Tous les employeurs de la région parisienne (départements 75, 77, 78, 91, 92, 93, 94, 95) ont l'obligation de prendre en charge une partie des dépenses de transport en commun exposés par leurs salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail. Pour y avoir droit, 3 conditions sont exigées :

- le lieu de travail doit se situer à l'intérieur de la région des transports parisiens (si le salarié réside en dehors, la prise en charge ne portera que sur la partie du parcours situé à l'intérieur de la région parisienne) ;

- le salarié doit utiliser les transports en commun ;

- et il doit acheter des titres d'abonnements (abonnements cartes annuels, mensuels ou hebdomadaire).

En cas d'absence en cours de mois (maladie, congés...), la prise en charge doit être effectuée normalement pour les titres d'abonnement qui ont été utilisés au moins une fois pour un trajet domicile-travail, sans abattement pour les jours non travaillés.

Si l'absence porte sur plusieurs mois civils (congés maladie...) et que le salarié a acquis un titre annuel, les entreprises de transport rembourseront les titres achetés mais non utilisés.

Dans le cas d'un salarié à temps partiel, la prise en charge des frais de transport se fait sur la même base que pour un salarié à temps complet si le nombre d'heures du salarié à temps partiel est égal ou supérieur à la moitié de la durée légale du travail à temps complet. En dessous de ce seuil, le calcul du remboursement se fera au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Le taux de prise en charge est fixé à 50 % du prix du titre de transport sur la base du tarif de seconde classe.

Le remboursement doit être effectué par l'employeur au plus tard à la fin du mois suivant celui de la validation du titre.

En Province, l'employeur peut toujours verser l'ancienne prime de transport : son montant (totalement exonéré – sans justificatifs) est de 4 euros par mois ! Il n'y a pas d'exonération si le salarié est logé sur son lieu de travail ou à proximité et que le recours à un moyen de transport quelconque n'apparaît pas justifié.

L'employeur en province n'est pas tenu d'appliquer les dispositions propres à l'Ile-de-France. Si l'employeur a mis en place une prise en charge totale ou partielle du prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements "domicile-lieu de travail" par transports publics l'Administration considère que cette prise en charge est exonérée de cotisations dans la limite des frais réellement engagés.

L'Administration admet également la prise en charge en exonération des frais de transport en commun réellement engagés par le salarié quand il travaille dans une région qui n'est pas celle de sa résidence. Encore faut-il que cet éloignement soit justifié par des contraintes objectives.

L'employeur peut rembourser au salarié des indemnités kilométriques au titre des frais professionnels lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel pour son trajet domicile-lieu de travail. L'utilisation du véhicule personnel pour se rendre du domicile au lieu de travail doit être une nécessité absolue.

Cette nécessité concerne les salariés qui ne peuvent utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n'est pas desservi ou l'est dans des conditions incommodes pour le salarié, soit en raison de conditions d'horaires particuliers de travail.

Lorsque la résidence du salarié est éloignée du lieu de travail, l'éloignement ne doit pas résulter de convenances personnelles mais d'une contrainte.