New Hotel fête les secrétaires

La 10e édition de la fête des secrétaires a réuni entre 250 et 300 personnes.

Cette année encore, elles ont eu droit à leur fête dans les jardins du New Hotel Bompard, à Marseille. En pleines vacances de Pâques, 250 à 300 secrétaires et assistantes de direction ont participé à un cocktail dînatoire dansant qu'elles apprécient tellement, qu'une année à l'avance, elles en notent la date sur leur agenda. Organisée avec une pléiade de partenaires, cette réception renouvelle le genre convenu du cocktail classique. Sans cela, comment expliquer le taux de réponse (plus de 33 %) au mailing adressé aux entreprises clientes et aux prospects de New Hotel et de son partenaire, Havas Voyages ? Ce n'est pas tout, hormis le déroulement de la manifestation, la recette gagnante repose sur un bon mélange avec la préparation, le suivi, le marketing terrain et l'effet répétition (il s'agit de la 10e édition). Le compte à rebours est précis : tout commence 7 mois avant. Il faut approcher les partenaires, Havas, Chérie FM, Avis, Taxi Tupp, Air France et Alitalia (qui dotent la vingtaine de prix distribués), les associations de secrétaires. Il faut travailler sur le thème, retenir le chanteur-animateur (le même qu'en 2002), actualiser les fichiers, lancer le mailing, relancer par fax à J -21. Il faut encore prévoir un chapiteau au cas où il pleuvrait, commander le cocktail, prévenir le commissariat de police pour le stationnement et la sécurité...

Check list

7 mois avant
w Approcher les partenaires
w Contacter les associations de secrétaires
w Travailler le thème
w Retenir le chanteur-animateur

2 mois avant
w Actualiser les fichiers
w Prévoir un chapiteau
w Commander le cocktail
w Lancer le mailing

21 jours avant
w Relancer par fax
w Prévenir le commissariat de police

Le lendemain
w Mise en ligne des photos sur le site Internet
w Compte rendu de la soirée

Une semaine après
w Envoi de la newsletter annonçant la date de la prochaine fête

La secrétaire est la personne la plus importante
Cette année, Stéphane Zanarelli, responsable des ventes tourisme, organisateur et animateur, avait choisi pour thème 'La musique des années 70'. Un thème qui a fait danser les invitées jusqu'à minuit. Au programme encore, un quiz nostalgie, une tombola, un concours photos (elles dans les années 70), avec de nombreux lots, voyages et séjours à gagner. Entre deux danses, le menu faisait place à la présentation des partenaires : "Nous faisons la fête pour remercier celles qui, tout au long de l'année, font des réservations dans nos établissements. La secrétaire est la personne la plus importante d'une entreprise ou d'une organisation (comité d'entreprise, par exemple), car c'est elle qui décide. Comme nous devons avoir un retour sur investissement (3 séminaires réservés dans la semaine), nous en profitons pour présenter notre équipe, le groupe et ses projets", explique Stéphane Zanarelli. Il ajoute : "Nous invitons des prospections sachant que leurs portes s'ouvriront plus facilement quand nous les contacterons."

Suivre les dossiers
En matière de suivi, New Hotel n'est pas en reste. Quelques jours après la fête, les photos sont en ligne sur le site et, histoire d'enfoncer le clou, une newsletter arrive chez les participantes dans laquelle on révèle la date de la fête de... l'année prochaine ! A vos agendas, Mesdames... Enthousiaste, Stéphane poursuit : "Nous sommes seuls à faire ce type de manifestation. Peut-être parce que nous sommes un petit groupe qui doit innover sans cesse pour gagner en visibilité." Il ajoute : "Mais pour nous, la fête des secrétaires a lieu tout au long de l'année. L'ensemble de l'équipe conduit une communication de terrain." Et de citer au 1er mai l'envoi du brin de muguet, le Beaujolais nouveau en novembre, etc. "Nous parlons prix et contrats au début de l'année. Après, nous fidélisons par des visites régulières." Comme quoi, les petits cadeaux entretiennent l'amitié.
Le même type d'opération est mené à Toulon (100 à 150 participantes). A Arles et Montpellier, faute de place disponible, il s'agit de cocktails classiques. n zzz36v zzz76v

Pour fidéliser sa clientèle d'affaires

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Comment obtenir de la visibilité quand on est une chaîne de 12 établissements de centre-ville ? New Hotel (groupe Erghot) a trouvé la bonne réponse : il dorlote les secrétaires et assistantes de direction. Après tout, ce sont elles qui choisissent et réservent.

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