Effort commercial de proximité : développer sa clientèle séminaire

Effort commercial de proximité : développer sa clientèle séminaire
jeudi 8 décembre 2011 10:01

Le marché des séminaires peut être un segment commercial de proximité que les hôteliers-restaurateurs souhaitent développer, sans toutefois en maîtriser tous les tenants et aboutissants. Il faut du savoir-faire, du professionnalisme, voire une véritable expertise pour organiser ces prestations pour lesquelles la concurrence est rude. Comment prospecter, faire une offre tarifaire pour des séminaires bien ficelés ?

Mettre en place l'offre séminaire
Quel que puisse être le niveau de qualité des prestations qui seront les vôtres en termes de séminaires, il importe avant tout de se démarquer de la concurrence. Pour ce faire, il faut préalablement identifier cette concurrence.

- Il y a les concurrents "sérieux" (hôtels de chaîne 2 et 3 étoiles), lesquels possèdent des process bien établis et maitrisés par des services dédiés.
- Il y a les concurrents "atypiques", lesquels proposent une prestation originale (séminaire dans les arbres par exemple).
- Vous rencontrerez des concurrents "prestiges" (châteaux hôtels ou 4*) : lesquels offrent des tarifs et prestations haut de gamme et donc élitistes.
- Il y a enfin les concurrents "hors-jeu" : lesquels proposent une offre assez floue ou paraissant mal maîtrisée et peu professionnelle.

Fort de cette connaissance, le mieux est encore d'établir des fiches de concurrents qui vous permettront, après examen, de positionner votre savoir-faire d'une part et d'identifier l'offre que vous souhaitez mettre en place, d'autre part.

Pour affiner les objectifs de votre offre séminaire, vous devez répondre aux questions suivantes, en prenant en compte les courants et les modes qui peuvent affecter les choix de vos prospects. Quels types de pause puis-je proposer ? Quels menus choisir ? Autant de questions qui peuvent paraître simples au premier abord et pourtant, qui font appel à un peu de bon sens et de perspicacité. Une petite pause campagnarde par exemple ? Il est à craindre que cette dernière ne fédère pas la clientèle en ces heures où l'équilibre alimentaire a la cote, etc.

Il faut apprendre à être au plus proche des contraintes de son client : y a-t-il des régimes à prendre en compte, des contraintes à observer en respect de considérations religieuses. Autant d'informations qui peuvent être recueillies au travers d'une "fiche séminaire" que vous joindrez au devis… Tel un bon professionnel ! Selon une étude de l'ANAE (Association nationale des agences événementielles), 60 % des clients d'agences événementielles sont intéressés par la sensibilisation aux enjeux environnementaux. C'est bon à savoir pour pouvoir mettre en avant votre capacité à organiser un séminaire autour de thématiques sur le développement durable par exemple.

Prospecter une clientèle
Vous êtes prêt, lucide sur ce que peut être votre offre séminaire, sur les coûts et les marges… Il n'y a plus qu'à trouver les clients. Où s'adressez alors ? Vous pouvez bien sûr, si ce n'est pas encore fait, demander à être référencé chez les prescripteurs locaux : CCI, CRT, CDT, OT…, solliciter les fichiers de la CCI pour envoyer un mailing aux entreprises locales, vous pouvez réserver une part de votre budget pour financer quelques annonces publicitaires dans la presse locale. Mais plus sûrement, n'hésitez pas à visiter les entreprises et faites des offres directes à cette occasion. Peu d'hôteliers osent le faire et pourtant… C'est payant ! Si vous ne vous sentez pas des plus à l'aise dans cette démarche ou si le temps vous manque, vous pourrez vous mettre en relation avec les écoles dispensant des BTS ou IUT commerciaux, leurs élèves sont à la recherche de ce type de stage sur des durées souvent supérieures à 5 semaines.

Adapter sa stratégie tarifaire
Vous êtes sollicité par un prospect, votre devis doit alors parvenir au client dans les 48 heures ! D'où l'extrême nécessité de bien avoir préparé et listé les diverses prestations que vous êtes en mesure de fournir. Fini le temps où le vidéoprojecteur, l'insonorisation de la salle ou l'apéritif étaient payants. Ils appartiennent à l'offre globale. En revanche, sachez proposer des prestations à vraie valeur ajoutée : soirée à thème, sorties de l'établissement, intervention d'un animateur, etc. Et comme il est toujours de bonne guerre de négocier un peu, garder quelques cadeaux de bienvenue sous le coude plutôt que de rogner sur votre marge : apéritif offert, bar ouvert tard, cadeaux de bienvenue dans les chambres…

En revanche, soyez fermes sur la nécessaire confirmation du séminaire par le client. Vous lui enverrez systématiquement (et obligatoirement) un contrat type qui reprendra les éléments financiers et notamment le versement d'arrhes sur plusieurs échéances (30 % pour confirmer, 50 % un mois avant la manifestation, il ne vous restera qu'un solde dû de 20 % après prestation).

Une organisation sans failles
Au même titre que vous avez créé des fiches concurrences, des fiches clients, des fiches prospection… vous pouvez, pour vous-même et pour vos équipes, créer des fiches process et planning afin de garantir la qualité de votre prestation. Cela pourrait être la garantie du bon déroulement et du plein succès de votre prestation.

Jean-Jacques Maignan, 'HCR Formations'

HCR Formations vous accompagne dans vos démarches commerciales de proximité

Selon une récente étude d'un grand cabinet spécialisé dans l'hôtellerie-restauration, moins de 15% des hôteliers réalisent des actions commerciales auprès des entreprises qui se trouvent à proximité de leur établissement.

Elles représentent pourtant un potentiel d'activité important pour l'hôtelier-restaurateur, que ce soit pour se restaurer, pour l'organisation de séminaires ou bien pour héberger leurs collaborateurs, clients, fournisseurs…

Bien souvent, ces actions ne sont pas mises en place par manque de temps ou par appréhension de l'hôtelier à prendre son "bâton de pèlerin".

Fort de 15 années passées à diriger des établissements de 50 à 300 chambres au sein de grands groupes hôteliers, Jean-Jacques MAIGNAN (diplômé de Sup de Co Rennes) a créé une structure de conseils principalement axée sur le développement et l'accompagnement commercial.

"Les leviers d'amélioration sont souvent évidents, ce qui permet de garantir des résultats rapides et quantifiables. J'accompagne l'hôtelier dans l'élaboration de son plan d'actions commerciales mais également dans ses démarches opérationnelles : mailing, phoning et rendez-vous avec les prospects."

Une "boite à outils" est systématiquement remise aux hôteliers afin de permettre de continuer facilement les actions entreprises ensemble.

"J'ai la chance de collaborer avec un grand groupe hôtelier français et les nombreuses missions déjà entreprises ne font que conforter mon action auprès des exploitants car ils se rendent compte de deux choses : il existe un énorme potentiel à proximité immédiate de leur établissement et nous recevons toujours un accueil très favorable des entreprises contactées. Normal, presque personne ne le fait avant nous !"

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Jean-Jacques MAIGNAN
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