Le reporting mensuel

Le reporting mensuel

Le reporting est une procédure mensuelle de contrôle qui permet d'apprécier le fonctionnement des activités et des services en fournissant aux responsables du siège et des unités :

- une estimation des résultats financiers mensuels ;

- une batterie d'indicateurs sur l'activité et les coûts.

Les hôteliers et restaurateurs indépendants ont également intérêt à mettre en place une procédure de reporting, éventuellement avec leur expert-comptable.

Les responsables opérationnels (gérants, directeurs, contrôleurs…) :

- participent à l'élaboration du reporting en collectant et en transmettant au siège (ou à la direction régionale) en fin de mois les données nécessaires ;

- disposent des tableaux de reporting dans les premiers jours du mois suivant (généralement avant le 5).

Budgets mensuels		Résultats financiers mensuels (compte de résultat mensuel) + Indicateurs d'activité et de coûts (TO, prix moyen, ratios…)	Reporting mensuel
		+
PRÉVU	RÉALISÉ	ÉCARTS

		- Analyse - Actions correctives - Ajustement du budget

LA PRÉSENTATION DES TABLEAUX DE REPORTING

Mois m

Réel mois

Prévu mois

Ecart mois

Mois n-1

Cumul réel

Cumul budget

Ecart cumulé

Cumul n-1

CA
Tx occup.
Prix moyen….
RBE

cf. § B

Budget

Réel - prévu

Résultats du mois m de l'année n-1

Résultats cumulés du 1^er janvier au mois m

Prévisions cumulées du 1^er janvier au mois m

Cumul réel

Cumul prévu

Résultats cumulés de l'année n-1 du 1^er janvier au mois m

Exemple

Hôtel restaurant 2* de la chaîne Les Relais : reporting des résultats du mois de juillet

	Réel		Prévu		Ecart	Exercice	Cumul	Cumul	Ecart	Cumul
	mois		mois		mois	n-1	réel	budget	cumulé	n-1
Hébergement	37 297	47,7%	38 874	44,3%	-1 577	40 699	251 663	260 122	-8 459	252 627
Nourriture	45 794	58,6%	53 278	60,7%	-7 484	52 240	309 719	330 907	-21 188	315 436
Boissons	4 694	6,0%	6 087	6,9%	-1 393	5 788	31 554	36 498	-4 944	34 708
Téléphone	570	0,7%	1 322	1,5%	-752	1 221	8 695	10 900	-2 205	10 320
Autres recettes	129	0,2%	229	0,3%	-100	268	2 280	3 110	-830	2 933
CA TTC	88 484	113,2%	99 790	113,7%	-11 306	100 216	603 911	641 537	-37 626	616 024
TVA sur ventes	10 333	13,2%	12 009	13,7%	-1 676	11 875	70 846	76 067	-5 221	72 723
CA HT	78 151	100,0%	87 781	100,0%	-9 630	88 341	533 065	565 470	-32 405	543 301
Denrées et boissons	13 729	27,2%	16 325	27,5%	-2 596	16 293	95 413	100 977	-5 564	96 385
MARGE BRUTE	64 422	82,4%	71 456	81,4%	-7 034	72 048	437 652	464 493	-26 841	446 916
Salaires	15 649	20,0%	13 591	15,5%	2 058	2 086	96 232	94 579	251	95 328
Charges sociales	5 592	7,2%	4 791	5,5%	801	795	33 350	33 395	-7	35 054
Total personnel	21 241	27,2%	18 382	20,9%	2 859	2 881	129 582	127 974	244	130 382
Impôts et taxes	2 019	2,6%	2 019	2,3%	0	1 941	14 131	14 131	0	13 562
Blanchissage	1 039	1,3%	946	1,1%	93	875	5 447	6 271	-824	5 886
Entretien immeuble	1 179	1,5%	1 323	1,5%	-144	1 333	8 056	8 522	-466	5 160
Entretien matériel	651	0,8%	823	0,9%	-172	372	7 001	5 763	1 238	5 956
Énergie	1 621	2,1%	1 433	1,6%	188	1 617	22 268	22 033	235	21 978
Locations, honoraires, redevances	2 916	3,7%	2 810	3,2%	106	2 808	20 217	19 667	550	20 684
Frais de déplacements	212	0,3%	152	0,2%	60	204	822	1 067	-245	1 270
Fournitures d'exploitation	2 878	3,7%	1 905	2,2%	973	1 774	18 058	12 272	5 786	11 890
Publicité, promotion	339	0,4%	800	0,9%	-461	894	4 310	5 603	-1 293	5 386
Affranchissements	73	0,1%	212	0,2%	-139	215	1 462	1 363	99	1 190
Téléphone	485	0,6%	991	1,1%	-506	916	6 726	8 175	-1 449	9 593
Frais divers	381	0,5%	264	0,3%	117	391	1 442	1 704	-262	2 366
Primes d'assurances	402	0,5%	402	0,5%	0	374	2 817	2 817	0	2 697
Commissions cartes	811	1,0%	441	0,5%	370	474	3 079	2 840	239	2 866
Total frais généraux	15 006	19,2%	14 521	16,5%	485	14 188	115 836	112 228	3 608	110 484
R.B.E.	28 175	36,1%	38 553	43,9%	-10 378	54 979	192 234	224 291	-30 693	206 050

Le calcul de résultat mensuel

Le résultat mensuel est un résultat estimé car certaines charges ne sont pas connues pour leur montant réel chaque mois. Il est cependant suffisamment précis pour rendre compte de la situation de l'entreprise.

Données réelles du mois

- Chiffre d'affaires

- Coût matières

- Charges de personnel

- Certains frais généraux (s'ils représentent un % important du CA ou si les risques d'écart sont élevés)

Critères

- Faciles à obtenir : CA, personnel

- Indispensables au contrôle : consommations de matières

Données estimées

= Budget

- La plupart des frais généraux

- Les coûts d'occupation

Pourquoi les estimer ?

- Difficulté de connaître la valeur réelle mensuelle

- Estimation généralement peu différente de la réalité

L'estimation de certains frais généraux et des coûts d'occupation se fait en reprenant les données du budget.

Le critère général de décision appliqué ici est l'analyse coût / avantages

- le calcul du coût réel mensuel de chaque ligne de frais généraux a un coût élevé ;

- le supplément de précision obtenu n'apporte aucun avantage en terme d'analyse et de contrôle.

Exemple
Restaurant : extrait du reporting du mois de septembre

	Réalisé	Budget	Données de la colonne " Réalisé"
Chiffre d'affaires	83 000	90 000	Montant réel
Matières consommées	26 560	28 350	Charge réelle : Achats + Stock initial – Stock final
MARGE BRUTE	56 440	61 650
Charges de personnel	32 370	33 200	Charge réelle
MARGE SUR PRIME COST	24 070	28 450
Énergie	2 500	2 700	Charge réelle
Autres frais généraux (estimés)
Variables (4%)	3 320	3 600	Budget en %
Fixes	10 000	10 000	Budget en valeur
RÉSULTAT BRUT D'EXPLOITATION	8 250	12 150
Coûts d'occupation	9 000	9 000	Budget en valeur
RÉSULTAT COURANT AVANT IMPÔT	-750	3 150

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