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Alexis Benelhadj     Mercredi 13 novembre 2019 11:03
Nouveau PMS : devra-t-il obligatoirement être conforme NF525 ?

Bonjour,
Nous sommes un centre d'accueil avec hébergement/restauration et qui propose des séminaires de méditation.
Nous gérons actuellement la résa/encaissement ainsi :
- Réservation : par notre propre système (basé sur formulaire en ligne et tableurs)
- Encaissement : par le logiciel de caisse SAGE commercei7 (certifié NF525)

Il n'y a pas de connexion informatique entre le système de réservation et le logiciel d'encaissement. Au départ du client, le réceptionniste vérifie le séjour dans le système de réservation et facture manuellement les prestations utilisées dans le logiciel de caisse.

Nous souhaiterions adopter un PMS allemand : https://www.seminardesk.com/
Il est particulièrement adapté pour nous car il est basé sur la réservation de séminaires + chambre/repas.
Il permet notamment la facturation et le suivi des encaissements des séjours client.
Mais... il n'est pas certifié NF525 et son éditeur n'a pas fait en sorte d'être conforme aux exigences françaises.
L'éditeur nous dit qu'il pense qu'il n'est pas certain qu'il doive s'y conformer

Question 1 : Ce PMS doit-il normalement être conforme aux exigences NF525 ? Si non, pourrions-nous l'utiliser tel quel, non conforme, en facturant/encaissant dedans les séjours hotel/repas/seminaire, mais en gardant aussi notre logiciel de caisse pour les notes de passages (par exemple les repas extérieurs) ?
Question 2 : Si le PMS devrait se conformer (ce que l'éditeur allemand ne fera très probablement pas), pourrait-on l'utiliser quand même mais sans faire dedans la facturation/encaissement ? (Nous garderions alors le logiciel caisse pour tout facturer/encaisser manuellement au départ de chaque client, tel que nous le faisons déjà aujourd'hui).

Merci de votre aide bienveillante.

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Thierry LONGEAU     Mercredi 13 novembre 2019 22:16

Bonjour

Pour plus de précisions

Le contexte est le suivant :

En application de l’article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016, les détenteurs de système d’encaissement (au sens large du terme, tous les systèmes qui émettent des factures pos , pms, gestion commerciale .. devront, à compter du 1er janvier 2018, utiliser des systèmes de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.
La conformité de ces systèmes à ces exigences devra est attestée par :

- Un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation

Pour la NF 525, c'est une marque déposé de la société Infocert, société qui avec des professionnels métiers, des éditeurs de logiciels, des fabricants en relation avec l'Afnor ont établi un référentiel et une démarche de certification qu'Infocert commercialisent pour des fournisseurs souhaitant se faire certifier conforme à la loi de finance 2016 suivant ce référentiel. La NF525 n’est pas une norme même si par abus de langage on commence à confondre loi, norme, marque (très bon marketing de la part d'infocert).

La certification NF 525 n'est pas la seule possible.

Un autre organisme accrédite propose un autre référentiel et une démarche de certification, c’est le LNE (Laboratoire national de métrologie et d'essais)

https://www.lne.fr/fr/certification/certification-systemes-caisse

ou

- Par une attestation individuelle de l'éditeur certifiant que son logiciel est conforme à la loi de finance 2016 satisfaisant aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Pour répondre à votre question, toutes les factures issues de vos systèmes doivent répondre aux conditions de la loi de finance :

Votre éditeur doit pour son logiciel :

Le faire certifier par un organisme accrédité (il n’y en a que deux, Infocert ou le LNE)
Ou
Vous délivrer « une attestation individuelle de l'éditeur » attestant de sa conformité par rapport à la loi de finance à partir d’un numéro de version donné.

Si vous ne produisez pas de factures avec ce logiciel vous n’entrez pas dans ce périmètre, vous continuerez de re-saisir vos prestations, générer et émettre vos facture depuis votre système Sage qui lui est certifié.

Thierry LONGEAU - AUTEUR


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