du 3 novembre 2005	MULTIMÉDIA

Lorsque vous adressez un mail de réponse à vos clients ou encore lors d'un envoi direct, il est essentiel que votre correspondant puisse trouver des informations précises et claires sur les coordonnées de votre établissement. Les logiciels de messagerie les plus utilisés ont prévu des options permettant de les insérer définitivement.
apicius.com, Rémi Ohayon, e-consultant zzz38
ohayon@apicius.com

Insérez des signatures automatiquement dans vos e-mails de confirmation de réservation

Afin de renseigner au mieux vos clients, voici les coordonnées que je vous invite à mettre en signature de vos mails :

[service qui écrit]
[nom de l'hôtel]
[adresse]
[code postal]
[ville]

Tél. : + 33 (0) 0 00 00 00
Fax : + 33 (0) 0 00 00 00
e-mail : reservation@monhotel.com
web site : www.monhotel.com

Cette donnée doit être en texte, je ne vous conseille pas d'insérer une image à la place car de nombreux utilisateurs font des copier-coller pour les mettre sur d'autres logiciels (word, carnet d'adresses, etc.). De plus, cela augmente inutilement le poids du fichier.

Procédures d'inscription d'une signature pour le logiciel outlook 2003

Dans le cadre où votre site le permet, n'hésitez pas à ajouter des pages pratiques de lien HTML.
Exemple : le plan d'accès, la réservation en ligne, ou la galerie photos. Chaque page de votre site a un nom, il suffit de le copier-coller et de le mettre dans le corps de la signature :

Par exemple : 'plan d'accès : cliquez ici' [Cela ouvre une fenêtre directement dans le navigateur avec le plan. Contactez votre webmaster pour avoir le lien des pages si besoin est.]

En conséquence, votre client aura accès en bas de votre mail à tous les moyens pour vous contacter, mais aussi à des pages pratiques
de votre site.

(1 et 2) Pour créer une nouvelle signature, ouvrez Outlook 2003 et dans le menu (en haut), allez dans Outils et cliquez sur Options.

(3 et 4) Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans l'onglet Format du courrier puis cliquez sur le bouton Signatures... Vous vous retrouvez dans l'interface Créer une signature. Vous pouvez en créer une nouvelle ou voir celles déjà existantes.

(5) Cliquez sur Nouveau... pour créer votre signature.

(6) Entrez le nom qui identifiera votre signature (exemple : signature réservation) et cliquez sur le bouton suivant. Vous arrivez alors dans l'interface de modification de la signature, entrez le texte qui sera votre signature, puis cliquez sur terminer.

(7) Valider sur OK.

L'interface initiale de création d'une signature contient désormais la signature que vous venez de créer. Sélectionnez ensuite un compte de messagerie [généralement le principale - reservation@monhotel.com ] puis la ou les signatures que vous voulez utiliser pour les nouveaux messages, ainsi que pour les réponses ou les transferts. (Vous pouvez utiliser des signatures différentes pour chacun.)

Pour Outlook Express, la procédure est pratiquement identique.

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L'Hôtellerie Restauration n° 2949 Magazine 3 novembre 2005 Copyright © - REPRODUCTION INTERDITE