Votre absence d'arrivée à l'hôtel
le ...........
Monsieur,
Merci d'avoir pris le temps de nous contacter après votre
réservation faite dans notre hôtel. Nous vérifions en permanence nos standards de
qualité, il est donc très utile pour nous de tenir compte des réactions de nos clients.
Bien sûr, j'ai été très désappointé d'apprendre
que vous avez été débité pour un "no show" bien que vous ayez informé votre
agence de voyage d'avoir à annuler votre réservation.
Je vous remercie d'avoir l'obligeance de noter que votre
agence de voyage nous a bien contacté mais seulement le ............... soit le lendemain
du jour pour lequel votre chambre vous était réservée.
Si l'agence nous avait bien téléphoné le jour où
vous-même l'avez fait, soit la veille de votre arrivée prévue, l'annulation
sans frais aurait été possible.
Je suis par conséquent extrêmement désolé de vous informer que
nous ne pouvons vous rembourser ces frais pour annulation tardive et nous vous suggérons
de prendre contact avec votre agence de voyage.
Mr ..............., en
espérant que cet incident ne va pas détériorer les sentiments que vous portez à notre
hôtel et souhaitant vous accueillir bientôt de nouveau, je vous prie de croire en nos
meilleurs sentiments.
Nom
Titre
No-show for your reservation dated .....................
Dear Mr............
Thank you very much for taking the time to contact
us further to your reservation.
We review our services on a regular basis, so it
is very useful for us to take into account the thoughts and opinions of our guests.
Naturally, I was distressed to learn that you were
charged for a No Show even though you had informed your agency to cancel your reservation.
Please be aware that the agency did contact us, however this was on .........., as the
expected arrival date was the previous night.. If the agency had contacted us on the date
you mentioned, i.e. the day before you expected arrival, the cancellation with no charge
would have been possible.
I am extremely sorry to inform you that we can not
reimburse you for this No Show charge.
However, we suggest that you contact your agency.
Please accept my sincere apologies for the
frustration and inconvenience this must have caused you.
Mr............, we do hope that this incident has
not marred your overall impression of our hotel and we look forward to welcoming again in
the not too distant future.`
Yours sincerely
Name
Title
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