Signature en principe obligatoire : Contrairement à ce qu'il se passe dans de nombreux pays étrangers (UK, USA…….), la législation française ne protège pas le commerçant qui ne peut pas justifier que le client a bien signé sa carte de crédit.
Par conséquent, toutes les réservations garanties par les informations données par le client sur sa carte accréditive (type de carte, nom du porteur, numéro, date de validité) ne servent que si le client ne conteste pas ultérieurement le débit fait sur sa carte en cas de no show, par exemple.

Bien sûr, le fait d'avoir donné tous ces éléments est une bonne présomption de l'accord du client sur sa volonté de donner une garantie, signifiant qu'il est prêt à payer un désistement ; mais la position est loin d'être totalement assurée, car il faut constituer un dossier avec les preuves.
Par exemple l'une des très grandes compagnies internationales de cartes accréditives, crédite le client et débite l'hôtel à la moindre contestation du titulaire de la carte, si la signature est absente.
Pour un autre grand réseau, le rejet est automatique, s'il n'y a pas de signature du client.
Il faut donc être bien conscients, qu'en l'occurrence, pour les clients résidant en France et donnant en garantie les coordonnées d'une carte émanant d'un système bancaire français ou d'une filiale française d'un réseau international, la couverture ne vaut réellement que si le client est de bonne foi ; sinon, il faudra établir un dossier avec preuves.

Départ express / fast (ou quick) check out : cette procédure consistant, dans les établissements importants, où un risque d'embouteillage existe, le matin, à la caisse ou la réception/caisse, permet au client de jeter sa clé dans une boîte spéciale, en partant, à condition d'avoir signé, à l'arrivée le document ad hoc (Exemple d'imprimé destiné à enregistrer l'autorisation d'un client afin d'utiliser sa carte de crédit au moment du départ) ; la difficulté qui pourrait surgir viendrait du fait que le plafond de crédit autorisé soit inférieur au montant de la facture (nous en parlons ci-dessous).

L'approche est identique pour les opérations de "check out" opérées en partant du poste de télévision de la chambre, dans les hôtels ayant cet équipement.

Montants autorisés :

Il y a deux niveaux d'autorisation :

1. Le niveau général que chaque Compagnie de Cartes accréditives octroie normalement aux titulaires ; à titre indicatif, en février 2003, les plafonds sont les suivants, selon les cartes :

• American Express : 1.500 euros
• Visa / Master Card / Eurocard : 686 euros
• Diner's : 1372 euros
• Carte Blanche : 1524 euros

Les plafonds sont plus élevés pour les cartes "Privilèges" (Premier, Gold, Platine…..).

2. Le plafond que chaque titulaire peut négocier avec la société soit, d'une façon générale soit, au coup par coup, avant un déplacement par exemple.

Si le réceptionniste connaît les plafonds indiqués en 1., il ne peut avoir la moindre idée de celui exposé en 2. ; même dans le premier cas – plafonds habituels – le caissier/réceptionnaire ne peut savoir si le client vient d'utiliser, dans les heures ou les jours précédents, plus que son plafond autorisé ; en particulier, si pour une – ou plusieurs – transactions précédentes, un dépassement du plafond n'a pas déjà été autorisé ne laissant plus place à une nouvelle ligne de crédit (la société de cartes accréditives qui donne une autorisation de dépassement, l'enregistre, sur le compte du titulaire de la carte, comme étant un débit déjà réalisé).

En conclusion, sauf pour les clients ou les sociétés très connus, il FAUT TOUJOURS VÉRIFIER.

Montant dépassé :

- si l'autorisation du dépassement est donnée, il faut enregistrer le numéro d'autorisation sur le dossier du client (Modèle imprimé pour suivi autorisation plafond carte de crédit) ;
- si l'autorisation n'est pas donnée, ce qui veut seulement dire que le plafond, en l'occurrence, n'est pas assez élevé, sans pour autant mettre en cause la solvabilité du porteur (souvent le client ne connaît pas exactement le plafond autorisé pour chacune de ses cartes), il faut "forcer" la carte.

Dans ce cas, quand la personne chargée de l'encaissement constate que le montant autorisé est inférieur au montant de la facture, une solution consiste à taper deux débits, chacun inférieur au plafond. Mais il faut bien veiller, dans ce cas, à ce qu'aucun des débits ne soit pas identique car la gestion informatique du système l'analysera comme une erreur de manipulation, rejetant le second débit. Si par exemple la note est de 1 500 euros et le plafond autorisé est de 1 000 euros, il ne faut pas taper deux fois de suite 750 euros, mais, par exemple, une fois 850 euros et la seconde fois 650 euros.

Clients sans réservation / walk in (ou go show) : de nouveau, les observations qui suivent ne peuvent être appliquées que selon le contexte spécifique de l'hôtel ; ceci ne pouvant être une orientation générale : la taille de l'établissement, la facilité de partir sans être vu, l'existence ou non d'un room service, d'un mini-bar, la présence d'un restaurant, d'un bar permettant de porter sur la facture de l'hôtel les consommations en plus du seul hébergement etc. tous ces facteurs interviennent, ainsi que la politique de la concurrence et évidemment le connaissance que l'on peut avoir du client – séjour répétitif – ou de sa société, l'origine de la réservation….

Disons donc que pour un client inconnu, ou peu connu, arrivant sans réservation avec pas ou peu de bagages (les moyennes de séjour étant généralement très inférieures à deux jours, les clients n'ont plus beaucoup de bagages), il est prudent de faire payer deux nuits d'avance, augmentées d'un forfait pour les extras.

Ceci doit être fait par carte de crédit signée (vérification de la signature de la carte avec une pièce d'identité, vérification du nom porté sur la carte avec le nom enregistré) et passée immédiatement en encaissement. Au départ, si la note finale est inférieure au débit enregistré, il ne faut pas faire de remboursement en espèces, mais faire un virement sur la carte de crédit. Toute cette procédure doit être très stricte.

Dans tous les cas, le chèque d'un client inconnu ou peu connu (lui ou la société) est à proscrire ; même pendant les heures ouvrables des banques, les employés de banque ne donnent pas volontiers des informations et le feraient-ils, qu'un chèque peut toujours être présenté à la banque, avant le chèque remis à l'hôtel, pouvant ainsi éponger le solde du compte.

Vérification des plafonds des Cartes  : Là aussi, la procédure doit être très stricte. Dans les hôtels de moyenne ou grande capacité c'est au Service Crédit de faire tous les jours une vérification des notes de chaque client par rapport au moyen de paiement annoncé (Modèle imprimé pour suivi autorisation plafond carte de crédit)

Sauf si la prise en charge de la facture est indiscutable (société, agence de voyages, compagnie aérienne…), c'est la carte de crédit qui sera le mode de paiement (les règlements en espèces ou Traveller's Check – Chèques de Voyages - sont plus rares) ; donc, dans la majorité des cas, la vérification quotidienne porte sur le montant de la facture, au jour le jour, comparé au plafond de la carte accréditive.

Dans les plus petites exploitations, sans responsable crédit, ce travail doit aussi être fait quotidiennement par la Réception, le personnel de nuit – quand c'est possible - la Direction etc.