Quels sont les différents contrats ?

C’est un contrat qui lie un groupe hôtelier avec un prestataire de service.

LES ÉLÉMENTS DU CONTRAT CADRE

Nom et adresse du groupe (acheteur) et du prestataire (fournisseur privilégié).

Objet du contrat
Le contrat doit définir les conditions d’accès du fournisseur au réseau d’achat du groupe et décrire les droits et obligations de chaque partie.

Définition
À qui s’applique l’appellation «acheteur», définir les hôtels rattachés au groupe (hôtels managés, hôtels franchisés, hôtels propriétaires).

Les obligations du fournisseur
La prestation sera exécutée selon les normes professionnelles et morales.

Les autorisations et permis
Le prestataire de services doit s’informer et se conformer à toutes les lois, règlements et pratiques applicables. Il doit obtenir toutes les approbations et permis nécessaires à l’exécution de la prestation dans les différentes régions concernées.

Contrôle et garantie de qualité
Le prestataire de services doit avoir un système de garantie de qualité en accord avec les normes internationales admises et appropriées au type de prestation.

Facturation
Inscrire les conditions de facturation (Ex. : paiement 30 jours fin de mois).

Les garanties
Le prestataire de services doit garantir qu’il a le plein droit , le pouvoir et l’autorité pour conclure le présent accord.

La confidentialité
Les informations révélées entre les parties seront traitées comme informations confidentielles. Lister les exceptions. Toutes les remarques et précisions aux termes de l’accord doivent être faites par écrit et adressées aux représentants des parties.

Amendements
Les amendements à cet accord seront écrits et seront signés par les parties.

Renouvellement et échéance
Validité de l’accord. Préavis en cas de rupture de l’accord.

La remise de fin d’année
Le prestataire de services accepte de payer une participation (Ex. : 3 %) basée sur le chiffre d’affaires effectué sur l’année. Le paiement de cette participation sera reversée au groupe (siège).

Commerce responsable
Respect de la convention de l’ONU sur les droits de l’homme et le travail des enfants. Le personnel doit être traité avec respect et dignité et selon la législation locale. L’environnement du travail doit être sûr et sain pour la santé et sécurité. Liste des matériaux interdits (Ex. : arsenic, cyanure, etc.). Employer des produits chimiques à basse toxicité et biodégradable.

Attribution de compétence
Désignation du tribunal de commerce en cas de différent entre les parties.

LE CONTRAT PARTICULIER

Les modalités d’exécution

Contrat qui lie le prestataire de service avec le site d’exécution.

Nom et adresse de l’hôtelier et du prestataire de service

Description du site
Nombre de chambres, suites, etc. Description des autres locaux.

Directives du client
Le prestataire de services s’engage à effectuer les travaux suivant les directives du client.

L’état des lieux contradictoire
Il est à effectuer avant le début des prestations.

Le respect du cahier des charges
Engagement du client à ne pas demander au personnel du prestataire d’exécuter des travaux autres que ceux prévus au cahier des charges (voir paragraphe cahier des charges).

Le plan de prévention et de sécurité
Avant le démarrage, les deux parties doivent procéder à la rédaction et à la signature d’un plan de Prévention et de Sécurité (voir paragraphe plan de prévention).

L’organisation du Prestataire

L’organisation
Le prestataire de services s’engage à mettre en place l’organisation demandée par l’hôtelier.

Exécution de la prestation
Le prestataire de service s’engage à réaliser les prestations en respectant le cahier des charges.

La tenue vestimentaire
Description de la tenue vestimentaire.

Le respect des normes de l’hôtel
Le prestataire de services s’engage à respecter les normes de l’hôtel et s’engage à suivre les obligations et les évolutions des référencements et normes de la chaîne à laquelle l’hôtelier est affilié.

Le suivi d’exploitation
Le prestataire de services s’engage à mettre en place des procédures de communication quotidienne, des réunions d’exploitation hebdomadaires, et des réunions mensuelles.

La périodicité des contrôles qualités
Fréquence des contrôles contradictoires. Les résultats seront utilisés pour optimiser les prestations définies dans le cahier des charges.

L’accès à la cafétéria
L’hôtelier se doit de donner l’accès à la cafétéria ou de mettre à disposition du prestataire un local pour prendre les repas.

Les Fournitures et Matériels

Respect des normes de sécurité du matériel.

Le prestataire de services doit s’engager à maintenir les matériels et accessoires en conformité des normes de sécurité en vigueur et en parfait état de présentation.

Agrément des produits de nettoyage par le client.

Le prestataire de services doit s’engager à utiliser des produits adaptés.

Liste des produits interdits.

Liste du matériel du prestataire de services.

  Aspirateurs, tenues vestimentaires, produit d’entretien…

  Description du matériel et des locaux mis à disposition du prestataire.

Chariot d’étage, bipeur pour la gouvernante, matériel informatique, etc.

Les Engagements de L’hôtelier

Détail sur l’activité de l’hôtel et le fonctionnement (Ex. : les consignes, le planning des chambres à faire, le planning du taux d’occupation prévisionnel, etc.).

Description des fournitures mis à disposition du prestataire de services.

Linge, produit d’accueil, etc.

Procédure en cas de non respect du contrat.

Courrier recommandé avec AR et délai (Ex. : 24 ou 48 h).

Le Personnel

L’encadrement du personnel
Seul le personnel d’encadrement du prestataire de service est habilité à donner des ordres à son personnel. Les équipes de nettoyage sont sous la responsabilité d’un supérieur hiérarchique 7 j/7.

Les obligations légales en matière du droit du travail et de la Sécurité sociale
Le prestataire doit déclarer sur l’honneur que le travail sera réalisé avec des salariés employés au regard des articles L143, L143.5 et L620-3 du code du travail.

Appartenance du personnel
L’hôtelier s’interdit d’engager ou de faire travailler le personnel du prestataire et réciproquement.

Affectation du personnel en cas de résiliation du contrat
En cas de résiliation du contrat et d’attribution à une autre entreprise de nettoyage les dispositions conventionnelles font obligation à l’entreprise prenante d’assurer la continuité des contrats de travail de l’intégralité du personnel en place (annexe 7).
Le prestataire de service doit s’engager à fournir à la direction de l’hôtel toute information prouvant la situation régulière des personnes intervenant sur l’hôtel (déclaration sur l’honneur).

Remplacement du personnel
Tout personnel absent doit être remplacé par une autre personne de même qualification. Indiquer le délai de remplacement (Ex. : 4 h à partir de l’heure de constatation).

Les Clauses Particulières

Responsabilités dommages
Le prestataire de services est responsable de tout dommage causé au tiers par son fait, sa négligence, son imprudence…

Non exécution des prestations
Décrire les modalités en cas de non exécution de la prestation consécutive à un cas de force majeure (grève du personnel, absence de transport en commun, etc.).

Disparition des objets
Décrire quand le prestataire de services n’est pas responsable de la disparition d’objet (Ex. : documents se trouvant dans une corbeille dont le contenu est visiblement destiné à être jeté).

Secret professionnel
Le prestataire de services et son personnel ont obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits et informations dont ils ont la connaissance au cours de l’exécution de leurs travaux.

Contestations
Nommer le tribunal de commerce à qui sera soumis toutes contestations.

Les Assurances et Responsabilités

Description de la responsabilité civile.

Les cas pour lesquels la responsabilité du prestataire de service ne peut être engagé.

Les délais pour signaler les dommages et malfaçons.

Tarif des Prestations

Prestation chambre.

Révision des prix, Facturation et Règlement

Révision des prix.
Facturation mensuelle.
Délai de paiement et moyen de paiement.
Contestation des factures.
Délai pour les contestations des factures.
Défaut de paiement des factures.
Montant du taux d’intérêt.
Résiliation du contrat suite à mise en demeure et versement d’indemnité.
Inscrire le montant de l’indemnité.
Les frais de recouvrement des créances sont à la charge de l’hôtelier.

Durée du contrat

Durée du contrat et renouvellement.

Mise en demeure.

Dans le cas où l’une des deux parties ne satisferait pas les obligations décrites, il devra lui être adressée une mise en demeure sous forme de lettre recommandée avec AR.

Procédure de liquidation.

Le contrat pourra être résilié de plein droit dans le cas d’une liquidation ou d’une mise en règlement judiciaire de l’une ou l’autre des deux parties.