Comment organiser et gérer
des réunions d'équipe ?
THÈMES ET FRÉQUENCES
La gouvernante est amenée
régulièrement à rassembler son personnel pour informer ou traiter d’un sujet
précis. Selon le thème à traiter, la réunion peut se présenter sous différentes
formes :
| Conférence : |
Lorsqu’il s’agit d’une transmission
pour des données ou informations. |
| Briefing : |
Le chef de service transmet des
informations et attends en retour des actions précises de la part de son
personnel |
| Analyse et résolution d’un
problème : |
Travailler en équipe pour réfléchir à
la résolution d’un problème (travail, service).
Confrontation entre les membres du personnel (lorsqu’il s’agit d’un
conflit) et entretiens individuels. |
| Réunion sur les attitudes et
relations au travail : |
Gérer les comportements et conflits au
travail.
Faire en sorte que les attitudes négatives soient traitées
rapidement en instaurant une communication.
La gouvernante aura ici un rôle de médiateur. |
La fréquence de ces réunions
varie selon les besoins. Il est essentiel qu’un briefing soit mis en place afin
d’assurer une communication parfaite et régulière avec son personnel.
La gouvernante peut donc, en
choisissant le type de réunion adéquat, traiter de sujets variés afférents à son
service :
| Rôle de la femme de chambre |
Hygiène et comportement |
| La qualité du service |
La relation client |
| Les objections |
Les réclamations |
| L’image de soi |
Mieux connaître et vendre l’hôtel |
| Les produits d’entretien |
L’auto contrôle |
| |
Le linge |
LA CONDUITE DES RÉUNIONS
Déroulement d’une réunion type proposé par le
directeur :
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EXPOSÉ |
DISCUSSION
ÉCHANGE |
DISCUSSION
PROGRESSION |
SYNTHÈSE
PARTIELLE |
CONCLUSION |
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Phase 1 |
Phase 2 |
Phase 3 |
Phase 4 |
Phase 5 |
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Rappel des objectifs
Proposition d'une
méthode de
travail
voir |
ouverture des opinions |
Canalisation
juger
|
Premières conclusions
agir |
Synthèse et accord |
Ouverture de la réunion
- Rassurer : Mettre à l’aise les
participants.
- Motiver : Présenter le sujet de la
réunion en impliquant les participants.
- Fédérer : Obtenir le consensus sur
l’objectif à atteindre.
- Organiser : Déterminer les méthodes qui
permettront d’atteindre les objectifs fixés dans un temps donné.
- Mémoriser : Choisir un rapporteur chargé
de rédiger le compte rendu de la réunion.
Conduire les échanges
- Laisser chaque participant s’exprimer.
- Faciliter les échanges en donnant la
parole.
Conclure la réunion
- Faire la synthèse pour permettre au
groupe de prendre conscience du travail accompli et des questions
laissés en suspend.
- Analyser pour déceler la satisfaction ou
l’insatisfaction des participants.
Les fonctions de l’animateur
Produire : collecter les faits, les
expériences, les témoignages, produire des résultats, des décisions, des
solutions.
Faciliter : se doter de moyens et méthodes de
travail appropriés.
Réguler : gérer les personnes, les rassurer,
gérer les blocages du groupe.
S’exprimer en public : Quelques conseils
Vos mains : les laisser en vue. Elles doivent
accompagner les mouvements de votre corps pour plus de prestance, si besoin,
prenez un stylo.
Votre corps : adopter une posture volontariste.
Contrôler les mouvements de nervosités (Ex. : se lisser les cheveux, se tenir
d’un pied sur l’autre…)
Votre regard : regarder le public afin de ne
pas le lasser et de surveiller ses réactions.
Votre sourire : il prouve que vous êtes détendu
et permet d’établir une complicité avec votre auditoire.
Votre voix : éviter la monotonie, accentuer
certains mots.
Votre rythme : adopter un rythme lent, puis
accélérer progressivement jusqu’à trouver le rythme qui vous convienne. Faire une pause (5 secondes) entre chaque
partie.
Faire des phrases courtes afin de soutenir l’attention.
Votre discours : s’adapter à votre public en
employant les termes appropriés. Illustrer la théorie par des exemples, des
méthodes vécues. Éviter, JE dis cela, JE fais ceci, opter pour
le nous lors d’une réunion ou l’objectif est de convaincre une équipe.
Votre comportement : éviter de toiser les
personnes, laisser transparaître émotions et passion.
