L'utilisation de logiciels de gestion de la restauration

L'utilisation de logiciels de gestion de la restauration

De nombreux logiciels ont été conçus spécialement pour intégrer toutes les fonctions de gestion dont un restaurant a besoin. L'Hôtellerie Restauration fait régulièrement le point sur cette offre de logiciels. L'objectif est de vous présenter le schéma général de fonctionnement commun à tous ses logiciels et notamment la manière dont ils intègrent les trois fonctions facturation, fiches techniques, fiches de stocks.

Schéma de fonctionnement d'un logiciel de gestion de la restauration

4_2_3_Schema.gif (7926 octets)

Le fichier "Ventes"
Ce fichier est constitué à partir des informations recueillies lors de la facturation. Il contient les données relatives à la nature et à la quantité de plats vendus. Ces informations seront utilisées pour la procédure contrôle nourriture et pour l'analyse des ventes.

Le fichier "Fiches techniques"
Ce fichier est constitué des fiches techniques de l'ensemble des prestations servies par le restaurant. Grâce à la connexion entre le fichier "fiches techniques" et le fichier "fiches de stocks", la mise à jour du prix des denrées s'effectue de façon automatique après chaque entrée de matière. Le restaurateur a la possibilité par la consultation des fiches techniques de contrôler l'effet des variations du prix sur le ratio matières de chaque plat.

Le fichier "Fiches de stocks"
Pour chaque matière en stock est ouverte une fiche sur laquelle sont saisies les entrées en quantité et en valeur à partir des bons de livraison ou des factures. La mise à jour des sorties de stock s'effectue en 2 temps :

- lors de la clôture de chaque service, la nature et la quantité des plats vendus sont mémorisées par l'intermédiaire de la procédure de facturation. Une mise à jour automatique des stocks a lieu par appel simultané aux informations du fichier "ventes" et du fichier "fiches techniques". Les sorties de stocks effectuées de façon automatique par l'ordinateur correspondent par conséquent aux consommations prévues nécessaires pour la réalisation des ventes. À ce stade, la consultation du logiciel fournit les consommations de matières "théoriques" ainsi que les quantités qui doivent figurer en stock si les consommations réelles correspondent exactement aux prévisions. Cette information est généralement suffisante pour le contrôle des quantités en stock en vue des réapprovisionnements ;

- lors de chaque inventaire, dont la périodicité varie selon les établissements, les données recueillies - les quantités réellement disponibles en stock - sont utilisées pour la mise à jour des fiches de stock. Cette opération effectuée, le logiciel fournit les consommations réelles de la période ainsi qu'un état des écarts par matière entre les consommations prévues et les consommations réelles. L'examen de cet état permet au responsable un repérage aisé des matières sur lesquelles des écarts significatifs sont apparus.

Avantages des logiciels de gestion de la restauration

- Ils regroupent en un seul logiciel les fonctions principales de la gestion administrative d'un restaurant, facturation et gestion des stocks ;

- les informations recueillies sont utilisées pour les besoins de l'analyse des ventes et du contrôle nourriture sans accroissement de la charge de travail administratif puisque la mise à jour des stocks s'effectue de façon automatique en dehors de la saisie des inventaires physiques. Les informations fournies et en particulier l'état des écarts sur matières sont d'une grande utilité pour le contrôle nourriture.

Exemple

Afin d'alléger les tâches administratives liées à la gestion des stocks et d'utiliser les résultats des traitements informatiques pour un contrôle plus précis de la production, les responsables d'un restaurant envisagent l'acquisition d'un logiciel de gestion de la restauration. Ce logiciel permet la tenue de fiches techniques, la tenue de fiches de stocks et la comparaison entre prévisions et consommations pour chaque denrée utilisée.

Au cours de la journée de formation, le logiciel est testé sur une journée de production pour deux plats, le saumon à l'aneth et le rouget provençale :

PLAT : Saumon à l'aneth					PLAT : Rouget provençale
CATÉGORIE : plat principal					CATÉGORIE : plat principal
Ingrédients	Unité	Quantité	Prix	Coût	Ingrédients	Unité	Quantité	Prix	Coût
			unité	total				unité	total
Aneth	BQ	1,000	0,61	0,61	Ail	KG	0,020	2,72	0,05
Beurre doux	KG	0,100	4,80	0,48	Anis vert	BQ	0,250	4,50	1,13
Brocolis	KG	1,000	1,15	1,15	Rouget	KG	2,000	17,30	34,60
Carottes	KG	0,500	0,62	0,31	Carottes	KG	0,200	0,62	0,12
Céleri	KG	0,530	1,22	0,65	Céleri	KG	0,100	1,22	0,12
Citron	KG	0,100	1,16	0,12	Safran	GR	1,000	1,75	1,75
Courgettes	KG	1,680	1,26	2,12	Courgettes	KG	2,000	1,26	2,52
Crème UHT	LI	0,100	3,12	0,31	Curry	BT	0,005	4,40	0,02
Cresson	BQ	1,000	0,92	0,92	Huile d'olives	LI	0,020	7,08	0,14
Oeuf à la pièce	UN	1,000	0,15	0,15	Oignons	KG	0,200	0,34	0,07
Piment	KG	0,020	11,97	0,24	Poireaux	KG	0,300	1,20	0,36
Poireaux	KG	0,450	1,20	0,54	Pois gourmands	KG	0,500	5,15	2,58
Poivrons	KG	0,500	1,75	0,88	Tomates	KG	0,500	1,29	0,65
Saumon d'Écosse	KG	0,675	6,49	4,38	Divers		3%	44,11	1,32
Divers		3%	12,86	0,39

			Total	13,25				Total	45,43
Nombre de portions				5	Nombre de portions				8
Coût matières d'une portion				2,65	Coût matières d'une portion				5,68
Prix de vente hors taxes				9,36	Prix de vente hors taxes				12,46
Prix de vente TTC				11,20	Prix de vente TTC				14,90
Ratio matières				28,30%	Ratio matières				45,59%
Coefficient multiplicateur				3,53	Coefficient multiplicateur				2,19
Marge brute unitaire				6,71	Marge brute unitaire				6,78

Au cours de la journée test, il a été vendu 25 "saumons à l'aneth" et 41 "rougets provençale".

On dispose d'un extrait du fichier des articles en stock. Prenons l'exemple des carottes :

- stock début : 2,85 kg ;

- entrées : 5,00 kg ;

- sorties prévues : 25 (saumons) x 1/5 (fiche pour 5) x 0,50 kg + 41 (rougets) x 1/8 (fiche pour 8) x 0,20 = 3,53 kg ;

- stock prévu : 2,85 + 5,00 – 3,53 = 4,32 kg ;

- stock réel : 3,978 kg. Il s'agit du stock constaté lors de l'inventaire physique. Pour les besoins de l'exemple, on suppose qu'il est effectué en fin de journée. En réalité, on fait un inventaire tous les 7, 10 ou 15 jours pour mettre à jour les fiches de stock et calculer les écarts ;

- écart : 3,978 – 4,32 = - 0,342 kg = Surconsommation par rapport aux fiches techniques.

	Prix	Stock début	Entrées	Sorties prévues	Stock prévu	Stock réel	Écart quantité	Écart valorisé
Ail	2,72	0,748	0,000	0,100	0,648	0,720	0,072	0,20
Aneth	0,61	2,000	12,000	5,000	9,000	8,500	-0,500	-0,31
Anis vert	4,50	2,000	0,000	1,280	0,720	1,000	0,280	1,26
Beurre doux	4,80	1,119	1,000	0,500	1,619	1,340	-0,279	-1,34
Brocolis	1,15	1,190	6,000	5,000	2,190	1,560	-0,630	-0,72
Carottes	0,62	2,850	5,000	3,530	4,320	3,978	-0,342	-0,21
Céleri	1,22	1,100	5,000	3,160	2,940	2,530	-0,410	-0,50
Citron	1,16	2,560	0,000	0,500	2,060	1,240	-0,820	-0,95
Courgettes	1,26	4,200	20,000	18,650	5,550	5,670	0,120	0,15
Crème UHT	3,12	2,100	0,000	0,500	1,600	1,450	-0,150	-0,47
Cresson	0,92	1,000	6,000	5,000	2,000	1,800	-0,200	-0,18
Curry	4,40	2,200	0,000	0,030	2,170	1,800	-0,370	-1,63
Huile d'olives	7,08	5,300	0,000	0,100	5,200	5,100	-0,100	-0,71
Oeufs à la pièce	0,15	11,000	36,000	5,000	42,000	38,000	-4,000	-0,60
Oignons	0,34	5,670	0,000	1,030	4,640	4,800	0,160	0,05
Piment	11,97	0,780	0,000	0,100	0,680	0,750	0,070	0,84
Poireaux	1,20	1,100	5,000	3,790	2,310	2,000	-0,310	-0,37
Pois gourmands	5,15	0,780	2,500	2,560	0,720	0,600	-0,120	-0,62
Poivrons	1,75	0,850	2,000	2,500	0,350	0,420	0,070	0,12
Rouget	17,30	3,340	8,320	10,250	1,410	0,900	-0,510	-8,82
Safran	1,75	12,000	0,000	5,130	6,870	6,900	0,030	0,05
Saumon d'Écosse	6,49	6,678	5,125	3,380	8,423	8,500	0,077	0,50
Tomates	1,29	4,500	0,000	2,560	1,940	2,100	0,160	0,21
						Écart valorisé		-14,05
						Consommations prévues		299,13
						Écart/conso. Prévues (%)		-4,70%

Commentaire des résultats de la journée

L'écart entre les consommations prévues et les consommations réelles est de 14,05 E pour la journée, ce qui représente 14,05 / (25 x 2,65 + 41 x 5,68) = 4,70 % des consommations totales prévues. Cet écart est relativement important puisqu'il conduit un ratio matières supérieur de presque 5 % aux prévisions.

La lecture du tableau permet d'identifier les ingrédients en cause. Si l'on considère, par exemple, que tout écart supérieur à 1 E est significatif, les consommations des denrées suivantes doivent être surveillées : beurre doux (- 1,34 E), curry (- 1,63 E) et surtout rouget (- 8,82 E) pour lequel la consommation a été supérieure de 0,51 kg aux prévisions de 10,25 kg, soit 4,98 %.

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