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Gestion en CHR : outils pratiques
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Ferid.f     Vendredi 07 août 2009 09:36
Classement archives : combien de temps doit-on garder les doubles des factures clients ?

Bonjour,

Gérant d'un hôtel depuis cinq ans.

Je suis en plein classement de mes archives, et pour 'élaguer mes rayonnages', j'aurai besoin de deux précisions:
1- Combien de temps dois je garder les doubles des factures clients ( 5 ans comme le prévoit le Code de commerce art L110-4 'Obligations nées à l'occasion de leur commerce, entre commerçants, ou entre commerçants et non commerçants' ) ou ( 2 ans au titre de l'article L137-2 du même code 'Actions des professionnels pour les biens et services qu'ils fournissent au consommateurs')?

2- Que faire des mains courantes journalières? Elles sont archivées depuis l'origine de l'hôtel.

Merci d'avance pour votre 'expertise'



Jean-Claude Oulé     Mercredi 26 août 2009 00:30

Réponse
Durée de conservation des documents : voici ce que dit la Loi.

• Contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non-commerçants
10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce

• Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers
30 ans Article 2262 du Code civil

• Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.)
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

• Documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèque, etc.)
10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce

• Documents établis pour le transport de marchandises notamment les alcools
10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce

• Factures (ou les notes restaurant hôtel) clients et/ou fournisseurs
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce



Ferid.f     Mercredi 26 août 2009 10:56

combien de temps doit-on garder les doubles des factures
Merci pour la réponse, dans celle-ci, il y a les termes "Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.)" dois-je coprendre que les fiches de réservation qu'elles soient manuelles opu par correspondance sont assimilées à des bon de commandes?
Si oui, quelle Galère!...

Merci encore

Ferid.f



paul     Mercredi 26 août 2009 16:52

non, ce sont des documents "internes"


Agnès G'     Mercredi 26 août 2009 18:49

Archives dématérialisées ?
Est il légal de scanner les factures clients et de les conserver en fichier format PDF sur un disque dur externe ou sur des DVD ? J'ai près de 1000 factures format A4 par années. Ca encombre vraiment les placards !



Ferid.f     Mercredi 26 août 2009 19:14

chouette!
Je vais pouvoir envoyer tous ces cartons à l'incinération.

Merci pour l'info
A bientôt ... surement

Ferid.f



Jean-Claude Oulé     Jeudi 27 août 2009 07:07

Complément de réponse
Ce n'est pas aussi simple. Des dipositions concerent les comptabilités et les factures dématérialisées. Les voici :
Il résulte des textes en vigueur que tous les documents comptables dématérialisés doivent faire l'objet d'une conservation dans leur forme originale sur support informatique pendant au moins trois ans. Le défaut de conservation, qu'il soit total ou partiel, est sanctionné par l'administration et peut notamment entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
Aucun texte ne précise les modalités d'archivage de ces documents.
L'instruction administrative du 7 août 2003 prévoit simplement, en ce qui concerne les factures sécurisées au moyen d'une signature électronique, que la facture doit être archivée sous forme électronique dans un format qui permet de garantir l'intégrité et la pérennité de son contenu pendant toute la période de stockage.
Rien n'interdit le recours à un prestataire externe assurant les fonctions de tiers archiveur.
Plusieurs solutions sont actuellement proposées sur le marché.
Par contre, je n'ai rien trouvé pour l'instant sur la possibilité de scanner pour archiver



Antony     Lundi 19 mars 2012 13:52

Combien de temps on doit garder la demande de réservation d'un client dans notre comptabilité (hôtel) sachant qu'il est surtout important de garder la facture finale?
Merci



Jean-Claude     Mercredi 21 mars 2012 04:06

Il s'agit de correspondance commerciale (cf. post du 26/08/2009), donc conservation pendant 10 ans.


Yooz     Lundi 08 septembre 2014 10:18

Bonjour

Sachez que vous pouvez gagner du temps sur les traitements des factures fournisseurs en dématérialisant.
Contrairement aux idées reçues vous allez pouvoir dématérialiser en quelques clics seulement grâce à Yooz.
L'archive ainsi créée est sauvegarder et permet un acces rapide à n'importe quelle facture grâce au dispositif de reconnaissance de caratère qui lit chauque facture. Il suffira de faire une recherche par mot clés pour retrouver la facture.
La saisie comptable est automatisée et vous n'avez qu'à contrôler, ça devient à la portée de tout le monde.
N'hésitez pas à me solliciter pour un essai gratuit.

Cordialement



Breizh     Lundi 08 septembre 2014 10:19

Vous faites le tour de tous les blogs pour votre pub ??? C'est lassant !


RéceptionB.     Mercredi 14 octobre 2015 14:35

Bonjour,

Je souhaite relancer cette conversation, car je trouve différentes réponses en fonction des sites consultés (site du gouvernement, ici ect...).

Pourriez-vous éclairer ma lanterne : combien d'années devons-nous garder un dossier résa qui contient la facture (que nous pouvons récupérer sur notre logiciel), les échanges mails (surtout les confirmations envoyées via notre logiciel, donc récupérables), et avec les sociétés les autorisations de prise en charge ect...

Je lis 5 ans pour un contrat avec client mais également 10 ans pour contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros.

Merci pour votre aide.
Bonne journée,
Cécile



melanie     Lundi 02 novembre 2015 18:13

tout comme vous j'aimerai faire du vide .... Que garder ?
Merci à tous



Hélène     Mardi 08 décembre 2020 15:27

Bonjour,

Depuis la dernière réponse (2015), il y a t-il eu une évolution par rapport aux dates de conservation des documents?
Pouvons-nous dématérialiser tous les documents?

Merci par avance pour votre réponse,

Hélène.



Jean-Claude Oulé     Mardi 08 décembre 2020 20:30

Bonjour,
Voici les textes ministériels sur les délais de conservation, quel que soit le support :
1) Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.
2) Documents fiscaux
L'article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans

Concernant l'archivage électronique :
Jusqu’à la loi de finances rectificative pour 2016, les factures émises ou reçues par l’entreprise devaient être archivées sous leur format d’origine (papier ou électronique) sous laquelle elles avaient été transmises ou reçues (LPF, art. L.102 C).
La loi de finances rectificative pour 2016 (art. 16) donne désormais la possibilité aux entreprises qui le souhaitent de numériser leurs factures papier dès leur envoi ou leur réception et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (6 ans) plutôt que de recourir, comme dans le passé pour cette forme de facture, à un archivage des documents papier (LPF, art L.102 B).

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Nicolas     Lundi 05 décembre 2022 07:45

Bonjour,
faut-il garder et si oui combien de temps faut-il garder le dossier papier crées pour la réservation client hôtel après son départ ? sachant que dans les dossiers il y l'adresse mail client, date d'arrivée et départ, parfois des informations personnelles telles comme ses allergies, préférences repas, nom et prénom et age de ses enfants et parfois d'autres informations personnelles?

Jean-Claude Oulé en réponse au message ci-dessus.     Lundi 05 décembre 2022 08:51

Bonjour,
Je pense qu'il faut distinguer deux choses :
1) Les documents que vous devez obligatoirement garder pour faire preuve.
2) Les documents que vous souhaitez garder pour alimenter votre base de données clients.
Dans le cas du dossier client que vous évoquez, il me semble devoir être conservé 5 ans comme preuve du contrat. Pour les informations permettant de renseigner votre base de données clients, cela dépend du système informatique que vous utilisez. Dans la, plupart des cas, ces informations font l'objet d'une saisie informatique.
Cordialement.



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