Gestion de la cave

Jusqu'à ces dernières années, la gestion de la cave a constitué un travail long, répétitif et fastidieux. De nos jours, il existe sur le marché de nombreux logiciels pour gérer les commandes, les livraisons, les stocks et les sorties.
Quelques exemples des possibilités offertes par ce type de matériel vous sont donnés ici à titre d'exemple.

Les commandes

Après le choix du ou des fournisseurs, les commandes de boissons peuvent être passées : par email, par écrit, par téléphone (il faut alors confirmer par écrit), lors de la visite chez le fournisseur (viticulteur, salon professionnel...), lors de la visite d'un agent commercial.
Dans tous les cas, un bon de commande doit être rédigé.
Dès l'instant où une commande est transmise à un fournisseur, un achat est "en cours". Il doit être suivi jusqu'au règlement de la facture.
De la passation d'une commande découlent les opérations suivantes :
Les relances (éventuellement) dans le cas de boissons non livrées dans les délais prévus.
La réception des marchandises. En général, chaque fournisseur est informé des heures et des jours prévus pour la livraison des différents produits.
Le contrôle quantitatif et qualitatif, comme pour tous les produits entrant dans l'établissement.
Le stockage, donc des inventaires périodiques et des valorisations des stocks existants.

REMARQUE Si le vin commandé doit effectuer un long trajet, il faut éviter, dans la mesure du possible, de passer des commandes à une période où le vin risque d'être exposé à des températures trop élevées ou trop basses pendant le transport (période de gel, canicule). Il ne faut pas oublier que le vin peut rester parfois plusieurs jours dans un wagon ou dans un camion.

La distribution et la valorisation des sorties.
Le contrôle de la facturation.
En fonction de l'importance de l'établissement, ces différentes opérations seront effectuées par l'exploitant, le responsable de la cave, le service contrôle restauration, etc.

Rappel sur le bon de commande.

Il circule : client/fournisseur. Il constate la demande de fournitures.
Il précise les quantités et qualités demandées, éventuellement les conditions de livraisons (lieu, horaires...).

L'original reste chez le fournisseur.

Le double reste chez le client en attendant la livraison, puis la facture. Il est ensuite classé définitivement.
De nos jours, toutes ces opérations sont informatisées.

Livraison - contrôle

Il arrive parfois que, par manque de temps, le vin reste plusieurs jours dans les cartons ou dans les caisses avant d'être rangé dans les casiers de la cave. Dans ce cas, il faut veiller à ce que les bouteilles soient stockées couchées et éviter de les entreposer dans un endroit où la température est trop élevée.

L'exécution d'une commande se traduit par la livraison des marchandises commandées.
Dans tous les cas, une double exigence s'impose :
s Le client doit pouvoir connaître le contenu des colis et vérifier la concordance de la livraison avec le bon de commande.
s Le livreur doit avoir la preuve qu'il a remis la marchandise au client.

Cette double exigence est satisfaite par l'établissement du bon de livraison et du bon de réception. Ces documents, établis par le fournisseur sont généralement présentés sur un même tracé.
Le bon de livraison est remis au client (pour vérification de la marchandise livrée).
Le bon de réception est repris par le livreur après signature du client.
À l'aide du bon de livraison, la personne chargée de la réception de la marchandise doit :
Le comparer avec le bon de commande.
Vérifier le contenu et l'état de la livraison.
Si la livraison est conforme, signer le bon de réception. Si la livraison n'est pas conforme : refuser de signer le bon de réception ou mentionner des réserves d'usage, par exemple : 2 bouteilles de porto cassées à l'arrivée du colis, une bouteille de champagne en moins dans un carton...
Dans le cas de boissons alcoolisées, une autre précaution s'impose : vérifier si les bouteilles sont munies de capsules représentatives des droits (CRD) ou exiger les documents d'accompagnement. Les documents d'accompagnement doivent être conservés soigneusement, ils peuvent être réclamés à tout moment par l'administration (voir chapitre : "Le vin et la loi").

Le stockage

SOURCE : OPTIMS - EVRY

OPTIMS STOCKS

Voir le chapitre "stockage et conservation".

Le stockage ne peut s'effectuer dans de bonnes conditions que si le local répond aux exigences énumérées dans la partie : "Qualités d'une bonne cave", chapitre 5. Mais cela ne suffit pas. Il faut également mettre en place les moyens nécessaires pour obtenir une bonne gestion des stocks (rotation, suivi des mouvements, valorisation, etc.). C'est le seul moyen pour obtenir une bonne rentabilité de ce secteur.
Il faut, entre autres, veiller à la bonne rotation des stocks. Trop souvent, le nouvel arrivage est stocké sur les bouteilles d'une livraison précédente qui se trouvent encore dans le casier. Cela peut rapidement se traduire par diverses dépréciations (vin à boire jeune stocké trop longtemps ; produit, autre que le vin, ayant dépassé la date limite de consommation, etc.).
Les vins doivent être stockés dans un ordre logique, regroupés par région et par type.
Chaque casier doit porter un numéro (N° de casier ou mieux, références informatiques du produit). Les vins à rotation rapide doivent être stockés de telle sorte que les casiers soient facilement accessibles. En revanche, les vieux millésimes et les vins rares doivent être stockés dans un endroit peu accessible pour éviter à toute personne pénétrant dans la cave de sortir les bouteilles des casiers "pour voir."
À chaque bouteille de vin en stock, doit correspondre une fiche de stock sur laquelle sont enregistrés tous les mouvements : entrées, sorties, dépréciation éventuelle (bouteille cassée), etc. Jusqu'à l'arrivée de l'ordinateur, la tenue des fiches de stock représentait un travail long et fastidieux.
Avec le développement de l'informatique dans tous les types d'établissements hôteliers, ce travail est largement facilité. Les professionnels n'ont que l'embarras du choix au niveau des logiciels.
Quel que soit le système utilisé, manuel ou informatisé, la fiche de stock doit permettre de connaître à tout moment :

- Le numéro de casier où le vin est stocké.
- Le nombre de bouteilles restant en stock.
- Les entrées et dates d'entrée de chaque livraison.
- Les sorties avec dates et services destinataires.

Elles peuvent également indiquer :

- Le nom du fournisseur.
- Le prix unitaire.
- Le stock maximum et le stock minimum (dans le cas de vins à forte rotation et faciles à renouveler).

La valorisation permanente du stock, etc.

Valorisation des stocks et des sorties

Il existe plusieurs méthodes pour valoriser les stocks et les sorties :
La méthode du P.M.P. (prix moyen pondéré).
La méthode F.I.F.O. (first in - first out, c'est-à-dire premier entré - premier sorti).
La méthode L.I.F.O. (last in - first out, c'est-à-dire dernier entré - premier sorti).

La méthode du P.M.P.

Principe : appliquer un prix obtenu en pondérant les différents prix d'achat. Exemple : soit 10 bouteilles (achetées à 5 e) restant en cave, puis nouvelle livraison de 60 bouteilles du même vin, nouveau prix : 6 e la bouteille.
En stock : 10 x 5 e = 50 e
Nouvelle livraison : 60 x 6 e = 360 e
TOTAL : 410 e
P.M.P. = 410 e : 70 = 5,85 e

Avantages : simple, cette méthode reflète le mieux la réalité.
Inconvénients : financièrement, cette méthode surestime peut-être le montant des stocks ; mais pour la gestion de la cave, elle est très réaliste.

La méthode F.I.F.O.

Principe : premier entré, premier sorti. Les bouteilles les plus anciennes en cave sont sorties les premières et valorisées à l'ancien prix jusqu'à épuisement.

Avantage : la valeur du stock se rapproche de la valeur de renouvellement.
Inconvénients : dans le calcul des prix de revient, le prix des articles est le prix le plus ancien. Qui plus est, il n'est pas toujours facile de surveiller l'épuisement des stocks par lots (chaque lot correspondant à une livraison.

La méthode L.I.F.O.

(pour mémoire)

Principe : dernier entré, premier sorti.
Avantage : dans le calcul des prix de revient, la valeur des produits utilisés est récente.
Inconvénients : le stock est sous-évalué par rapport à la réalité. Mais il y a aussi risque de dépréciation.
En conclusion, il n'existe pas de solution idéale, chacune présente des avantages et des inconvénients. Mais il faut se souvenir que l'évaluation du stock final est différente selon la méthode retenue.

Avec la généralisation de l'informatique, c'est la méthode du P.M.P. qui est de plus en plus utilisée.

Contrôle des sorties de cave et valorisation

L'approche sera différente dans un établissement informatisé et dans un établissement qui ne l'est pas encore. Ces derniers sont de plus en plus rares. Mais dans tous les cas, les objectifs suivants doivent être atteints :
s Obtenir une bonne maîtrise de tous les mouvements de marchandises.
s Permettre de chiffrer les sorties par secteur d'activité (restaurant, grill, cuisine, room-service, etc.).
s Faciliter le travail du responsable de la cave. Exemple : dans le cas d'un système informatisé, faire en sorte que les numéros de casiers correspondent au numéro de code du produit. Ce numéro figure sur le bon de commande, d'où un gain de temps non négligeable.

Pour les établissements qui travaillent encore avec des supports papier (bons), le système suivant peut être retenu :
s Établir les bons en trois exemplaires, l'original étant de couleur différente pour chaque service (voir encadré page suivante).

Chaque bon de sortie est enregistré sur la fiche de stock et diminue d'autant le stock existant. En règle générale, ce travail ne s'effectue pas au fur et à mesure des sorties, car très souvent, ces sorties sont groupées dans un laps de temps très court. Mais il est impératif de le faire journellement.

Rappel : que ce soit à la cave ou dans un service, lorsque des bouteilles sont cassées, il faut faire un bon de "dépréciation" et conserver les preuves (goulot avec le bouchon, avec la capsule) pendant quelque temps, pour répondre à un éventuel contrôle de la Direction.

Les bons doivent être numérotés, lors du contrôle il ne doit pas en manquer. S'il y a une erreur au moment de la rédaction, le bon doit être annulé, il ne doit jamais être détruit (comme pour les bons utilisés au restaurant).

Ne pas oublier de préciser l'unité ou le conditionnement : bouteilles, demi-bouteilles, packs, etc. Tous les bons d'un même service sont valorisés. En tenant compte des inventaires des caves du jour (il devrait y en avoir une par service), il est facile de déterminer le "coût matières consommées boissons" pour un service donné et de le comparer avec le chiffre d'affaires boissons. Il est important d'effectuer ce contrôle par service.
Il peut arriver qu'en dehors des heures de distribution de la cave, un service se trouve en rupture de stock pour l'un des produits, par exemple
10 cl de cognac pour la cuisine, des bières pour le grill, etc. Il peut demander le produit en question à un autre service ; dans ce cas, il faut faire un bon de transfert. Cela permet d'imputer la marchandise au service qui l'a réellement utilisée.
Ce système peut paraître assez lourd, cependant il donne d'excellents résultats dans les établissements qui l'appliquent. L'essentiel du travail est constitué par la valorisation, l'informatique réduit considérablement la charge de travail nécessaire pour obtenir ces résultats : calcul des P.M.P., possibilité de connaître à tout moment la valorisation des sorties pour les différents services, mais aussi la ventilation en % par famille de produits, l'état des stocks, etc.

Remarque : cette partie concernant les sorties et leur valorisation a volontairement été traitée de façon succincte, car elle diffère très peu, de ce qui se passe à l'économat. Il est donc souhaitable de

revoir les cours de gestion et de technologie.

N° fiche de stocks, idem N° de casier	Désignation des marchandises	Sorties jour	Cumul mois	Coût de revient unitaire	Coût de revient total	Prix de vente unitaire	Prix de vente total
Pré-imprimé 022425 022301 Etc.	Pré-imprimé Coca Cola 1/2 Vittel	-	-	-	-	-	-

Autre système proposé pour un établissement peu important (voir document ci-dessus). Toujours avec le système des bons de couleur différente pour chaque service mais, dans ce cas, les bons sont pré-imprimés ou photocopiés, seule la colonne "sorties du jour" est à compléter. Le cumul journalier permet d'obtenir directement les sorties pour une période donnée (semaine, décade, mois...). La valorisation peut s'effectuer journellement ou à la fin de la période, ce qui est moins contraignant dans le cas d'un petit établissement.
Dans tous les cas, ne pas oublier de valoriser et de prendre en compte les boissons consommées par le personnel, la direction et les "offerts".
Ces systèmes de contrôle sont parfois mal ressentis par le personnel qui y voit un manque de confiance de la part de son employeur. Certes, dans l'hôtellerie, il n'y a pas plus de gens malhonnêtes qu'ailleurs, mais il apparaît parfois des négligences (apéritifs ou digestifs mal dosés, bouteilles non facturées, etc.). Il faut que les employés soient conscients que si les négligences se répètent, elles peuvent à la longue compromettre l'équilibre financier de l'établissement. Elle n'est pas loin l'époque où des établissements de grand renom ont dû fermer leur porte pour avoir oublié quelques règles élémentaires de gestion.
Toutefois, il ne faudrait pas que la gestion prenne le pas sur l'accueil ou le confort du client ! Pour mener à bien une entreprise hôtelière, les deux types de priorités doivent obligatoirement cohabiter.

Les inventaires

 

Les fiches de stocks permettent de connaître les stocks théoriques ou stocks comptables. Or, l'expérience prouve qu'il y a parfois disparité entre ces stocks et le stock existant. C'est la raison pour laquelle un inventaire "physique" doit être effectué de façon régulière, notamment :
s À la fin d'un exercice comptable.
s À la fin d'une saison, pour les établissements saisonniers.
s Lors d'un changement de responsable au niveau des stocks.
s Régulièrement (semaine, mois...), mais aussi par surprise.
s L'idéal consiste à confier ce travail à une personne non concernée par les résultats, mais cela n'est pas toujours possible...

L'inventaire vise à compter les existants en cave. Il est généralement effectué par type de produits. Il faut ensuite confronter inventaire physique et inventaire théorique. Lorsque des différences sont constatées, il faut mener une enquête pour déceler les causes de ces écarts. Il faut alors agir avec tact, car il ne s'agit pas obligatoirement d'un vol ! Certaines différences peuvent provenir d'une simple erreur de transcription. Dans ce cas, il faut corriger en passant le mouvement inverse de celui qui est à l'origine de l'erreur. Il est souhaitable d'indiquer ces modifications en rouge (ou en observation pour un système informatisé) et en indiquant de façon succincte les raisons de la modification. Si la différence ne peut pas être expliquée, il faut l'enregistrer au compte 974 "différence d'inventaire" de manière à aligner le stock comptable sur l'existant.

Pour la cave du jour :

L'inventaire est fait journellement, voire après chaque service, afin de la compléter. Il faut impérativement comparer les manquants avec les ventes de la veille ou, éventuellement, du service. Il doit y avoir concordance. Sinon, il faut rechercher les causes de la différence en prenant les mêmes précautions que pour la cave centrale (voir ci-dessus).
Cette comparaison entre les manquants et les ventes doit être effectuée quels que soient la taille et le type d'établissement. De nos jours, l'informatique permet de connaître très rapidement les ventes (éventuellement par point de vente pour un établissement important).

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