Moduler le temps de travail dans l'entreprise

La modulation du temps de travail permet de faire varier la durée hebdomadaire du travail sur tout ou partie de l'année, de sorte que les semaines de haute activité soient compensées par des semaines de moindre activité. Les heures supplémentaires effectuées en période de haute activité seront donc compensées par les heures de travail non effectuées en période de basse activité.
Cet aménagement du temps de travail évite donc de recourir aux heures supplémentaires en période de pointe, ainsi qu'au chômage partiel en cas de baisse d'activité.
Les règles relatives à la modulation du temps de travail dans les CHR sont fixées par l'article 19 de l'avenant n°2 du 5 février 2007 à la convention collective des CHR.

 Les CHR peuvent continuer à pratiquer la modulation

Une loi du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale et réforme du temps de travail est venu mettre en place un dispositif unique et simplifié d'aménagement du temps de travail dans un cadre pluri-hebdomadaire. Dispositif qui en principe se substitue avec des règles beaucoup plus souples aux quatre modes d'aménagement du temps de travail précédents (cycles, modulation, JRTT sur l'année, temps partiel modulé).
Cependant, cette même loi indique que les accords collectifs (prévoyant ces aménagements du temps de travail) qui ont été conclus avant son entrée en vigueur restent applicables sans limitation de durée.
L'annexe 1 relatif aux dispositifs d'aménagement du temps de travail de l'accord du 5 février 2007 (les articles 19 à 22) continue à s'appliquer dans les conditions et règles fixées par cet accord.
Un employeur des CHR peut donc :

• soit continuer à appliquer les dispositifs prévus par l'accord du 5 février 2007,

• ou choisir d'utiliser le nouveau dispositif d'aménagement dans un cadre pluri-hebdomadaire instauré par la loi du 20 août 2008. Mais dans ce dernier cas il devra conclure un accord d'entreprise avec les représentants du personnel. Alors que les dispositifs de l'accord du 5 février 2007 sont d'application directe, ce qui veut dire que l'employeur n'a pas besoin de conclure un accord d'entreprise. Cette solution est donc à retenir pour toutes les petites entreprises ne disposant pas de représentant du personnel.

 Sur quelle période

Dans le cadre de la modulation, l'article 19 précise que vous pouvez compenser ces horaires sur tout ou partie de l'année. Cela peut se faire :

• soit sur la base de l'année civile,

• soit sur celle de l'exercice comptable,

• ou encore sur la durée de la saison,

• ou toute autre période définie par l'entreprise.

Peuvent donc utiliser cet aménagement du temps de travail autant les entreprises ouvertes toute l'année que les entreprises saisonnières. Ces dernières feront une répartition des horaires sur la durée d'ouverture de l'établissement qui doit être inférieure à 9 mois, mais selon les mêmes règles que les établissements permanents.

 Les principes de la modulation

Le principe de modulation permet par le jeu d'une compensation arithmétique, que les heures effectuées au-delà de la durée collective de l'établissement, soient compensées par des heures effectuées au-deçà de cette durée.
La durée du travail peut varier sur tout ou partie de l'année dans la limite du plafond annuel de 1607 heures.
L'horaire collectif peut varier d'une semaine à l'autre dans la limite d'un horaire hebdomadaire minimal fixé en période basse à 0 heure et d'un horaire hebdomadaire maximal en période haute fixé à 48 heures de travail effectif.
Le contingent d'heures supplémentaires, excluant les heures supplémentaires compensées en temps, utilisable sans avoir recours à l'autorisation de l'inspecteur du travail, est fixé à 130 heures par an.
Toutefois, ce contingent annuel est porté à 360 heures par an lorsque la modulation est construite sur la base d'une amplitude peu élevée, c'est à dire soit :

• comprise entre une limite inférieure de 31 heures et une limite supérieure de 39 heures ;

• lorsque le volume d'heures modulées n'excède pas 70 heures par an et par salarié.

 Sans dépasser les durées maximales

Si l'employeur peut faire varier la durée du travail de ses salariés en fonction de ses besoins, il doit veiller à respecter d'une part, les durées maximales de travail quotidiennes, mais aussi les durées maximales hebdomadaires moyennes sur 12 semaines de 46 heures, ainsi que la durée maximale hebdomadaire absolue qui est fixé à 48 heures.
Pour mémoire les durées maximales quotidiennes à respecter sont les suivantes :

 Les salariés soumis à la modulation

L'accord précise que la modulation du temps de travail s'applique à tous les salariés y compris ceux embauchés en CDD ou temporaire.

 Le personnel doit être informé

Le personnel doit être informé de la répartition des horaires soit de façon collective soit individuellement.

 Collectivement

Avant de la mettre en œuvre, le programme indicatif annuel de la répartition des horaires ainsi que sa modification doivent être soumis pour avis au comité d'entreprise et à défaut aux délégués du personnel.
La programmation indicative doit être portée à la connaissance des salariés par tout moyen, c'est-à-dire affichage, circulaire…

 Individuellement

L'employeur peut organiser selon un calendrier individuel l'activité de ses salariés en définissant les périodes de haute, moyenne ou basse activité.
L'employeur doit communiquer en même temps que son bulletin de paie un document faisant état du décompte des horaires des salariés.
Dans tous les cas, le chef d'entreprise devra communiquer au moins une fois par an un bilan de la modulation.

 Le planning peut être modifié

 7 jours avant

Les salariés doivent être informés au moins 7 jours ouvrés à l'avance de la modification du planning.
Ce délai peut être réduit à 48 heures en cas de circonstances exceptionnelles et afin de tenir compte des variations d'activité et des fluctuations saisonnières.
L'accord rappelle que la diversité des situations rencontrées ne permet pas d'établir une liste exhaustive des évènements qui présentent un caractère exceptionnel. Toutefois, les parties signataires soucieuses d'éviter des recours non justifiées à la notion de caractère exceptionnel ont tenté d'en déterminer les caractéristiques principales.
Ainsi, entrent dans le domaine de l'exceptionnel :

• les arrivées ou départs importants de clients non prévus ;

• des retards ou des décalages dans les arrivées et départs ;

• les conditions météorologiques ;

• le surcroît d'activité pour pallier les absences imprévues du personnel et de manière générale, toute autres circonstances revêtant la nécessité dune intervention rapide, non prévisible et qui ne peut être différée.

Ce qui veut dire que les évènements énumérés au-dessus par l'accord ne constituent pas une liste exhaustive mais sont données à titre indicatif.

 Ou moins de 7 jours mais avec des contreparties

En cas de non-respect du délai de 7 jours, le salarié bénéficie des contreparties suivantes :

• soit un repos compensateur de 10% des heures effectuées par jour de retard par rapport au délai de prévenance de 7 jours.
  Exemple : un salarié n'est informé que 5 jours avant au lieu des 7 jours, pendant les 2 jours de retard par rapport au délai de prévenance, il a effectué 16 heures de travail. Il bénéficie donc pour ces 16 heures de travail d'un repos compensateur de 10%. Ce qui donne 1 heure 36 minutes de repos supplémentaires en compensation.
  Exemple : un salarié n'est informé que 48 heures avant de la modification de son planning, il aura donc 5 jours de retard où il a du travaillé 8 heures chaque jour. Il bénéficie donc d'un repos compensateur de 10% sur la base de 8 heures x 5 jours soit 40 heures. Il bénéficie donc de 4 heures de repos en compensation.

• soit de toute autre contrepartie définie par accord d'entreprise ou d'établissement.

 Comment payer les salariés

L'accord permet aux employeurs de choisir entre deux systèmes de rémunération, soit une rémunération lissée soit en fonction des horaires réellement effectués. Quelque que soit le choix de l'employeur quant à la forme de la rémunération, il doit prendre sa décision au début de la période de référence de la modulation et l'appliquer jusqu'à la fin.
Le lissage de la rémunération, consiste à verser une rémunération mensuelle moyenne qui est indépendante de l'horaire effectué. La rémunération se fera donc sur la base de l'horaire moyen de la modulation à savoir 35 heures.
Une rémunération en fonction des heures réellement travaillées au cours de chaque mois. Par exemple quand votre salarié ne fait que 20 heures par semaine, vous le payez donc sur cette base et lorsqu'il réalise 40 heures vous le payez aussi sur cette base.
Cette solution n'est pas souvent retenue. Elle présente le double inconvénient d'être plus lourde à gérer techniquement (recalculer le salaire tous les mois) et surtout n'assure pas un revenu régulier au salarié.

 Incidence des absences des salariés au cours de la période de modulation

Les absences d'un salarié au cours de la période de modulation vont avoir une incidence sur sa rémunération quand celle-ci est lissée. Conformément à la loi, l'accord a posé les règles suivantes :

• En cas d'absence du salarié qui ne donne pas lieu à rémunération ou indemnisation, la rémunération du salarié sera donc réduite proportionnellement à la durée de son absence. Il s'agit des absences pour maladie d'un salarié qui n'a pas un an d'ancienneté…

• En cas d'absences du salarié qui doivent être rémunérées ou indemnisées (maladie après un an d'ancienneté, maternité…) l'indemnité à verser au salarié sera calculée sur la base de la rémunération lissée.

• Il est interdit de faire récupérer, les jours d'absence rémunérés ou indemnisés, les congés et autorisations d'absence auxquels les salariés ont droit en application de la convention collective et de son avenant, ainsi que les absences justifiées pour cause de maladie ou accident du travail.

 Incidence d'une rupture ou d'une embauche en cours de mois

L'accord prévoit qu'en cas de rupture du contrat de travail pour motif économique intervenant pendant ou après une période de modulation, le salarié conserve le supplément de rémunération qu'il a le cas échéant, perçu, par rapport au nombre d'heures effectivement travaillées.
En dehors de ce cas de rupture pour raison économique, l'accord prévoit qu'il faut recalculer les droits du salarié sur la seule période selon les modalités suivantes :

 Lorsqu'un salarié n'a pas accompli la totalité de la période de modulation

Lorsqu'un salarié n'a pas accompli la totalité de la période de modulation du fait de son entrée ou de son départ de l'entreprise au cours de cette période, l'employeur devra régulariser sa rémunération sur la base des heures effectivement travaillées par rapport à l'horaire moyen hebdomadaire. En clair, l'employeur doit abandonner la rémunération lissée et recalculer les droits du salarié.
La rémunération qui ne correspond pas à du temps de travail effectif sera prélevée sur le dernier bulletin de salaire. En cas de trop perçu par le salarié par rapport à ses heures de travail, l'employeur peut donc régulariser sur son dernier bulletin de paie.

 Si le salarié a effectué des heures excédentaires par rapport à l'horaire moyen de travail

Si le salarié a effectué des heures excédentaires par rapport à l'horaire moyen de travail, ces heures seront indemnisées au salarié avec les majorations applicables aux heures supplémentaires. Par exemple, un salarié commence à travailler en période haute et souhaite quitter l'entreprise avant que les heures ne soient compensées pendant la période basse. L'employeur devra alors le faire bénéficier de la majoration des heures supplémentaires.