Clés du management : le rapport d'étonnement, un outil d'intégration dans l'entreprise

De plus en plus d'entreprises utilisent le rapport d'étonnement. Cette note d'observation critique rédigée par les salariés tout juste intégrés permet de recueillir leurs commentaires spontanés sur les modes de fonctionnement, la communication, les process ou encore l'ambiance au sein d'une société. Cette initiative originale séduit en général les nouveaux collaborateurs et valorise leurs premières semaines d'intégration. Ils se sentent ainsi écoutés et pris en considération. Dans la phase déterminante de l'intégration, cette démarche de l'employeur ouvre le dialogue et met en avant la créativité de l'entreprise.

Autre atout du rapport d'étonnement : il permet de découvrir des idées innovantes applicables à l'organisation ou le management. Ces collaborateurs en poste depuis peu ont, en effet, un regard neuf et encore objectif. Le management peut en tirer des enseignements utiles et des réponses à des questions difficiles à poser en interne. Quelles sont les forces et les faiblesses de mon organisation ? Quelle est l'image de mon entreprise auprès des nouveaux salariés ? Ont-ils des suggestions dont je pourrais m'inspirer ? Simple à mettre en place, y compris dans de petites structures, le rapport d'étonnement a donc de nombreux avantages.

Créativité et transparence

Comme son nom l'indique, le rapport d'étonnement laisse une grande place à la spontanéité. Il traduit, autour d'un document simple et concis, ce qui a surpris le nouveau collaborateur après quelques semaines passées au sein de l'entreprise. De petits établissements peuvent donc l'inscrire dans leur process d'intégration. C'est par exemple le cas des deux crêperies marseillaises dirigées par Emmanuel Laurand, l'Ambassade de Bretagne et La Table Ronde. Leur rapport d'étonnement confié aux nouvelles recrues s'articule autour de questions comme : "Qu'est-ce qui vous a le plus étonné dans notre établissement ? ; "Si vous aviez une baguette magique, quelle est la chose que vous changeriez dans notre entreprise ? ; "Qu'est-ce qui vous a le plus étonné dans la manière dont nous servons nos clients ? ; "Qu'est ce qui devrait être amélioré, modifié ou abandonné prioritairement selon vous ? ; "Quelle est la force de notre établissement que vous ne soupçonniez pas avant de travailler ici ? ; "Quelles sont les améliorations concrètes que vous suggéreriez ?"

Pour être productif, cet exercice doit se dérouler dans un esprit d'ouverture. Le salarié a besoin de se sentir à l'aise dans la rédaction de sa note critique. Le manager lui aura donc expliqué dès le premier jour l'objectif du rapport d'étonnement et les règles de transparence et de créativité de cette démarche. L'entreprise doit être prête à se remettre en question et à bousculer parfois des traditions bien établies. La remise du rapport d'étonnement qui correspond souvent à la fin de la période d'essai s'accompagne d'un dialogue libre et constructif. Cet entretien permet également de faire le point sur l'intégration du nouveau salarié et sa motivation à s'engager dans son poste.