. J'espère pouvoir être clair:
Pour le planning:
A: Mois 1 repos LMa - Sem. 1&3 du matin - Sem. 2&4 du soir
B: Mois 1 repos MeJ - Sem. 0-1&2-3 du matin - Sem. 1-2&3-4 du soir
C: Mois 1 repos SD - Sem. 1&3 du soir les 4 premiers jours - Sem. 2&4 du matin les 4 premiers jours -- pour le vendredi vous pouvez le mettre de présence par exemple (càd en shift de journée. Il sera en renfort des deux shifts sur un horaire équivalent à celui du manager par exemple: 10h19h30)
Vous pouvez alors donner à votre manager son vendredi ainsi qu'un autre jour. C remplace le manager sur la journée de vendredi et vous le remplacez sur le deuxième jour de congé.
Cette solution me paraitrait viable au vu de votre nombre de chambre limité. Vous n'auriez donc besoin que de 3 réceptionnistes et un manager.

Si vous souhaitez un 4ème réceptionniste, vous pouvez le mettre en shift de journée tout le temps ce qui permet un renfort aux heures de pointe :
S'il commence à 8h: il sera efficace sur les départs de la semaine
S'il commence à 10h: il sera plus efficace sur les départs du week-end
Dans les deux cas il permettra de faire des pauses plus longues pour le déjeuner puisqu'ils peuvent se remplacer mutuellement et ne pas avoir à faire appel au manager.
S'il termine vers 21h: il permettra à son collègue d'avoir une pause dîner plus calme et moins stressante
S'il termine vers 17h: il aura permis de faire une partie des arrivées du jour
S'il termine vers 19h: la majorité des arrivées auront été faites et le réceptionniste du soir pourra continuer son shift plus sereinement
Ses jours de repos peuvent être posés n'importe quand de manière fixe ou non. Ce réceptionniste servira plus probablement à combler les manques, donc le mettre aux moments où vous avez le plus de besoins.
Ce peut être également un contrat plus court que 35h...

Mouvements de repos à la fin du mois:
A: Mois 2 repos MeJ - 7 jours de travail en continu au lieu de 5 puis 5 jours de travail en continu
B: Mois 2 repos SD - 8 jours de travail en continu au lieu de 5 puis 5 jours de travail en continu (si le salarié rechigne, vous pouvez aussi lui proposer de faire 7+6 au lieu de 8+5 mais du coup il n'aura pas son dimanche)
C: Passage du mois 1 à mois 2 repos SDLMa - 5 jours de travail en continu puis repos mois 2 LMa
A & B vont avoir l'impression de travailler plus que C. Cependant, s'ils sont là sur un CDI, ils s'apercevront que leur tour viendra le mois suivant. Ainsi, au bout des 3 mois, chacun aura eu ce même roulement et donc égalisera le nombre de fois où il aura eu plus de jours à travailler dans la même semaine.



X    Lundi 13 avril 2020 12:20

Je ne sais pas si j'ai été bien clair pour les mouvements de jours de repos en fin de mois:
A: MOIS 1 > Sem.1 off LMa - taf 5 jrs -- Sem.2 off LMa - taf 5 jrs -- Sem.3 off LMa - taf 5 jrs -- Sem.4 off LMa - taf 5 jrs -- MOIS 2 > Sem.5 taf 2jrs off MeJ - taf 3 jrs -- Sem.6 taf 2jrs off MeJ - taf 3 jrs -- Sem.7 taf 2jrs off MeJ - taf 3 jrs -- Sem.8 taf 2jrs off MeJ - taf 3 jrs -- MOIS 3 > Sem.9 taf 5 jours off SD -- Sem.10 taf 5 jours off SD -- Sem.11 taf 5 jours off SD -- Sem.12 taf 5 jours off SD -- MOIS 4 > Sem.13 off LMa et reprise tel MOIS 1 etc.
Pour B et C idem en décalage.



Jean Marie BRANDON    Lundi 13 avril 2020 21:43

Bonjour,

je vous remercie à nouveau pour votre appui.
Après imprégnation de vos propositions, je vais essayer de les transcrire dans notre projet.
Je ne manquerais pas de revenir vers vous pour vous faire part de mes résultats.
Bien cordialement


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