Comment gérer le personnel (effectif, budget...)

OBJECTIF

Prévoir avec précision l’effectif journalier en fonction de l’occupation.

Comparer chaque jour les ratios de productivité et les dépenses réalisées avec le budget prévisionnel.

Adapter si nécessaire le planning de travail en fonction de l’occupation :

- en cas de variation de l’activité (à la hausse ou à la baisse) ;

- en cas d’écart important avec les objectifs.

PRINCIPE DE BASE

Un employé ne coûte et ne produit que lorsqu’il travaille : le salaire est donc réparti sur les journées effectivement travaillées.

L’analyse s’effectue sur une moyenne et non sur des chiffres au centime près.

L’activité réelle ne correspond pas forcément au budget. Le système doit rester souple et les prévisions peuvent être modifiées en fonction de l’activité.

ÉTAPES

Données de base :

- la comptabilité doit fournir les salaires, primes et charges ;

- les objectifs annuels sont repris dans un budget prévisionnel ;

- le coût moyen par employé est calculé en début d’année et remis à jour suivant les augmentations.

Prévisions :

- chaque début de semaine, les prévisions sont calculées et inscrites sur le tableau ;

- l’effectif journalier suivant l’activité prévue et les ratios frais de personnel en fonction du chiffre d’affaires.

Suivi + actions :

- comparer chaque jour le réel, et le prévisionnel (effectif et ratio) ;

- rectifier, si nécessaire le prévisionnel pour le reste de la semaine ;

- comparer chaque mois le réalisé avec le prévisionnel et analyser les écarts ;

- prendre des actions nécessaires pour maintenir les coûts.

Au fil des semaines et des mois ce suivi permettra au chef de service de se fixer une «ligne de conduite» des normes quant à l’effectif réellement nécessaire pour réaliser une certaine quantité de travail, ainsi que des ratios «idéaux» en fonction de l’activité.

BUDGET ANNUEL 2000

Salaire annuel (base + charges) Données de base fournies par la comptabilité		=
Exemple :
Salaire de base		=
Primes		=
Congés payés		=
13e mois		=
		___________
	Sous total	=
	Charges patronales 46 %	=
	Transport	=
	Repas	=
		=
	TOTAL	=

EXEMPLES

Gouvernante Générale :

Année 2000 :
Mensuel

1/ Salaire de base	=	2286,74 E
2/ Prime	=	68,60 E
3/ Congés payés (10 % du salaire)	=	228,67 E
4/ Provision 13e mois	=	190,56 E
5/ Charges patronales	=	1 276,30 E
6/ Transport	=	22,87 E
		________________
TOTAL		4 073,74 E

Salaire annuel + charges :
4 073,74 x 12 mois = 4 884,88 E

Salaire journalier + charges :
4 884,88 E / 223 jours = 219,21 E

Femme de chambre :

Année 2000 :
Mensuel

1/ Salaire de base	=	1 219,59 E
2/ Prime	=	30,49 E
3/ Congés payés (10 % du salaire)	=	121,95 E
4/ Provision 13e mois	=	101,63 E
5/ Charges patronales 46 % (1+2+3+4=x5)	=	677,94 E
6/ Transport	=	22,87 E
		________________
TOTAL		2 174,45 E

Salaire annuel + charges :
2 174.45 x 12 mois = 26 093.40 E

Salaire journalier + charges :
26 093.40 E / 223 jours = 117.01 E

COÛT GLOBAL PAR EMPLOYÉ

= Coût par employé par journée travaillée

Base :

Un employé ne coûte que lorsqu’il travaille

Ce coût doit donc comprendre :

- Salaire de base

- Primes

- Congés payés

- 13e mois

- Charges patronales

- Transport

- Repas

Total des dépenses salariales
^{____________________________________________}   =
Nombre de journées travaillées (223 journées)

Ce coût doit être le coût réel au moment où l’information est donnée.

Une mise à jour doit être faite lors des augmentations

NOMBRE DE JOURNÉES TRAVAILLÉES

(= x employés x 223 jours)

Exemple :

Nombre de jours annuels	=	365
Nombre de jours de congés payés	=	- 37
Nombre de jours fériés	=	- 11
Nombre de jours de repos	=	- 94
Nombre de jours travaillés	=	223

Activité budgétée :
Nombre de chambres à vendre suivant le budget

Chiffre d’affaire budgété annuel :
Données indispensables

1er ration de productivité budgété :

Nombre de chambres
^{___________________________}= Ratio de productivité
Nombre de journées travaillées

2e ratio sur frais de personnel :

Total salaires du service
^{____________________} = ---------- %
Chiffre d’affaires